• How to

Как организовать онлайн-конференцию с минимальным бюджетом

Первый шаг — определение цели мероприятия

Цели могут быть разными: от продажи онлайн-курсов и увеличения числа клиентов до улучшения имиджа компании и создания сети профессиональных контактов. Например, можно поставить цель продать онлайн-курс на 3 миллиона рублей или привлечь 100 новых членов в клуб дизайнеров.

Мы рекомендуем цель преобразоваывать в гипотезу, и приступать к тестированию. Например, мы выработали гипотезу:

Использование диаграммы Ганта для планирования

Мы используем диаграмму Ганта для визуализации и планирования всех этапов подготовки конференции. Это горизонтальная шкала времени, на которой отмечены задачи и их продолжительность. Ее можно создать в Excel, Google Spreadsheets или других удобный онлайн-платформах.

Преимущества диаграммы Ганта:

• Видение общей картины проекта;

• Управление временными рамками;

• Координация работы команды;

• Назначение и отслеживание выполнения задач.

Диаграмма Ганта помогает эффективно управлять всеми аспектами конференции, начиная от постановки цели и заканчивая разработкой программы мероприятий.

Программа конференции: разработка и форматы мероприятий

Разработка программы конференции требует учета интересов и потребностей аудитории. Начните с исследования целевой аудитории и определения тем, которые будут наиболее актуальны и интересны. Важно составить детальный план выступлений, мастер-классов и дискуссий, чтобы удержать внимание участников и предоставить им максимальную ценность.

А какие этапы разработки программы конференции?

• Определение целей и задач: четко сформулируйте, чего хотите достичь;

• Подбор спикеров;

• Подбор форматов мероприятий: лекции, панельные дискуссии, воркшопы;

• Разработка расписания и содержания: спланируйте время и темы выступлений;

• Подготовка рекламного контента и дизайна: создайте привлекательные материалы для продвижения.

Использование диаграммы Ганта на этом этапе позволяет четко определить сроки подготовки каждой части программы, координировать действия команды и своевременно решать возникающие задачи. Это обеспечивает последовательность и организованность всего процесса.

В результате тщательной подготовки и использования инструментов планирования, таких как диаграмма Ганта, ваша онлайн-конференция станет эффективным и успешным мероприятием, способствующим достижению поставленных целей.

Технические аспекты: выбираем платформу

Для организации конференции важен выбор подходящей платформы. Мы в Geometrium School используем Pruffme из-за ее простого интерфейса, большого выбора инструментов (опросы, тесты, разделение экрана), стабильного соединения и легкости интеграции с другими платформами. Также подойдут Google Meet, Zoom, Skype и Bizon 365.

Рассмотрим преимущества каждой из них:

• Pruffme: понятный интерфейс, широкий функционал для интерактивного взаимодействия, высокая стабильность;

• Google Meet: интеграция с Google Workspace, доступность, простота использования;

• Zoom: масштабируемость, высокая надежность, возможность записи конференций;

• Skype: простота и доступность, особенно для небольших мероприятий;

• Bizon 365: возможность проведения крупных мероприятий, высокая надежность и функциональность, интеграция с CRM и аналитическими системами.

Продвижение и привлечение участников: минимальные затраты

Эффективное продвижение мероприятия — залог его успеха. Так как можно продвигать онлайн-конференцию с минимальными затратами?

• Используйте социальные сети. Создайте мероприятие там, где есть ваша целевая аудитория.

• Партнерские программы. Привлеките инфопартнеров, которые помогут распространить информацию о конференции. В обмен предложите упоминание их бренда на вашем сайте или во время мероприятия.

• Электронные рассылки. Используйте email-маркетинг для оповещения базы клиентов. Важно создать цепочку писем, которая будет подогревать интерес аудитории к мероприятию.

• Контент-маркетинг. Публикуйте статьи, интервью с будущими спикерами и тематические посты в блоге. Создайте интригующий контент, который будет интересен вашей целевой аудитории.

• A/B тестирование. Проводите тестирование различных маркетинговых стратегий, чтобы определить, какие из них наиболее эффективны.

Привлечение спонсоров и партнеров

Партнеры — способствуют увеличению лояльности участников конфы, расширение целевой аудитории. Важно понимать, что партнерство должно быть взаимовыгодным.

Определите, что вы можете предложить

Подумайте, какие выгоды могут получить партнеры от участия в вашем мероприятии. Это могут быть упоминания в промо-материалах, размещение логотипов на сайте и в рассылках, возможность выступить на конференции и другие бонусы.

Составьте список потенциальных партнеров

Определите компании и организации, которые могут быть заинтересованы в партнерстве. Это могут быть компании из смежных отраслей, медиа, образовательные учреждения.

Свяжитесь с потенциальными партнерами

Отправьте предложения о партнерстве, описав все выгоды и условия. Убедитесь, что ваши предложения выглядят привлекательно и профессионально.

Заключите договоренности

Обсудите условия сотрудничества и заключите договоренности с партнерами. Это поможет избежать недоразумений и обеспечит успешное сотрудничество.

Настройка команды: эффективное распределение задач

Для проведения качественной конференции необходима слаженная команда. Минимальный состав — это:

• Копирайтер: создание материалов для сайта, рекламы и рассылок;

• Дизайнер: визуальное оформление программы;

• PR-специалист: разработка стратегии продвижения;

• Технический специалист: обеспечение бесперебойной работы платформы;

• Ведущий: модерирование мероприятия и взаимодействие с участниками.

Определите роли внутри команды и минимизируйте обращения к внешним подрядчикам. Это поможет существенно сократить расходы.

• Назначьте ответственных за различные аспекты подготовки и проведения конференции;

• Определите, кто из сотрудников может взять на себя дополнительные обязанности. Например, кто будет заниматься технической поддержкой, кто — созданием рекламных материалов, а кто — модерированием мероприятия;

• Минимизируйте обращение к внешним подрядчикам. Это поможет снизить затраты. Если у вас есть сотрудники, которые могут выполнить необходимую работу, используйте их навыки и ресурсы;

• Используйте фрилансеров при необходимости. Если у вас нет возможности выполнить всю работу силами своей команды, наймите фрилансеров на проектной основе. Это поможет сократить расходы по сравнению с наймом постоянных сотрудников.

Важно

Онлайн-конференция — это возможность обмена знаниями и эффективный инструмент для увеличения продаж и привлечения новых клиентов. Правильная организация позволяет существенно сократить расходы и даже с минимальным бюджетом провести мероприятие, которое окупится многократно за счет увеличения продаж и привлечения новых клиентов.

Организация онлайн-конференции при минимальном бюджете — реальная задача. Да, она требует тщательного планирования, эффективного использования доступных ресурсов и креативного подхода к продвижению. Но это осуществимо.

В Geometrium School мы регулярно проводим такие мероприятия, привлекая экспертов и партнеров. Это помогает нам достигать поставленных целей и развивать бизнес.

Основные преимущества онлайн-конференций:

• Возможность привлечь участников из разных городов и стран;

• Снижение затрат на аренду помещений, питание и проживание гостей;

• Возможность привлечь новых клиентов и повысить лояльность существующих.

Дополнительные советы по организации онлайн-конференции

Планирование бюджета:

• Составьте детальный план расходов, включающий все аспекты мероприятия: техническую поддержку, маркетинг, дизайн, гонорары спикерам. 

• Постоянно отслеживайте расходы и корректируйте план по мере необходимости.

Работа с обратной связью:

• Собирайте отзывы участников и спикеров после конференции. 

• Анализируйте обратную связь для улучшения будущих мероприятий.

Техническая поддержка:

• Обеспечьте круглосуточную техническую поддержку до и во время мероприятия.

• Проведите несколько тестов платформы и оборудования, чтобы убедиться в их работоспособности.

Интерактивные элементы:

• Включайте интерактивные элементы, такие как опросы, тесты, чаты, чтобы повысить вовлеченность участников. 

• Используйте геймификацию — так интереснее.

Заключительные мероприятия:

• Проведите заключительное мероприятие. Например, Q&A сессия, чтобы ответить на вопросы участников. 

• Предоставьте доступ к записям конференции для тех, кто не смог присутствовать на всех сессиях.

Geometrium School
еще 13 публикаций

Лучшее в блогах

07.10.2024

Команда ADPASS запустила интерактивный раздел про рекламу и маркетинг для студентов

13 часов назад

Продвижение брендов игровой индустрии

16 часов назад

RCS vs SMS: Почему новый формат сообщений важен для маркетологов

17 часов назад

Red Apple на НРФ’8: есть ли жизнь в диджитал?

Вам понравится

МИКС Россия

11.10.2024

МИКС кейсов: фокус на социальной повестке

Соцсети Маркетинг

Некоммерческие организации начинают активнее использовать digital-инструменты. Фонды обращаются к агентствам за разработкой полноценной стратегии, стремятся к автоматизации бизнес-процессов и выражают интерес к интеграции AI.

Marketing 360

01.10.2024

Кейс: как мы привлекли более 2000 подписчиков в чат-бота для визового агентства в Беларуси через таргетированную рекламу TikTok

Соцсети Маркетинг

Prtut.ru

01.10.2024

Купить реакции Телеграм через 17 маркетинговых платформ

Маркетинг Контент

Если купить реакции Телеграм на посты, то это может значительно улучшить взаимодействие с аудиторией. В этой статье подробно расскажем, как собрать реакции в Телеграм на контент и как их правильно использовать на канале и группе.

НРФ Регионы

20.09.2024

«Среди перспектив СМБ — активное проникновение в маркетинговые инструменты цифровых решений»

НРФ Регионы Маркетинг Журнал НРФ Регионы

NMi Group — о маркетинговой активности СМБ в регионах. Сегодня драйвером роста регионального рекламного рынка является малый и средний бизнес, самыми активными рекламодателями которого выступают представители FMCG. Развитию рынка способствовал уход зарубежных брендов, после которого увеличилась лояльность потребителей к местным товарам. Наиболее эффективным каналом продвижения предприниматели считают интернет-рекламу. По мнению агентств, актуальные стратегии для продвижения СМБ — это омниканальность, учитывание локальных потребностей и особенностей. В перспективе — активное проникновение в рекламные инструменты цифровых решений. Подробнее о маркетинговой активности СМБ в регионах — читайте в колонке первого российского рекламного холдинга NMi Group.