• How to

Что такое KPI и как его рассчитать

Стабильный рост компании и расширение штата ее сотрудников, существенно усложняют контроль за развитием бизнеса и достижением поставленных целей.

Одним из эффективных вариантов решения данной проблемы является система расчета KPI (Key Performance Indicators), или Ключевых Показателей Эффективности. Использование данного инструмента унифицируют оценку эффективности отделов, отдельных специалистов и бизнес-процессов.

Что такое KPI простыми словами

Говоря простыми словами, KPI — это величина, показывающая эффективность работы компании.

Сегодня, организации используют ключевые параметры эффективности следующих уровней:

• верхнего уровня — для общей оценки предприятия;

• низкого — для анализа конкретных процессов — продажи, маркетинг, найм сотрудников и так далее.

Если упростить и отойти от аббревиатуры «КиПиАй», то это — цель, которую необходимо достичь и, своего рода, маркер продуктивности. Например, установка «раскрутить магазин» — не дает конкретики для исполнителей. А вот «привлечь 100 новых покупателей за месяц» — четкая, реализуемая и контролируемая задача.

Для чего рассчитываются ключевые показатели эффективности

Система ключевых показателей эффективности применяется с целью мониторинга и контроля бизнес-процессов, обеспечивая:

• объективность оценки достижений;

• адекватное планирование объемов и возможных результатов будущих задач;

• стимулирование и мотивирование сотрудников, включая премирование при достижении заданных показателей эффективности.

Кому подходит

КиПиАй — полезная практика для стимулирования и контроля выполнения задач, которая пригодится управленцам практических в любых компаниях и подразделениях.

Однако, есть 2 исключения, где внедрение Key Performance Indicators остается под вопросом:

• молодой бизнес — все держится на гендиректоре, решающем управленческие, бюджетные и HR-вопросы, поэтому внедрение KPI только добавит больше работы и рутины;

• отделы, от которых зависит работа других подразделений (например, бухгалтерии) — использование такой системы может привести к появлению задержек. Они должны будут сначала поставить задачу, обработать и только потом перейти к решению, а не сразу устранить проблему.

Виды KPI

KPI — широкое понятие, в которое может войти любая метрика. Разберем, какие показатели активно используют в конкретных направлениях.

В интернет-маркетинге

Виды KPI, применяемые в digital-маркетинге:

• охват;

• просмотры;

• процент отказов;

• открываемость;

• прирост аудитории;

• вовлеченность.

В случае с маркетингом, для лидов ключевое значение играют следующие показатели:

• заявки на сайте;

• звонки и электронные письма;

• повторные заявки;

• покупки;

• конверсия на разных этапах воронки продаж.

В свою очередь, в маркетинге для определения рентабельности обычно смотрят только на следующие 2 показателя:

• ROI или ROMI;

• стоимость лида.

В продажах

Менеджеры по продажам обычно придерживаются 5 показателей KPI:

• сумма продаж;

• количество клиентов;

• среднестатистический чек;

• конверсия в покупателя;

• уровень обслуживания клиентов.

В управлении персоналом

HR-менеджмент — широкое направление, в котором KPI ставят с учетом особенностей задачи:

• процент выполнения плана обучения;

• прирост компетенций участников внутрикорпоративной программы развития;

• заполненность штата;

• количество сотрудников, получивших более высокую категорию.

Для руководителя

Для руководителей применяются глобальные показатели Key Performance Indicators, которые определяют все развитие бизнеса:

• рост объема продаж и валовой выручки;

• процент выполнения поставленного плана продаж;

• снижение задолженности со стороны контрагентов.

Внутренние и внешние индикаторы

Внешние индикаторы — сумма актуальных метрик для подразделений, которая ведется для достижения общих целей бизнеса. Примером тому может служить расширение среднего бизнеса до федерального гиганта.

Внутренние индикаторы используют для аналитики и прогнозирования результатов внутри отдела. К примеру, рост прибыли, охват рекламы и так далее.

Как определить ключевые параметры эффективности

KPI обычно смешивают с бизнес-метриками. Они во многом похожи, однако первые нужны для достижения конкретных целей, а не простого отслеживания состояния компании.

Чтобы определить КиПиАй, нужно ответить на следующие вопросы:

• Каков нужный результат?

• Почему цель имеет значение?

• Как вы поймете, что достигли цели?

К примеру, компания хочет повысить доход от продаж. В подобном случае руководители ставят следующие KPI:

• увеличить доход на 20%;

• расширить базу постоянных клиентов на 5%;

• сократить сопутствующие расходы на 10%.

Что такое цель, факт, база, норма, вес в KPI

Чтобы составлять и отслеживать KPI, нужно разобраться в базовой теории. Разберем основные понятия:

• Вес — значимость метрики для бизнеса;

• База — минимально приемлемый результат;

• Норма — запланированный результат, обязательный для выполнения;

• Факт — реальные успехи;

• Цель — показатель, к которому следует стремиться;

Что такое индекс Key Performance Indicators

Так называют коэффициент продуктивности. Его вычисляют по следующей формуле:

Если в итоге получилось больше 100%, значит, сотрудник справился с поставленной задачей. В противном случае нужно разобраться, что мешает выполнить план.

Как разработать KPI

При создании KPI следует помнить, что показатели должны быть связаны с конкретной целью. При этом они должны быть достижимыми и понятными для сотрудников.

Четко определите цель

Ключевые показатели отражают стратегию и показывают выход на следующий этап роста.

Метрики должны быть:

• «Числовыми» — «привлечь 100 клиентов», «увеличить конверсию на 5%»;

• понятными для сотрудников;

• достижимыми и адекватными.

Откройте KPI команде

Чтобы новая система заработала, необходимо объяснить сотрудникам ее значимость и продемонстрировать, как показатели влияют на бизнес и зарплаты специалистов, а также ответить на вопросы, почему был выбран тот или иной KPI.

Главное — постоянный диалог. Обсуждение целей поможет выявить слабые стороны системы и устранить их, чтобы KPI помог бизнесу, а не стал причиной лишить кого-то премии.

Пересматривайте КиПиАй раз в неделю или месяц

После внедрения КиПиАй, важно регулярно анализировать ее параметры.

В зависимости от эффективности KPI, руководители изменяют их. К примеру, если цель перестала иметь значение для бизнеса, ее удаляют.

Как внедрить KPI

Первое применение KPI-системы — длительный и часто «болезненный» процесс, потому что руководителям и рядовым сотрудникам приходится запоминать много информации и привыкать к новым принципам работы.

По этой причине, Key Performance Indicators внедряют за 5 этапов.

Определите ключевые показатели

Сначала необходимо собрать несколько метрик и оценить значимость каждой из них в контексте важно задач.

Также следует продумать, что может повлиять на достижение KPI — оборудование, количество специалистов. Это нужно учитывать при подборе задач, поскольку они должны быть достижимыми, а не просто целью ради цели.

Постройте матрицу

Матрица содержит в себе основные цели и помогает отслеживать их выполнение. Обычно в нее входят следующие элементы:

• вес;

• база;

• норма;

• цель;

• факт;

• индекс.

Создайте систему мотивации

Чтобы специалист стремился выполнить план, рекомендуется внедрить систему бонусов и наказаний.

В случае перевыполнения плана, как правило, полагается увеличенная награда и наоборот.

Обучите сотрудников

Небольшой курс поможет работникам быстрее привыкнуть к KPI, понять их значимость.

Также в рамках обучения объясняют, что нужно сделать для достижения показателей.

Проанализируйте данные

KPI будет работать, но первые результаты появятся не раньше чем через месяц.

Нужно отследить, помогла ли новая система в достижении целей. Если нет, значит, следует пересмотреть задачи, мотивацию и так далее или вернуться к прежним принципам контроля.

Принципы KPI

KPI принесут пользу, если:

• показатели измеримы и достижимы, но не слишком просты;

• сотрудники понимают значимость метрик;

• управленец использует сложную систему оценки личной эффективности с учетом разных метрик. Это поможет избежать случаев, когда, например, менеджер по продажам затягивает звонки для «накрутки» времени общения;

• за достижения целей полагаются награды.

Опережающие и отстающие показатели

Есть 2 группы показателей в зависимости от задачи:

• опережающие помогают проектировать будущий рост;

• запаздывающие используют для оценки нынешнего состояния бизнеса.

Стратегические и оперативные показатели

С учетом протяженности периода планирования, KPI подразделяют на 2 категории:

1. Оперативные — отражают своевременную информацию об актуальном состоянии конкретных отделов. Они нужны для принятия решений на ежедневной основе.

2. Стратегические — применяют для оценки выполнения долгосрочных целей бизнеса.

Карта KPI

Карта KPI выполняет роль системы координат, которая помогает организовать работу компании и специалистов на ближайший год.

Карта определяет направление развития и применяется для расстановки приоритетов.

Как мотивировать сотрудников на достижение показателей

С целью мотивации сотрудников на достижение поставленных в системе KPI целей, компании внедряют систему поощрений и наказаний. При этом, от самого сотрудника зависит, что он получит в конце квартала или месяца.

В свою очередь, руководитель должен сделать прозрачную и понятную систему, в которой есть разные виды наград и наказаний, соответствующие важности задач для бизнеса и их сложности.

Примеры поощрений:

• премия;

• дополнительный выходной;

• бесплатные курсы на выбор.

Примеры расчета KPI

Рассмотрим на примере особенности расчета KPI:

Маркетолог A запустил рекламу в интернете и привлек 330 клиентов, когда плановое значение 300. Значит, он перевыполнил KPI на 10%. В данном случае, сотрудник N получит награду за незначительное превышение поставленных показателей. Кроме того, стоимость одного лида составила 700 рублей, как указано в KPI.

Другой маркетолог B справился хуже. У него больше расходы на одного клиента — 740 рублей, то есть план не выполнен на 6%.

Чтобы узнать общий KPI, следует суммировать показатели обоих специалистов и разделить на количество сотрудников: (94 + 110) / 2 = 102%.

Сильные и слабые стороны Key Performance Indicators

Рассмотрим преимущества и недостатки такой системы контроля посредством таблицы:

Плюсы:

• Выявление проблемных зон.

• Прозрачный мониторинг деятельности сотрудников.

• Понятная система мотивирования.

• Гибкость системы.

Минусы:

• Трудозатратность расчета.

• Систему сложно применить в случае с творческими профессиями, бухгалтерией.

Трудности, с которыми руководители сталкиваются при составлении KPI

Распространенные сложности:

• «накрутка» показателей без действительно ценного результата;

• у сотрудника нет возможности повлиять на KPI;

• нет специалиста для контроля результатов, а руководитель не успевает;

• сотрудники не стремятся к выполнению показателей (если мотивация и штрафы назначаются без связи с KPI).

Заключение

KPI — удобная и понятная система, позволяющая перевести работу специалистов и предприятия в понятные цифры. Благодаря ей специалисты и руководство понимает, к чему именно нужно стремиться в рамках рабочего дня.

Важно подготовиться к внедрению системы и обсудить ее с подчиненными, чтобы не возникли сложности на старте.

1

Проще простого
еще 169 публикаций

Лучшее в блогах

22 часа назад

Технологичная рекламная платформа SberAds открыла регистрацию для юридических лиц

Вчера

Как понять, нужна ли сотрудникам персонализация обучения?

Вчера

Какими качествами обладает хороший программист

Вчера

Отказываемся от клиентов в 2024 году, или 6 универсальных правил продаж

Вам понравится

mads

Позавчера

Как задушить креатив?

Медиа Коммуникации

По версии аккаунт-менеджера и креатора.

White Square

06.05.2024

Белый Квадрат продлил дедлайн приёма работ до 15 мая

Коммуникации Маркетинг

Фестиваль маркетинга и рекламы Белый Квадрат / White Square 2024 объявил о финальном продлении дедлайна до 15-го мая.

Подкаст «Маркетинг и реальность»

06.05.2024

Как создаются бренды? Людмила Мелькина (Signal) про брендинг для компаний

Коммуникации Брендинг

Поговорили с представителем агентства Signal про важность бренда для компании. Как он создается? Из чего состоит? Как стать бренд-стратегом? Что лежит в основе настоящих, эмоциональных брендов, которые нас привлекают?

АКАР

19.04.2024

АКАР обновила карту рынка AdTech

Коммуникации Digital

Рынок рекламных технологий в России в 2023 году значительно изменился: крупные игроки стали запускать свои рекламные сети и инвестировать в собственные технологии, активно начали развиваться ритейл-медиа, а искусственный интеллект сделал возможной детальную персонализацию. Учитывая эти трансформации, профильный комитет АКАР обновил карту сегмента. Предыдущая версия была выпущена в 2021 году.