ADPASS рекомендует материал к прочтению
Проще простого
12.10.2023, 17:14

Что такое KPI и как его рассчитать

В данном материале мы расскажем, что такое KPI, для каких целей применяется, как разработать ключевые показатели эффективности с нуля, а также как рассчитывать и применять Key Performance Indicators в различных направлениях бизнеса.

Стабильный рост компании и расширение штата ее сотрудников, существенно усложняют контроль за развитием бизнеса и достижением поставленных целей.

Одним из эффективных вариантов решения данной проблемы является система расчета KPI (Key Performance Indicators), или Ключевых Показателей Эффективности. Использование данного инструмента унифицируют оценку эффективности отделов, отдельных специалистов и бизнес-процессов.

что такое kpi - фото

Что такое KPI простыми словами

Говоря простыми словами, KPI — это величина, показывающая эффективность работы компании.

Сегодня, организации используют ключевые параметры эффективности следующих уровней:

  • верхнего уровня — для общей оценки предприятия;

  • низкого — для анализа конкретных процессов — продажи, маркетинг, найм сотрудников и так далее.

Если упростить и отойти от аббревиатуры «КиПиАй», то это — цель, которую необходимо достичь и, своего рода, маркер продуктивности. Например, установка «раскрутить магазин» — не дает конкретики для исполнителей. А вот «привлечь 100 новых покупателей за месяц» — четкая, реализуемая и контролируемая задача.

Для чего рассчитываются ключевые показатели эффективности

Система ключевых показателей эффективности применяется с целью мониторинга и контроля бизнес-процессов, обеспечивая:

  • объективность оценки достижений;

  • адекватное планирование объемов и возможных результатов будущих задач;

  • стимулирование и мотивирование сотрудников, включая премирование при достижении заданных показателей эффективности.

Кому подходит

КиПиАй — полезная практика для стимулирования и контроля выполнения задач, которая пригодится управленцам практических в любых компаниях и подразделениях.

Однако, есть 2 исключения, где внедрение Key Performance Indicators остается под вопросом:

  • молодой бизнес — все держится на гендиректоре, решающем управленческие, бюджетные и HR-вопросы, поэтому внедрение KPI только добавит больше работы и рутины;

  • отделы, от которых зависит работа других подразделений (например, бухгалтерии) — использование такой системы может привести к появлению задержек. Они должны будут сначала поставить задачу, обработать и только потом перейти к решению, а не сразу устранить проблему.

Виды KPI

KPI — широкое понятие, в которое может войти любая метрика. Разберем, какие показатели активно используют в конкретных направлениях.

В интернет-маркетинге

Виды KPI, применяемые в digital-маркетинге:

  • охват;

  • просмотры;

  • процент отказов;

  • открываемость;

  • прирост аудитории;

  • вовлеченность.

В случае с маркетингом, для лидов ключевое значение играют следующие показатели:

  • заявки на сайте;

  • звонки и электронные письма;

  • повторные заявки;

  • покупки;

  • конверсия на разных этапах воронки продаж.

В свою очередь, в маркетинге для определения рентабельности обычно смотрят только на следующие 2 показателя:

  • ROI или ROMI;

  • стоимость лида.

В продажах

Менеджеры по продажам обычно придерживаются 5 показателей KPI:

  • сумма продаж;

  • количество клиентов;

  • среднестатистический чек;

  • конверсия в покупателя;

  • уровень обслуживания клиентов.

В управлении персоналом

HR-менеджмент — широкое направление, в котором KPI ставят с учетом особенностей задачи:

  • процент выполнения плана обучения;

  • прирост компетенций участников внутрикорпоративной программы развития;

  • заполненность штата;

  • количество сотрудников, получивших более высокую категорию.

Для руководителя

Для руководителей применяются глобальные показатели Key Performance Indicators, которые определяют все развитие бизнеса:

  • рост объема продаж и валовой выручки;

  • процент выполнения поставленного плана продаж;

  • снижение задолженности со стороны контрагентов.

Внутренние и внешние индикаторы

Внешние индикаторы — сумма актуальных метрик для подразделений, которая ведется для достижения общих целей бизнеса. Примером тому может служить расширение среднего бизнеса до федерального гиганта.

Внутренние индикаторы используют для аналитики и прогнозирования результатов внутри отдела. К примеру, рост прибыли, охват рекламы и так далее.

Как определить ключевые параметры эффективности

KPI обычно смешивают с бизнес-метриками. Они во многом похожи, однако первые нужны для достижения конкретных целей, а не простого отслеживания состояния компании.

Чтобы определить КиПиАй, нужно ответить на следующие вопросы:

  • Каков нужный результат?

  • Почему цель имеет значение?

  • Как вы поймете, что достигли цели?

К примеру, компания хочет повысить доход от продаж. В подобном случае руководители ставят следующие KPI:

  • увеличить доход на 20%;

  • расширить базу постоянных клиентов на 5%;

  • сократить сопутствующие расходы на 10%.

Что такое цель, факт, база, норма, вес в KPI

Чтобы составлять и отслеживать KPI, нужно разобраться в базовой теории. Разберем основные понятия:

  • Вес — значимость метрики для бизнеса;

  • База — минимально приемлемый результат;

  • Норма — запланированный результат, обязательный для выполнения;

  • Факт — реальные успехи;

  • Цель — показатель, к которому следует стремиться;

Что такое индекс Key Performance Indicators

Так называют коэффициент продуктивности. Его вычисляют по следующей формуле:

Если в итоге получилось больше 100%, значит, сотрудник справился с поставленной задачей. В противном случае нужно разобраться, что мешает выполнить план.

Как разработать KPI

При создании KPI следует помнить, что показатели должны быть связаны с конкретной целью. При этом они должны быть достижимыми и понятными для сотрудников.

Четко определите цель

Ключевые показатели отражают стратегию и показывают выход на следующий этап роста.

Метрики должны быть:

  • «Числовыми» — «привлечь 100 клиентов», «увеличить конверсию на 5%»;

  • понятными для сотрудников;

  • достижимыми и адекватными.

Откройте KPI команде

Чтобы новая система заработала, необходимо объяснить сотрудникам ее значимость и продемонстрировать, как показатели влияют на бизнес и зарплаты специалистов, а также ответить на вопросы, почему был выбран тот или иной KPI.

Главное — постоянный диалог. Обсуждение целей поможет выявить слабые стороны системы и устранить их, чтобы KPI помог бизнесу, а не стал причиной лишить кого-то премии.

Пересматривайте КиПиАй раз в неделю или месяц

После внедрения КиПиАй, важно регулярно анализировать ее параметры.

В зависимости от эффективности KPI, руководители изменяют их. К примеру, если цель перестала иметь значение для бизнеса, ее удаляют.

Как внедрить KPI

Первое применение KPI-системы — длительный и часто «болезненный» процесс, потому что руководителям и рядовым сотрудникам приходится запоминать много информации и привыкать к новым принципам работы.

По этой причине, Key Performance Indicators внедряют за 5 этапов.

Определите ключевые показатели

Сначала необходимо собрать несколько метрик и оценить значимость каждой из них в контексте важно задач.

Также следует продумать, что может повлиять на достижение KPI — оборудование, количество специалистов. Это нужно учитывать при подборе задач, поскольку они должны быть достижимыми, а не просто целью ради цели.

Постройте матрицу

ключевые показатели эффективности - фото

Матрица содержит в себе основные цели и помогает отслеживать их выполнение. Обычно в нее входят следующие элементы:

  • вес;

  • база;

  • норма;

  • цель;

  • факт;

  • индекс.

Создайте систему мотивации

Чтобы специалист стремился выполнить план, рекомендуется внедрить систему бонусов и наказаний.

В случае перевыполнения плана, как правило, полагается увеличенная награда и наоборот.

Обучите сотрудников

Небольшой курс поможет работникам быстрее привыкнуть к KPI, понять их значимость.

Также в рамках обучения объясняют, что нужно сделать для достижения показателей.

Проанализируйте данные

KPI будет работать, но первые результаты появятся не раньше чем через месяц.

Нужно отследить, помогла ли новая система в достижении целей. Если нет, значит, следует пересмотреть задачи, мотивацию и так далее или вернуться к прежним принципам контроля.

Принципы KPI

KPI принесут пользу, если:

  • показатели измеримы и достижимы, но не слишком просты;

  • сотрудники понимают значимость метрик;

  • управленец использует сложную систему оценки личной эффективности с учетом разных метрик. Это поможет избежать случаев, когда, например, менеджер по продажам затягивает звонки для «накрутки» времени общения;

  • за достижения целей полагаются награды.

Опережающие и отстающие показатели

Есть 2 группы показателей в зависимости от задачи:

  • опережающие помогают проектировать будущий рост;

  • запаздывающие используют для оценки нынешнего состояния бизнеса.

Стратегические и оперативные показатели

С учетом протяженности периода планирования, KPI подразделяют на 2 категории:

  1. Оперативные — отражают своевременную информацию об актуальном состоянии конкретных отделов. Они нужны для принятия решений на ежедневной основе.

  2. Стратегические — применяют для оценки выполнения долгосрочных целей бизнеса.

Карта KPI

Карта KPI выполняет роль системы координат, которая помогает организовать работу компании и специалистов на ближайший год.

Карта определяет направление развития и применяется для расстановки приоритетов.

показатели kpi - фото

Как мотивировать сотрудников на достижение показателей

С целью мотивации сотрудников на достижение поставленных в системе KPI целей, компании внедряют систему поощрений и наказаний. При этом, от самого сотрудника зависит, что он получит в конце квартала или месяца.

В свою очередь, руководитель должен сделать прозрачную и понятную систему, в которой есть разные виды наград и наказаний, соответствующие важности задач для бизнеса и их сложности.

Примеры поощрений:

  • премия;

  • дополнительный выходной;

  • бесплатные курсы на выбор.

Примеры расчета KPI

Рассмотрим на примере особенности расчета KPI:

Маркетолог A запустил рекламу в интернете и привлек 330 клиентов, когда плановое значение 300. Значит, он перевыполнил KPI на 10%. В данном случае, сотрудник N получит награду за незначительное превышение поставленных показателей. Кроме того, стоимость одного лида составила 700 рублей, как указано в KPI.

Другой маркетолог B справился хуже. У него больше расходы на одного клиента — 740 рублей, то есть план не выполнен на 6%.

Чтобы узнать общий KPI, следует суммировать показатели обоих специалистов и разделить на количество сотрудников: (94 + 110) / 2 = 102%.

Сильные и слабые стороны Key Performance Indicators

Рассмотрим преимущества и недостатки такой системы контроля посредством таблицы:

Плюсы:

  • Выявление проблемных зон.

  • Прозрачный мониторинг деятельности сотрудников.

  • Понятная система мотивирования.

  • Гибкость системы.

Минусы:

  • Трудозатратность расчета.

  • Систему сложно применить в случае с творческими профессиями, бухгалтерией.

Трудности, с которыми руководители сталкиваются при составлении KPI

Распространенные сложности:

  • «накрутка» показателей без действительно ценного результата;

  • у сотрудника нет возможности повлиять на KPI;

  • нет специалиста для контроля результатов, а руководитель не успевает;

  • сотрудники не стремятся к выполнению показателей (если мотивация и штрафы назначаются без связи с KPI).

Заключение

KPI — удобная и понятная система, позволяющая перевести работу специалистов и предприятия в понятные цифры. Благодаря ей специалисты и руководство понимает, к чему именно нужно стремиться в рамках рабочего дня.

Важно подготовиться к внедрению системы и обсудить ее с подчиненными, чтобы не возникли сложности на старте.

Вам понравится

Коммуникационное агентство LAMPA
26.01.2024