Кейсы
dhprime
17.04.2024
ADPASS рекомендует материал к прочтению
Diagrun Digital
Как увеличить выручку компании в 2 раза, а её владельцу выйти из операционки
Рассказываем, как увеличить выручку юридической компании и освободить её владельцу от 19 часов в неделю.
В марте 2023 года к нам обратилась владелец юридической компании и аттестованный налоговый консультант. Её компания специализируется на налогах: консультирует бизнес, защищает его интересы в суде и помогает законно уменьшить налоговые начисления.
Целью владельца было снизить свою загруженность по проектам, чтобы освободить время на развитие и продвижение компании. Исходя из этого, мы выделили ключевую задачу — снизить загруженность текущими проектами и найти точки роста для бизнеса.
Также у владельца был опыт продвижения в 2ГИС, но поступающие оттуда заявки были нецелевыми. Поэтому мы выделили дополнительную задачу — найти подходящий способ продвижения и увеличить ежемесячную выручку компании в два раза.
Для достижения поставленной цели мы занялись управленческим консалтингом руководителя — помощью в настройке бизнес-процессов и упорядочивании работы.
Распутываем клубок бизнес-процессов
Мы начали работу с вводной встречи и разобрались в бизнес-процессах компании: кто отвечает за администрирование, финансы, персонал, привлечение обращений, продажи, основное производство и расширение. Также уточнили, как ведутся проекты, на каких этапах возникают трудности и к каким результатам это приводит.
За два часа переговоров мы собрали максимум информации и выявили проблемы, которые предстояло решить:
-
Нет способов оценки результативности работы сотрудников, только если это не однозначный выигрыш дела.
-
Процесс адаптации новых сотрудников на рабочем месте доходит до года.
-
Нет чёткой системы общения с клиентами, поэтому часто владелец выступает коммуникатором между менеджерами и клиентами, даже если сам участия в этих проектах не принимает.
-
Владелец самостоятельно ведёт много проектов, а её помощники наоборот — мало. Так бывает, когда человек не делегирует обязанности, потому что привык всё делать сам. Из-за этого вместо управленческих задач владелец перегружена «работой в поле», а сотрудники сидят без дела.
Всё решается словами
Для дальнейшей работы по консалтингу мы заложили до 20 часов консультаций в месяц. Из них:
-
10 часов еженедельные стратегические сессии. В это время мы общаемся с владельцем, предлагаем улучшения по работе компании и обсуждаем результаты проделанной работы.
-
10 часов аналитическая работа. Помогаем понять сильные стороны компании с помощью анализа её конкурентов и выстроить тактику по получению новых клиентов.
Этот вариант устроил владельца, и мы приступили к работе.
Порядок в процессах — порядок в результатах
Первым делом мы вместе с командой юридической фирмы завели реестр проектов:
-
«Абонентские» — когда клиент платит фиксированную сумму каждый месяц.
-
«Разовые» — когда выполнена цель, например, выигрыш судебного дела или свершение исполнительного производства.
Выяснили, что владелец совместно с сотрудниками ведёт 19 абонентских проектов, то есть она тратит минимум один час в неделю по каждому делу. А так как у неё большие требования к качеству своих услуг — на деле получается ещё больше времени.
Исходя из этого, мы:
Систематизировали сбор и хранение информации с помощью Яндекс Диска. Для этого сотрудники юридической компании собрали всю информацию по проектам из почты и мессенджеров, распределили их по группам и загрузили на диск. Теперь вся нужная информация хранится в одном месте, а клиенты и сотрудники в любой момент могут посмотреть её. И если один работник ушёл в отпуск, другой сможет легко заменить его, потому что имеет доступ к рабочей документации.
Предложили создать клиентские чаты для коммуникации. Сделали это так: владелец создала чаты с клиентами, объяснила участникам, для чего это нужно, и представила в каждом чате аккаунта — человека, который отвечает на сообщения и звонки клиента. В итоге, владелец перестала быть коммуникатором, и у неё появилось больше времени для стратегической работы.
Приветственное сообщение в чате было таким.
Мы приняли решение качественно улучшить работу с нашими клиентами. Поэтому все рабочие вопросы по проекту решаем здесь, сюда же дублируем документы для согласования.
Владелец компании
Ввели практику публиковать резюме встреч и разговоров с клиентами и загружать их в чат проекта. Как итог: владелец в любой момент может посмотреть, на какой стадии находится проект, какие договорённости есть, нужно ли его контролировать и подключаться к нему.
Шаблонизировали задачи с помощью чеклистов и описания типовых задач. Когда сотрудники юридической компании начали использовать чеклисты, им стало проще работать над сложными проектами, а владельцу — проверять результаты. Шаблоны помогли сотрудникам сэкономить время на постановку однотипных задач.
Уже через два месяца после начала сотрудничества появилось 24 чеклиста, по которым выполняется большинство процессуальных действий, и 35 шаблонов задач, которые наиболее часто используют сотрудники.
Простая математика
Чтобы увеличить выручку компании, мы предложили следующие решения:
-
Пересчитать пакеты и стоимость часа, повысить цены.
-
Часть услуг по разовым судебным делам мы предложили включить в «максимальный пакет» обслуживания. Это привело к тому, что большие компании вместо одной услуги смогли покупать сразу несколько, а, значит, стали платить больше и регулярнее.
-
При продаже услуг мы посоветовали сразу сообщать клиентам, что с их проектом будет работать человек из команды владельца компании. Так она перестала набирать себе много проектов и освободила своё время.
В результате: вырос средний чек, компания стала зарабатывать больше, а владелец стал ещё чаще премировать сотрудников.
Владелец «выходит из операционки»
Затем, чтобы снизить загруженность владельца, нужно было определить объём её работы и делегировать часть обязанностей другим сотрудникам. Для этого мы составили реестр проектов, а владелец его заполнила. Состоял реестр из трёх частей:
-
«Важные» — это крупные или сложные проекты, которые она будет вести сама.
-
«Можно передать» — этими делами занимается владелец, но она готова делегировать их менеджерам. Для них мы разработали первичную систему контроля работы с помощью чеклистов и регламентов.
-
«Передано» — эти проекты уже полностью ведутся менеджерами.
В результате: мы легко передали ведение проектов другим сотрудникам. При этом не перегружали их, поскольку заранее проанализировали время, которое они тратят на работу. А также не уронили качество сервиса, потому что уже были готовы чеклисты и шаблоны для работы по проектам. А владелец смогла освободить 19 часов в неделю.
Путь к сердцу сотрудника лежит через…
Следующим шагом стала подготовка владельца к мотивационно-вдохновляющей планёрке с сотрудниками. На это было две причины:
-
Серьёзные изменения в компании, даже если они полезны для сотрудников, сначала могут вызвать негативную реакцию. Чтобы этого не случилось, нужно было «продать» персоналу идею о том, что нововведения в будущем дадут им профит в виде роста скиллов и зарплаты.
-
Нужно было закрепить, как именно теперь будет строиться работа: что писать в клиентских чатах, как ставить задачи, где хранится информация по проектам, ответить на встречные вопросы. Тогда сотрудники быстрее и успешнее начнут работать по новым регламентам.
На этой планёрке владелец рассказала:
-
О передаче проектов.
-
О работе в новых программах по управлению проектами.
-
О регламентах ведения клиента: шаблонах задач, чеклистах и чатах.
-
О денежной мотивации за идеи по улучшению работы компании.
Полюби конкурента своего, как самого себя
Чтобы понимать, как обстоят дела на рынке юридических услуг с налоговым направлением в Иркутске, мы составили таблицу конкурентов юридической компании.
-
Подробно расписали, какой портфель услуг есть у конкурентов. Например, представительство в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, банкротство юридических лиц и так далее.
-
Описали их преимущества. Проанализировали, чем эта юридическая компания отличается от других, чтобы использовать эту информацию как аргумент на переговорах с клиентами.
-
Привели контакты, адреса, сайты и цены за услуги.
-
Прикрепили фото наружной рекламы.
В результате, мы узнали:
-
В какие каналы коммуникации инвестируют конкуренты.
-
Что некоторые из тех, кого мы считали конкурентами, ими не были: они или вообще не рекламировались, или писали в рекламе о том, чем на самом деле не занимались.
-
Какие в итоге у компании конкуренты и какой примерный объем их инвестиций в рекламу.
Теория шести рукопожатий
Когда стала понятна загруженность сотрудников, и проекты стали переходить к ним от владельца, нужно было привлечь новых клиентов.
Проанализировав прошлый опыт владельца в продвижении, мы решили привлекать новых клиентов по рекомендации. Для этого подготовили одно шаблонное сообщение, которое содержало в себе:
-
Благодарность текущим клиентам за то, что они доверились компании и работают с ней.
-
Пожелание обратной связи: всем ли довольны клиенты, и нужно ли что-то улучшить в работе.
-
Просьба порекомендовать компанию кому-то из друзей, знакомых и партнёров клиентов.
Выглядело оно так:
Мы сейчас активно расширяем штат и наше портфолио, поэтому могли бы вы рекомендовать нашу компанию кому-то из ваших друзей или коллег? Кому-то из ваших контактов могут требоваться наши услуги?
Владелец компании
Это письмо от владельца мы отправили в мессенджеры всем активным клиентам, в том числе тем, кого мы передали в «абонентское обслуживание» сотрудникам.
Обратная связь показала, что услугами юридической компании довольны 97% клиентов. И самое главное — они посоветовали её другим собственникам, и компания получила новые обращения абсолютно бесплатно.
Как себя продавать
Чтобы увеличить количество продаж, мы помогли владельцу разработать стандарты переговоров и шаблон для подготовки к публичным выступлениям. Рассказываем, как это происходило на примере переговоров с крупным холдингом, который обратился в юридическую компанию по рекомендации:
До встречи мы:
-
Из собственной практики составили вопросы для первого созвона и адаптировали их под юридическую тематику.
-
Посоветовали владельцу получить общее представление о юридической практике в сфере клиента и перед встречей заполнить карточку переговоров от Джима Кемпа. Она помогает определить цель разговора и необходимые для него ресурсы, а также составить план встречи.
-
Несколько раз отрепетировали с владельцем её выступление.
А во время встречи по нашим советам владелец:
-
Выяснила, кто будет принимать решение о работе с компанией и кто будет влиять на принятие этого решения. А также, какие у них цели.
-
Узнала, какие потребности и цели у всего холдинга в целом. То есть почему он не нанимает команду юристов в штат, а ищет подрядчика.
-
Не называла цену за предоставляемые услуги, потому что ещё нет чёткого перечня задач.
-
Предложила одну разовую услугу, чтобы показать свой профессионализм.
В итоге встреча с холдингом прошла успешно: он стал клиентом. Кроме него у компании появилось ещё 38 новых проектов по рекомендациям.
Дело закрыто: результаты работы
-
Изначально мы решили, что увеличим выручку в два раза. Но за пять месяцев работы мы перевыполнили план на 40%: выручка выросла в 2,7 раза.
-
Освободили владельцу больше 19 часов в неделю. Она начала больше выступать на публике и заключать новые договоры, а её сотрудники — брать больше проектов и увеличивать доход компании.
-
Поставили на рельсы продажи услуг компании и помогли получить новых клиентов.
-
Сделали работу сотрудников проще, быстрее и эффективнее.
Каждый предприниматель в какой то момент осознает, что утонул в «операционке», и это становится серьезной помехой для роста компании. Через консалтинг мы помогаем справиться с этой проблемой. Вы начинаете эффективнее управлять бизнесом, оптимизируете бизнес-процессы и делегируете обязанности сотрудникам. У вас появляется время на стратегическое планирование и возможность увеличить выручку.
Готовы выйти из «операционки» и заработать в два раза больше? Записывайтесь на бесплатную консультацию — мы поможем это сделать.
Неделя рекламы 
Новости 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
