Как расставлять приоритеты: от хаоса к порядку и эффективности
Рассказываем про 8 эффективных методов приоритизации задач, а также про типичные ошибки планирования, которых следует избегать.
Все мы хотим быть организованными, эффективными и достигать цели, особенно когда речь идет о заветных новогодних целях. Тем не менее многие оказывались в ситуации, когда все идет не так, и кажется, что вот-вот и все рухнет. В этой статье мы рассмотрим методы расстановки приоритетов, которые помогут вам структурировать задачи в любой сфере жизни — от личной жизни и рабочего графика фрилансера до управления проектами.
Зачем расставлять приоритеты
Приоритизация задач позволяет добиваться большего с минимальными усилиями и временными затратами. Она помогает определять цели и держать их в фокусе внимания, не распыляясь по мелочам.
Начав разгребать завалы на работе и структурируя процессы в одной сфере жизни, вы постепенно улучшаете жизнь в целом. Появляется необходимый work life balance ― даже у тех, кто тратил большую часть энергии на балансирование между трудоголизмом и прокрастинацией. При грамотном подходе к приоритизации, продуктивность растет во всем ― и мы начинаем проводить больше качественного времени с близкими, превентивно следить за здоровьем, совершать меньше ошибок, легче переносить стресс и избегать выгорания.
Также стоит правильно расставить приоритеты, чтобы более рационально использовать такие ограниченные ресурсы, как время, деньги, личную энергию или силы партнеров и сотрудников. Например, распределяя задачи с учетом навыков и нагрузки людей, можно сделать более органичным и менее нервным управление командой.
To-Do List
To-Do list — это список задач, которые нужно выполнить. Задачи записываются в порядке их появления. Изначально задачи вписываются без какой-то приоритизации, однако перед началом работы такой список лучше оптимизировать. Например, после того как вы составили список дел на день, расставьте задачи в порядке убывания их важности. Таким образом самые приоритетные задачи окажутся в начале списка, их и следует выполнить в первую очередь. Список можно делать от руки или в приложении на смартфоне, например, в ЛидерТаске, Trello или Notion.
Матрица Эйзенхауэра
Относительно простой метод, согласно которому нужно разделить задачи на четыре квадрата: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные.
Срочные и важные: задачи требуют немедленного внимания и имеют наибольшую важность. Например, действия в кризисных ситуациях, дедлайны по проектам, срочные проблемы клиентов.
Несрочные и важные: задачи способствуют долгосрочным целям и личному развитию. Например, карьерное планирование, обучение, регулярная практика, касающаяся здоровья, отдыха и саморазвития, время для построения стратегий.
Срочные и неважные: задачи отвлекают от важных дел, но требуют немедленного выполнения. Например, телефонные звонки, некоторые встречи, рутинные отчеты.
Несрочные и неважные: задачи часто являются бесполезными и занимают время, которое можно использовать более продуктивно. Например, социальные сети, просмотр сериалов или стендапа.
Среди плюсов можно отметить наглядность метода и несложное ранжирование по двум категориям ― срочность и важность. Это позволяет быстро определить приоритетные задачи и сфокусироваться на действительно значимых делах.
Матрица Эйзенхауэра
Метод Шваба (метод Айви Ли)
Метод появился в результате сотрудничества одного из самых богатых людей начала XX века, предпринимателя Чарльза М. Шваба, и известного консультанта по продуктивности Айви Ли. Суть метода заключается в следующем: в конце каждого рабочего дня вы записываете шесть самых важных задач, которые необходимо выполнить на следующий день. Утром следующего дня вы начинаете с первой задачи и работаете только над ней пока не закончите, а затем переходите к следующей. Незавершенные за день задачи переносите на следующий день.
Это эффективный способ выстроить рабочий процесс, который будет достаточно комфортным и при этом продуктивным. Метод Шваба позволяет превратить многозадачность в «одну задачу за раз», что намного лучше переваривается нашим мозгом. То, что мы воспринимаем как многозадачность, на самом деле является переключением между задачами, и оно снижает продуктивность.
АБВГД
Метод основан на оценке последствий выполнения или невыполнения той или иной задачи. В зависимости от важности задаче присваивается приоритет от А (наиболее высокий) до Д (самый низкий).
А ― самые важные задачи, от которых напрямую зависит ваше благополучие.
Б ― второочередные задачи, выполнение которых умеренно влияют в вашу жизнь. Невыполнение таких задач может вызвать неудобства, но это не критично.
В ― дела, которых можно отложить на потом. Выполнение этих задач приносит приятные бонусы, но их невыполнение не приведет к серьезным проблемам.
Г ― неважные задачи, которые можно делегировать.
Д ― то, что отнимает время впустую и делать не рекомендуется.
Составьте список дел и разбейте задачи на категории. После этого задачи в группах А и Б дополнительно пронумеруйте по важности: А1, А2 и так далее.
Пример списка задач по методу АБВГД
Метод 1–3–5
Метод 1–3–5 помогает ограничить количество задач за день, сосредотачиваясь на самом важном. Он делает планирование более реалистичным и повышает вероятность выполнения задач. Этот метод подходит как для удаленных сотрудников, так и для мам в декрете.
Согласно методу, задачи на день следует распределить следующим образом:
Одна большая ключевая задача, требующая значительных усилий. Её стоит выполнять в первую очередь.
Три средних задачи.
Пять мелких рутинных задач, которые можно быстро завершить.
Хоть метод 1–3–5 и помогает правильно распределить свои силы в течение дня, он может быть неэффективен в дни высокой нагрузки или при работе над крупными проектами.
Принцип Парето
Принцип Парето гласит, что 80% результатов можно достичь, вложив всего 20% усилий. Чтобы успешно его применить, важно глубоко анализировать свои действия и определять, какие именно задачи приносят наибольшую отдачу. Это может касаться разных аспектов жизни: от профессиональных достижений до эмоционального благополучия. Например, здоровье улучшится благодаря регулярным упражнениям и сбалансированному питанию.
Принцип особенно ценен для тех, кто хочет избегать занятий, не приносящих результатов. Однако его сложность заключается в необходимости качественного анализа и оценки данных для корректного применения. Без глубокого анализа принцип может оставаться лишь теорией, сложной для практического использования.
ICE (Impact — Confidence — Ease)
Это популярный подход в управлении проектами, который помогает определить, какие задачи или идеи стоит реализовать в первую очередь. Этот метод оценивает задачи по трем критериям: Impact (Влияние), Confidence (Уверенность), и Ease (Простота). Для каждого критерия присваивается балл от 1 до 10, где 1 означает минимальное значение, а 10 — максимальное. Затем полученные значения умножаются между собой для получения итогового балла, или ICE Score, который и помогает определить приоритет задач.
Impact показывает, насколько сильно изменение может повлиять на проект или продукт. Задачи с высоким влиянием могут значительно улучшить ключевые показатели.
Confidence оценивает уровень уверенности в том, что выполнение задачи даст ожидаемый эффект.
Ease оценивает легкость выполнения задачи. Учитываются такие факторы, как время, необходимое для выполнения, ресурсы, техническую сложность и другие возможные препятствия.
Например, перед разработчиками мобильного приложения стоит задача: улучшить пользовательский опыт, чтобы удержать текущих пользователей и привлечь новых. Команда может либо поработать над оптимизацией приложения, либо приступить к внедрению новых графических элементов для улучшения интерфейса.
Расчет приоритетности задач по методу ICE
Как итог, оптимизация скорости загрузки приложения является более приоритетной задачей, так как она имеет большее влияние на удержание пользователей и общее впечатление о приложении.
Метод многокритериальной оценки
Помогает выбрать из нескольких опций или решений лучшее. Этот метод часто используется в управлении, планировании и других областях, где требуется сравнить и оценить различные варианты с учётом множества факторов. Он помогает систематизировать и оптимизировать процесс принятия решений, когда одновременно нужно рассмотреть множество различных аспектов.
Процесс многокритериальной оценки состоит из следующих шагов:
Определение критериев. Выберите параметры для оценки вариантов и запишите их в список.
Определение веса каждого критерия. Назначьте каждому критерию вес от 0 до 1, например, 0.3, 0.2 и 0.5. Убедившись, что сумма всех весов равна единице.
Оценка вариантов. Оцените каждый вариант по всем критериям, используя выбранную шкалу оценок, например, от 1 до 5 или от 1 до 10.
Расчет итоговых результатов. Умножьте оценки на веса критериев и сложите результаты для каждого варианта.
Допустим, мы хотим выбрать, куда поедем в отпуск с помощью метода многокритериальной оценки. Для нас важнее всего погода, доступность (легко получить визу, ее отсутствие, простота трансфера) и цена.
Расстановка приоритетов по методу многокритериальной оценки
How to
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 