Искусство привлечения партнеров: стратегии для организаторов событий
За 5 лет работы с организаторами Nethouse.События мы наблюдаем разные задачи, которые им приходится решать.
Одна
из таких — это поиск партнеров. Каждое мероприятие сталкивается с конкуренцией за внимание аудитории и финансовую поддержку, поэтому
искусство привлечения новых компаний имеет ключевую роль в успехе
любого из них. Работа с партнерами не просто помогает покрыть расходы
на реализацию события, но и создает для всех участников дополнительную
ценность. Мы решили поделиться своим опытом и собрали полезные советы в этой статье, которые позволят быстрее и качественнее справляться с подобными вопросами.
Классификация партнеров мероприятия
Каждый
вносит свой вклад в успех мероприятия, поэтому эффективное
взаимодействие и координация между разными партнерами является ключом к созданию успешного и запоминающегося события.
Спонсоры
Компании, которые финансово поддерживают мероприятия в обмен на рекламу своего бренда или продукта. Спонсорство может варьироваться от мелких вкладов до крупных инвестиций, покрывающих значительную часть бюджета события.
Информационные партнеры
Медиаорганизации, которые занимаются продвижением события через свои каналы. Это могут быть печатные издания, онлайн-ресурсы, телевизионные и радиостанции, которые предоставляют рекламные и информационные услуги.
Технические партнеры
Компании, которые обеспечивают событие необходимым оборудованием и техническими услугами, от звукоусилительной аппаратуры и освещения до сценических конструкций и видеозаписи мероприятия.
Контент-партнеры
Эксперты, спикеры, тренеры и другие профессионалы, которые предоставляют контент для события — проводят мастер-классы, выступления, лекции и воркшопы.
Кейтеринговые партнеры
Компании, обеспечивающие питание для участников и гостей события. От выбора кейтеринга зависит качество и разнообразие предлагаемой еды и напитков.
Транспортные партнеры
Партнеры, обеспечивающие логистику участников и гостей события. Это могут быть компании такси, автобусных перевозок или даже авиакомпании, предлагающие специальные условия для посетителей мероприятия.
Партнеры места проведения
Они являются одними из ключевых на любом событии, так как предоставляют пространство для проведения мероприятия, например, это может быть выставочный центр, конференц-зал, открытая площадка и т.д.
Волонтерские организации
Группы волонтеров, помогающие с организационными и логистическими задачами во время события. Они могут заниматься регистрацией участников, предоставлением информации и помощью в навигации по месту проведения.
Как найти партнеров?
Стратегия поиска партнеров требует комплексного подхода и включения в работу различных каналов коммуникации. Организаторам событий следует рассмотреть такие методы:
Сетевые мероприятия, такие, как конференции, семинары и деловые завтраки, являются идеальными площадками для знакомства. Это возможность встретиться лично, обменяться контактами и первично обсудить перспективы сотрудничества.
Деловые ассоциации. Членство в отраслевых ассоциациях и бизнес-группах позволяет найти партнеров, разделяющих ваши профессиональные интересы. Предоставляемые средства и возможности, например, базы данных, могут значительно облегчить процесс поиска.
Социальные сети предлагают инструменты для поиска компаний и профессионалов. Здесь можно не только найти потенциальных партнеров, но и предварительно оценить их бизнес-активность и подход к сотрудничеству.
Как создать уникальное предложение?
Для создания эффективного и уникального предложения организаторам событий необходимо придерживаться следующей последовательности шагов:
Шаг 1: Определение целей события и партнерства:
Изучите свои основные цели: чего вы хотите достичь с помощью события?
Определите, как партнерство может помочь в достижении этих целей: нужны ли вам ресурсы, продвижение или доступ к определенной аудитории?
Шаг 2: Анализ потребностей и интересов потенциальных партнеров:
Соберите информацию о потенциальных партнерах: что важно для них? Какие у них цели?
Выявите точки соприкосновения: где ваши цели совпадают с целями партнеров?
Шаг 3: Формулирование предложения:
Составьте список преимуществ для партнера: как участие в вашем событии может принести им пользу? Предложите конкретные выгоды, например, доступ к новым аудиториям или повышение брендовой известности.
Разработайте индивидуализированные пакеты: создайте несколько вариантов предложений с разными уровнями вовлеченности и выгод.
Шаг 4: Создание коммерческого предложения:
Четко и кратко изложите суть предложения: включите описание события, вашу цель, предлагаемые партнерские пакеты и преимущества для партнера.
Оформите презентацию или документ: используйте профессиональный дизайн и ясную структуру для лучшего восприятия информации.Хорошим примером такого вида предложений для нас является пакет конференции организаторов Ивентологии «Белая конфа».
Шаг 5: Переговоры и адаптация предложения:
Подготовьтесь к переговорам: будьте готовы обсуждать детали предложения, а также вносить в него изменения в соответствии с пожеланиями партнера.
Покажите гибкость: демонстрируйте готовность адаптировать ваше предложение для удовлетворения конкретных потребностей партнера.
Шаг 6: Заключение соглашения:
Сформулируйте соглашение или контракт: включите все договоренности, обязательства сторон, сроки и условия сотрудничества.
Обеспечьте четкое описание процедур отчетности и коммуникации для поддержания прозрачности на протяжении всего сотрудничества.
Шаг 7: Мониторинг и обратная связь:
Отслеживайте выполнение соглашения и успех сотрудничества: собирайте данные и анализируйте результаты.
Своевременно предоставляйте обратную связь: поделитесь результатами с партнером и обсудите возможные улучшения для будущих сотрудничеств.
В заключение стоит подчеркнуть, что успешное сотрудничество с партнерами — это не просто поиск внешней поддержки для мероприятия, но и культивирование долгосрочных отношений, в которых каждая сторона чувствует свою значимость и привносит вклад в общий успех. Важно не только четко формулировать свои ожидания и предлагаемые выгоды, но и тщательно изучать потребности и стремления единомышленников, создавая условия для синергии и взаимного роста.
Маркетинговые исследования
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 