How to

Редакция ADPASS

06.07.2023, 16:58

Методология Kanban: доски, принципы и возможности управления

Эффективно управлять командой в любой сфере бизнеса. Организовать работу так, чтобы соблюдались самые жесткие дедлайны. Обеспечить высокое качество продукта и максимальную удовлетворенность заказчика. Как? Методология Канбан вам в помощь!

Содержание

Что такое Kanban — объясняем простыми словами
Канбан-доска
Канбан-карточка
Правила работы с Канбан-доской и карточками
Цель Kanban
Как работает метод Канбан
Как появилась методика Канбан
Принципы Канбана
Преимущества и недостатки методики
6 основных правил внедрения Канбан
Где применяется Канбан-метод
Примеры применения
Канбан в IT
Канбан в Corbis
Сервисы для Канбан-досок
Trello
JIRA
Kaiten
Worksection
Lean Kit Kanban
Kanbanize
Taskify
Ошибки в применении Канбана
Резюме

Что такое Kanban — объясняем простыми словами

Это система работы, при которой все этапы проекта всегда на виду у членов рабочей команды. В любой момент времени видно текущий этап решения задачи. Для этого используются карточки и специальная, физическая или виртуальная доска.

Канбан-доска

Она помогает визуализировать рабочий процесс, четко делегировать задачи и вовремя реагировать на «слабые» зоны. Каждый участник команды имеет к ней доступ и видит, на каком этапе реализации находится та или иная задача.

Kanban-доска может быть как реальной (как правило это большая пробковая доска на стене), так и виртуальной (компьютерная программа типа Trello). Она легко подстраивается под любой процесс и может применяться в различных областях — производство, стройка, ритейл, закупки, логистика, IT, HR. Чаще всего методология Канбан используется в разработке инновационных цифровых решений, высокотехнологичного оборудования и ПО.

Канбан-карточка

В ней содержится описание задачи, цель, важность, ответственные иполнители и любая другая дополнительная информация. Карточки сортируют по приоритетности, уровень которой может меняться исходя из текущей ситуации. Такой принцип помогает команде ориентироваться в большом потоке задач.

Главный показатель канбан-карточки — ее вес, то есть время, которое потребуется для решения задачи. Если дедлайн не будет соблюден — это вина команды, которая неверно определила вес.

Правила работы с Канбан-доской и карточками

На доску помещайте все задачи и сразу присваивайте им статус-приоритет.
Не забывайте двигать карточки по доске исходя из этапа выполнения задачи.
Количество колонок (статусов) на доске должно быть оптимальным.
Для каждой отдельной команды — своя Канбан-доска.
Число задач в каждом статусе нужно ограничить, иначе доска потеряет наглядность.

Цель Kanban

Во-первых, сделать проект наглядным и понятным для команды, чтобы легко отслеживать готовность работ и контролировать нагрузку специалистов.

Во-вторых, совершенствовать текущие процессы, оптимизировать будущие проекты и сервисы так, чтобы всегда соблюдать дедлайны и делать качественные продукты.

Как работает метод Канбан

Давайте представим самую простую доску канбан. Разделим ее на три столбика (это минимальное количество):

Сделать.
В работе.
Сделано.

Теперь поместим на нее карточки с задачами и будем перемещать их по столбцам в зависимости от готовности. Это и будет простейшая система Канбан. Количество столбцов и их названия зависят от сферы применения, однако принцип работы метода не меняется.

Ключевой плюс методологии — отсутствие брошенных на полпути дел. Новая задача-карточка поступает в работу только после того, как будет завершена предыдущая.

Как появилась методика Канбан

Система Канбан была разработана командой инженеров японского авто-гиганта «Toyota». Они писали на листиках задания для мастеров производственных участков и крепили их на стены. Такой подход позволял контролировать число, сложность и последовательность задач в работе. В результате рабочий процесс стал более логичным, а работоспособность команды повысилась.

Говорят, что инженеры «Toyota» подсмотрели эту систему в американских супермаркетах, а затем адаптировали ее под собственное производство. Посетив магазины самообслуживания США в 50-е, японские специалисты отметили, что они работают как конвейеры — по мере продажи поставщики сразу привозили новые товары, без задержек и накладок. График пополнения ассортимента был гибким и оперативно регулировался, поэтому магазинам не нужны были большие склады для запасов.

Компания Toyota быстро взяла эту систему на вооружение, доработала и с 1962 начала официально внедрять Канбан на всех заводах.

Принципы Канбана

Начинайте с того, что есть. Не нужно ждать каких-то изменений, чего-то нового, плохого или хорошего. Работайте с тем, что есть здесь и сейчас.
Постоянная эволюция без резких перемен. Любые изменения в рабочий процесс должны вноситься постепенно и маленькими порциями. Большие потрясения всегда связаны с риском для команды и продукта.
Поощрение инициатив. Каждый член группы может свободно предложить любые идеи и улучшения, чтобы повысить эффективность работы, сделать продукт лучше.

Преимущества и недостатки методики

Как и любая другая система работы, методология Канбан имеет свои плюсы и минусы. Начнем с достоинств:

Гибкость. При необходимости можно быстро изменить приоритеты и сконцентрироваться на более важных задачах.
Высокая вовлеченность. Члены команды совместно обсуждают вопросы и ищут оптимальные решения, что сплачивает коллектив.
Быстрое реагирование. Как только возникают «заторы» на доске, команда приходит на помощь, чтобы восстановить плавный поток.
Хорошая видимость проблем. Узкие места становятся сразу заметными, что позволяет быстро направить на их решение дополнительные ресурсы и усилия.
Наглядность. Все процессы прозрачны. Каждый участник команды в любой момент времени может увидеть, на каком этапе находится задача, кто за нее отвечает.
Все на одной доске. Она доступна для всех сотрудников, которые вовлечены в рабочий процесс. Поэтому ситуации, когда менеджер что-то забудет, а сотрудник «потеряет» задачу, исключены.

Канбан — это гибкий метод управления, координации и улучшения работы в команде, численностью до 10 человек. Наглядный способ планирования, который позволяет легко и понятно регулировать уровень рабочей нагрузки и отслеживать готовность работ, не допуская перегруза и профессионального выгорания специалистов.

Канбан-доска дает возможность организовать работу с соблюдением самых жестких дедлайнов, обеспечить высокое качество продукта/сервиса и 100% удовлетворенность клиента. Система позволяет выделять самые легкие и наиболее сложные задачи, правильно расставлять приоритеты, чтобы соблюдать дедлайны.

Теперь рассмотрим недостатки:

Есть лимиты по размеру команды. Система Канбан работает для команд до 10 человек. Если сотрудников больше, следить за статусом выполнения работы будет сложнее. Можно делить коллектив на небольшие группы и для каждой создавать отдельную kanban-доску.
Планирование только краткосрочное. Канбан-метод не подходит для долгосрочного стратегического планирования. На доску ставят только актуальные задачи, чей приоритет меняется по ситуации.

6 основных правил внедрения Канбан

Для организации эффективной kanban-системы в любом бизнесе нужно соблюдать ключевые правила:

1. Визуализируйте процесс работы над задачами. Запишите все задачи на карточках — те, которые в планах, и те, над которыми работаете уже сейчас. Каждой присвойте статус, уровень приоритетности. Kanban-карточки разместите на доске по колонкам — задачи, которые надо сделать, те, что уже в работе, и выполненные.

2. Ограничьте число незавершенных WIP-задач. Главный посыл — не берте в работу больше, чем сможете выполнить вовремя и в нужном качестве. WIP — это задачи, которые находятся в работе в данный момент. Их количество должно быть лимитированным. Это упростит постановку сроков и сделает успешное завершение проекта более реалистичным.

3. Вовремя меняйте статусы задач. Следите за потоком задач, и если где-то возникнет «затор», оперативно решайте проблему. Например, если сотрудник не успевает, ему на помощь могут прийти менее загруженные коллеги.

4. Задачи и цели должны быть указаны четко. Использование kanban-доски заставляет ставить максимально прозрачные четкие цели, понятные не только тимлидам и менеджерам, но и сотрудникам, которые должны их достигать. Когда каждый шаг выглядит как понятная структурированная карточка, специалисты лучше ориентируются и отслеживают прогресс.

5. Анализируйте работу и постоянно обменивайтесь мнениями. Регулярно обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи с командой. Формат и периодичность таких обсуждений могут быть любыми — главное, чтобы сотрудники делились своими идеями касательно оптимизации рабочих процессов.

6. Экспериментируйте и совершенствуйте работу. Чтобы ускорить продвижение карточек по kanban-доске, не бойтесь постоянно проводить тесты и эксперименты: менять лимиты, пересматривать приоритеты. Главное — не делать резких движений и не менять все и сразу. Внедрите сначала одно нововведение, а после того как увидите и оцените его эффект, переходите к следующему.

Где применяется Канбан-метод

Сегодня принципы Канбан активно используются во многих отраслях: цифровая, сфера, маркетинг, строительство, производство, HR, СМИ. Методология подходит для любого бизнеса, где рабочий процесс можно разбить на этапы с последовательными задачами.

Kanban набирает большую популярность в сфере IT и производстве программного обеспечения, отлично работает с командами поддержки, где на первом месте не «план», а скорость реагирования на изменения.

Также Канбан метод хорошо подходит для стартапов, которые активно работают над разработкой, но не имеют четкого плана. А вот с большими командами (более 10 человек) система не показывает неудовлетворительные результаты.

Примеры применения

Канбан в IT

Стандартная доска Канбан в digital-сфере включает такие колонки:

Задачи, которые нужно выполнить.
В работе.
Нужна дополнительная информация.
Выполненные, но не проверенные / не протестированные.
На проверке.
На согласовании.
Выполненные задачи.

Название колонок, их число и комплектация зависит от специфики проекта. Над колонками нужно написать лимиты — максимально допустимое количество задач и дедлайн. Можно также добавить столбец с высоко приоритетными задачами, которые должны брать в работу освободившиеся сотрудники.

Основные принципы Канбан в IT:

Слишком короткий срок на задачи плохо отразится на качестве результата.
Длительное время проработки увеличивает себестоимость работ и расход ресурсов.
Завершенная задача более предпочтительна, чем несколько начатых.
Физические доски позволяют улучшить коммуникации в команде.

Канбан в Corbis

Компания специализируется на лицензировании фото и является второй в мире среди фотобанков. Релизы Corbis выходят каждые две недели. При этом 3–4 дня уходило только на согласование с менеджером, хотя это время можно было использовать более эффективно, например, для новых проектов.

На канбан-доске добавили колонку «Мусор», куда скидывали слишком трудоемкие задачи. Это позволило оптимизировать поток заявок и устранить «заторы». Также в карточки стали добавлять больше дополнительной информации для анализа, чтобы сотрудникам было легче понять суть задачи.

В итоге внедрение метода Канбан позволило выпускать релизы раз в 2 недели без опозданий, улучшить обстановку в коллективе и систематизировать выполнение задач.

Сервисы для Канбан-досок

Ловите список популярных онлайн-сервисов, с которыми ведение канбан-досок будет максимально удобным и эффективным.

Trello

Популярный русскоязычный сервис, который подходит для проектов в различных сферах. Позволяет создавать любое количество kanban-досок с разной численностью команд. В карточках можно писать комментарии, вставлять файлы, добавлять разноцветные метки.

JIRA

Более сложный kanban-инструмент, который больше подходит для диджитал, ИТ сферы и технических процессов. Сервис чаще всего используют крупные компании с большой численностью персонала. Кроме возможности создавать проекты и управлять прогрессом, в Jira есть дополнительные функции: отслеживание багов, хранение документации, интеграция с другими сервисами.

Kaiten

Интуитивно понятный российский сервис, который хорошо адаптирован к применению всех канбан-инструментов. Среди плюсов — возможность собирать большой объем данных для аналитики.

Worksection

Сервис украинских разработчиков для управления бизнес-проектами. Кроме учета стоимости, сроков и канбан-доски позволяет строит диаграммы Ганта.

Lean Kit Kanban

Это бесплатная онлайн доска для 5 пользователей с удобной системой совместной работы. В функционале — поддержка API, импорт/экспорт файлов, расширенная статистика.

Kanbanize

Англоязычная программа с широким набором инструментов для методологии Канбан. Среди российских компаний пока малоизвестна и используется крайне редко.

Taskify

Популярный сервис с регистрацией без ограничений. Подходит для малого бизнеса и небольших команд. Для пользователей доступны только 3 стандартные колонки: общий список задач, в работе, выполнено.

Ошибки в применении Канбана

Вы не обучаете сотрудников и не объясняете им принципы метода, поэтому команда быстро терпит неудачу.
Игнорируете ограничения и ставите на доску количество задач выше ранее установленного лимита. В результате сотрудники перерабатывают, не понимают целей работы, теряют мотивацию.
Не фиксируете срочные задачи на канбан-доске, что приводит к значительным перекосам рабочего процесса.
Не считаетесь с лимитом незавершенной работы. Игнорируя WIP, вы не можете выявить узкие зоны рабочего процесса.
Не используете все возможности канбана: кумулятивную диаграмму потока, гистограмму времени рабочего цикла и т.д. А ведь эти данные могут стать фундаментом для будущих улучшений.
Поздно реагируете на изменения, например, карточка уже выполнена, а на доске она стоит в колонке «В работе». Это дает ложное представление о загрузке команды и статусе проекта.
Не подключаете к канбан-доске сотрудников, которые планируют загрузку отделов. В результате они не видят визуализацию процессов и не оценивают загруженность исполнителей.
Перегружаете. Если в колонке kanban-доски больше 10 карточек, создается локальный «затор». Лучше дробить крупные задачи на более мелкие подзадачи.
Команда не вовлечена в процесс. Канбан помогает объединить людей, чтобы они сообща решали задачи и искали возможности для оптимизации.
Вы не даете четкую обратную связь в команде, не анализируете текущее состояние, не назначаете ответственных за исполнение задач.

Резюме

Канбан-доска дает возможность организовать работу с соблюдением самых жестких дедлайнов, обеспечить высокое качество продукта / сервиса и 100% удовлетворенность клиента. Система позволяет выделять самые легкие и наиболее сложные задачи, правильно расставлять приоритеты, чтобы соблюдать дедлайны.