• How to

Удаленка в ивентах: как делать 130 проектов в год по всей стране из Екатеринбурга?

1. Удаленка — не про диван, а про доверие и контроль

Когда агентство еще не вышло на федеральный рынок, мы уже стали обрастать партнерскими связями по всей стране, потому что знали — Брайт точно вырастет за рамки региона, ведь здоровые амбиции неплохо стимулировали еще начинающую команду.

С 2013 по 2019 год агентство наращивало собственные технологии дистанционной работы с подрядчиками в других регионах. Поэтому, когда все вынужденно и дружно ушли на удаленку, для нас мало что изменилось. Мы уже наработали базу партнеров и поняли, как выстроить управление и коммуникацию.

Как контролировать качество на расстоянии:

• Жесткий дедлайн и ТЗ. У подрядчика есть сутки на ответ по сотрудничеству, еще более жесткие сроки, чтобы решить проблему, которая возникла прямо перед ивентом, и ZERO шанс провалить дедлайн

• Чек-пойнты раз в 3 — 4 дня. Созвоны короткие, по делу, в стиле питча: статус задачи, сложности, предложения

• Единая дорожка задач. Экселька на 300 строк выглядит пугающе, но в ней видно, кто тормозит поставку техники в Заполярье (да-да, было и такое). Почему все еще экселька? Это самый понятный и привычный инструмент для любого подрядчика — от ведущего до водителя. Ему не нужно обучать с нуля и терять время на адаптацию.

2. Локальные эксперты — проводники в культуру региона

Можно привезти столичные активности в Хабаровск и удивляться — почему гостям не заходит активность. А можно поработать с местным креатором, который много лет работает с культурным кодом местных жителей и их интересами. Мы выбираем второе.

Из практики. Для крупной нефтяной компании мы делали корпоратив в Нефтеюганске. Центральная идея — вдохновляющая энергия региона. Сначала предложили провести гала-вечер с шоу-программой. Но местный креатор на этапе брифинга сказал: «Вы понимаете, что для них костюм и банкет — не про отдых? Они работают вахтами по 30 дней. Им нужен воздух, живой драйв, и чтобы не было официантов в белом.»

3. 130 ивентов в год — это отлаженная система, а не лошадь-герой

У нас нет секретной таблички, где законсервированы все подрядчики раз и навсегда. База живет по принципу: «косякнул — вылетел».

• Ротация — до 15 % в год. Берем новичков на несрочные и не масштабные задачи. Выполнил задачу без факапа — работаем дальше. Если подрядчик подвел — берем на карандаш или сразу блокируем.

• Фидбэк после проекта. Форму обратной связи заполняем мы, клиент и сам подрядчик. В обратной связи важно отметить как общее впечатление от сотрудничества, так и частные моменты — что получилось, а что нужно доработать.

Случай из жизни. Подрядчик сорвал ночной демонтаж сцены: техники решили «отметить». В 06:00 объект стоял как памятник. Штраф по договору — и навсегда минус из базы.

4. Аутсорсинг ≠ экономия

Самая дорогая строка сметы — «дешевый подрядчик».

Потому что:

• Поставил экран вверх тормашками — заплати за экстренную бригаду.

• Опоздал со сценой — заплати за перенос генеральной репетиции.

• Сломал реквизит — купи новый за три часа.

Мы сразу работаем с профи и честно проговариваем цену ошибки.

5. Главный миф: удаленно можно сделать что угодно

Стратегию, креатив, медиаплан — да, можно. Но шатер на 500 человек в Zoom не развернешь.

• Стратеги — онлайн, монтажники — офлайн. Пока мы обсуждаем с клиентом тайминг в Екатеринбурге, бригада в Новосибирске меряет нивелиром грунт.

• Руководитель площадки всегда на земле. Без оваций, но с каской и рацией. В Калининград, за Полярный круг или в соседний Нижний Тагил — проектная команда всегда на месте.

История. Вся концепция фестиваля уже готова: стратегия утверждена, визуал одобрен, партнеры согласованы — все онлайн. Но когда перед запуском выясняется, что сцена не влезает между деревьями, а подъезд для грузовика перекрыт местными дачниками — Zoom не помогает.

Тут нужен не куратор в чате, а руководитель на площадке — с чертежами, рулеткой и умением договориться. Потому что хороший интернет еще не означает готовность поля к 10 тоннам оборудования.

Вместо заключения

18 лет в ивентах научили нас простому: гибридные процессы работают, если ими кто-то управляет.

Удаленка — это дисциплина. Локальные подрядчики — это инсайт. База партнеров — это капитал. Профессионал стоит дорого, но любитель — дороже. И да, некоторые вещи делают только руками на месте.

Берите тезисы, адаптируйте под свои задачи и не бойтесь расширять карту проектов за пределы офиса — мы уже проверили, это возможно.

Хотите попробовать, как это работает?

Мы открыт к сотрудничеству. Пишите, покажем, что умеем, а вы расскажете, какой у вас запрос.

Собрали наши кейсы на сайт.

Мы в соцсетях. Делимся классными проектами и историями из жизни ивентщиков.

Нравится: BRIGHT event agency

BRIGHT event agency
еще 2 публикации

Лучшее в блогах

27.11.2025

Новости НРФ’9: официальный журнал доступен в цифровом формате

23 часа назад

Итоги конференции Group4Media «Этот год — следующий год. Искусство эффективности»

Вчера

Кейс UM, Points Lab, АДВ+Эндемика и «Самолет»: как с математической точностью измерить эффективность маркетинга в недвижимости

Вчера

«Сбер, где всё возможно»: банк создал музыкальный HR-манифест

Вам понравится

Джобстер, сервис для поиска работы и сотрудников

26.11.2025

Тестовое задание для community менеджера: как директор по продажам выбирает сильного специалиста

Коммуникации Образование

Важно оценивать не только текст и идеи, но и мышление, логику, зрелость специалиста и его способность развивать сообщество, а не просто «постить» контент.

HINT

16.11.2025

Цифровой PR и Digital 2026: ключевые тренды и рекомендации по использованию

Коммуникации Маркетинг

Коммуникационный рынок России стремительно меняется: уход западных платформ, рост отечественных решений, новые правила и быстрый приход ИИ. В 2026 году успешные маркетологи, пиарщики и бренды будут строить стратегии вокруг данных, технологий и потребностей пользователей.

ГПМ Радио

15.11.2025

ГПМ Радио: меньше шума — больше дела!

Мероприятия Радио

На НРФ’9 обсудили, как радио обеспечивает максимальную результативность рекламных кампаний в условиях изменяющегося поведения потребителей.

РАМУ

11.11.2025

73% российского бизнеса проводят рекламные кампаний с помощью агентств

Коммуникации Маркетинг

Согласно исследованию Аналитического Центра Российской Индустрии Рекламы (АЦ РИР), средний и крупный бизнес в основном полагается на внешних экспертов при проведении рекламных кампаний. Большинство компаний — 73% — привлекают для этого специализированные агентства, 62% опрошенных используют собственные команды, а около трети (32%) обращаются к фрилансерам и консультантам.