• Кейсы

Разработка личного кабинета RFMODELS: внутренний веб-сервис для управления подбором 200+ моделей

Что мы сделали

Чтобы было понятно по масштабу, а не на словах: в базе уже 200+ моделей, и менеджеры собирают примерно 500 подборок в месяц. Это рабочее место сотрудников агентства, где есть 3 критичных процесса: модели → подборки → клиенты, а в системе над единой базой ежедневно работает до 10 менеджеров. И мы с нуля собрали личный кабинет, заточенный специально под процессы бизнеса.

Таск: сделать свой аналог Mediaslide на стороне клиента. Управляемый, кастомизируемый, разработанный под реальные процессы агентства и связанный с внешним сайтом так, чтобы изменения по моделям и портфолио оперативно отражались на сайте.

Солюшен: погружение в процессы менеджеров и правила букинга / ресерч конкурентов и валидация гипотезы на этапе прототипов (CJM и User Flow) / проектирование пользовательских сценариев / проектирование структуры и UX админ-панели / UX/UI дизайн веб-сервиса и адаптив / реализация ядра: подборки, модели, медиа, композитки, клиенты, настройки для суперадмина / механика контроля контента сайта.

Фичи:

• медиа грузятся один раз в карточку модели, дальше подборки собираются из базы (без повторной загрузки каждый раз);

• Packages со статусами Sent / Opened / Clicked / Draft и статистикой выбора Selected / Rejected / Viewed;

• гибкое управление портфолио: мультизагрузка, drag&drop порядок, Default/Website фото;

• композитки в PDF A4 как продуктовая фича;

• дашборд со статистикой по периодам и ролям (у суперадмина — глобально, у менеджера — по своим действиям).

Главный результат разработки для RFMODELS не в том, что появилась еще одна платформа с файлами. Выгода в том, что команда ушла от ограничений Mediaslide: примитивной фильтрации, бедной подачи подборок и ручного ведения статусов, и начала тратить время на то, что приносит выручку: качественную подборку и скорость ответа клиенту.

Любую рутину можно и нужно автоматизировать. Если у вас все материалы в папках, чатах и «перешли все фото еще раз», проблема обычно не в сотрудниках. Проблема в том, что инструменты не поддерживают процесс. Здесь мы как раз собрали систему, которая основана на процессе работы в компании.  

говорит Head of PM

ПОГРУЖЕНИЕ В ОПЕРАЦИОНКУ: С ЧЕГО НАЧАЛИ, ЧТО УВИДЕЛИ

RFMODELS — крупный игрок рынка, у которого ошибка в управлении портфолио стоит дорого: не только времени менеджера, но и качества выбора клиента. До проекта агентство работало через Mediaslide (который по ощущениям застрял где-то в 00-х), как единую базу моделей для букинга и отправки портфолио, но сервис уперся в 3 ограничения:

• нельзя кастомизировать под процессы агентства;

• стоимость перестала оправдываться на масштабе;

• появились ограничения доступа/оплаты (зарубежный сервис, VPN/санкционные риски).

Чтобы сделать не просто админку, а рабочий инструмент под реальные задачи RFMODELS, мы начали с базы: как менеджеры живут, где они теряют время и почему даже хороший внешний сервис не закрывает операционку для B2B.

Что взяли за основу:

• Вводные от команды и заказчика: кто с кем взаимодействует, как собираются подборки, где ломается процесс, что критично по медиа и скорости.

• Аналитику рынка и визуальные референсы: собрали шортлист из 35+ сайтов агентств и паттернов (от структуры карточек до поведения галерей и видео на мобилках).

• Тестирование логики еще на прототипах с менеджерами. Для этого были разработаны, как и для внешнего многостраничного сайта, high-fidelity интерактивные прототипы. Наглядно всегда проще обсуждать и понимать друг друга, особенно, когда речь идет о многоуровневом сервисе.

У сервиса два слоя аудитории:

• Внутренняя команда RFMODELS. Букеры и менеджеры, которые делают подборки, ведут карточки моделей, общаются с клиентами. Плюс медиа-отдел, который живет в контенте и хочет, чтобы ничего не лагало.

• Внешние клиенты агентства. Фотографы, стилисты, бренды, продакшены. Они не видят админку, но именно для них собираются подборки и от их действий зависят статусы Opened/Clicked и финальный выбор.  

Главный инсайт погружения

В модельном бизнесе контент — не украшение. Это продукт. Поэтому ключевой фокус разработки личного кабинета был не на редких сценариях, а на потоке: база на несколько сотен моделей и в среднем по несколько десятков подборок отправляется клиентам ежедневно.  

3 ОСНОВНЫХ СЦЕНАРИЯ, ВОКРУГ КОТОРЫХ СОБРАЛИ СЕРВИС

На главную, как в дашборде, поместили статистику: количество созданных менеджером подборок, и количество подборок, просмотренных получателями. Пользователь может выбрать период, за который считается статистика. Справа диаграмма, которая показывает конверсию, чтобы менеджеры работали data-driven, а не на ощущениях.

Ниже общая по всем менеджерам информация: количество созданных в системе клиентов и число загруженных в систему моделей, чтобы все менеджеры оставались в одном инфополе. Еще ниже блок с бесконечным скроллом — новости. Здесь отображаются все последние обновления системы:

• Новости по моделям (модель добавлена / удалена / заархивирована / перемещена из архивирована / загружены новые фотографии);

• Новости по подборкам (подборка создана / удалена);

• Системные уведомления.

А для внутренних разделов собрали отдельные User Flow вокруг 3 ежедневных сценариев.

Сценарий 1. Подборка как главный рабочий цикл

Как это устроено в жизни: менеджер собирает подборку, отправляет клиенту, клиент выбирает моделей, дальше начинается личная коммуникация для финализации букинга.

Как это легло в продукт:

• сборка по шагам: Models → Recipients → Message → Agency info;

• предпросмотр, чтобы менеджер видел подборку глазами клиента еще до отправки;

• статусы Draft / Sent / Opened / Clicked и статистика Viewed / Selected / Rejected, чтобы иметь полное понимание картины.

Сценарий 2. Модель и медиа как единый источник правды

Решение в UX логике: фото и видео загружаются один раз в карточку модели, дальше менеджер просто собирает подборки из готовой базы. Это резко снижает рутину и риск ошибок.

Чтобы эта логика работала системно, мы сделали:

• мультизагрузку и организацию портфолио, включая порядок drag and drop;

• флаги Default/Website, чтобы управлять тем, что актуально для сайта и что лучше работает как обложка;

• композитки в PDF A4 как отдельный быстрый сценарий, а не как ручную сборку файла

Сценарий 3. Клиенты и контроль взаимодействий

Клиентская база нужна, чтобы:

• быстро находить компанию и контакты;

• видеть статус «новый клиент» 72 часа, пока контакт максимально горячий.

Мы сознательно упростили структуру после прототипов и еще раз упростили ее на этапе разработки: в ежедневной работе у менеджера нет времени разбираться в длинных подсказках и большом количестве кнопок. Поэтому UX строили вокруг скорости, предсказуемости и понятных состояний элементов.

РАЗДЕЛ ПЕРВЫЙ. ПОДБОРКИ

Подборки в RFMODELS — это не письмо с фотками. Это основной продуктовый поток: менеджер собирает пакет, отправляет, клиент открывает и выбирает. И все это должно быть видно в системе без созвонов и уточнений.

Чтобы выдерживать темп в полтысячи подборок каждый месяц, мы превратили Packages в отдельный раздел личного кабинета с логикой статусов, метрик, отдельными вкладками, ресендом, сохранением черновиков, статистикой и удобной сборкой.

Лента подборок: контроль, поиск, статусность

В списке подборок менеджер видит все, что важно для управления процессом:

• статусы подборок Draft / Sent / Opened / Clicked;

• поиск и фильтры по названию, компании, модели, создателю и времени;

• отдельный список черновиков Drafts, чтобы не терять незавершенные подборки;

• понятный приоритет статуса при нескольких получателях: общий статус всегда считается по самому позитивному действию.

Это мелочь, но она убирает все вопросы. Менеджер сразу видит, где тишина, а где клиент уже вовлечен.

Создание подборки: пошаговый flow и предпросмотр

Мы сделали сборку подборки предсказуемой и быстрой всего в 4 шага, которые можно заполнять в любом удобном порядке или пропустить ненужные в данный момент: выбор моделей из базы, выбор получателей, текст и детали отправки, предпросмотр, чтобы менеджер видел итог глазами клиента.

Плюс важная для темпа вещь: порядок моделей можно менять, в том числе через drag and drop. Это значительно ускоряет работу, так как менеджерам в этой нише всегда проще работать с наглядным представлением информации, чем с жестким последовательным заполнением полей, где страшно ошибиться, чтобы не начинать все с начала.

Внутри подборки: статистика и действия

Внутри каждой подборки менеджер получает управляемость:

• статистика по моделям и действиям клиента: Viewed / Selected / Rejected;

• вкладка с получателями и возможностью отправить повторно с доработками;

• вкладки Models, Agency info, Message, чтобы вся история была в одном месте.

Именно эта часть делает процесс контролируемым.

РАЗДЕЛ ВТОРОЙ. КАРТОЧКИ МОДЕЛЕЙ

Если Packages — это поток, то Models — это база данных. Тут есть все параметры, портфолио и то, что в конечном счете покупает клиент. В RFMODELS база уже на 200+ моделей, и в такой системе нельзя позволить себе дубли, разные версии одних и тех же фото.

Каталог моделей: скорость и порядок

Список моделей построен так, чтобы менеджер за секунды находил нужного человека:

• активные и архивные модели, архивирование и восстановление;

• фильтрация по параметрам и категориям (начиная от пола, роста и возраста, заканчивая локацией, цветом глаз, волос и всеми возможными мерками);

• алфавитная навигация и быстрый поиск.

Внутри портфолио мы предусмотрели:

• мультизагрузку и управление порядком;

• флаги Default pic и Website pic, чтобы контролировать обложки и то, что уходит на внешний сайт;

• работу с видео, чтобы карточка оставалась удобной и управляемой.

Композитки: PDF A4 из базы, а не ручная верстка

Композитка — это обязательный артефакт в индустрии (лучшие фотографии, параметры и контакты модели на профессиональной визитной карточке), но часто ее собирают каждый раз заново или в неудобных инструментах по частям.

Мы встроили генерацию композитной карточки как быстрый сценарий прямо в личном кабинете: менеджер выбирает фото, данные подтягиваются из базы, на выходе получается готовыйA4 PDFпод печать или отправку буквально за минуту (нужно лишь выбрать 5 фото для отображения).

Меньше ошибок и потерь контента, быстрее сборка подборок, стабильнее качество презентации моделей клиенту. Это и есть смысл кастомной разработки под бизнес: не просто повторить Mediaslide, а выстроить систему под свои процессы, свою нагрузку и свой темп.  

РАЗДЕЛ ТРЕТИЙ. ПОРЯДОК В КОНТАКТАХ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

Подборки и модели не работают в вакууме. Нужна клиентская база, чтобы менеджер не искал контакты по перепискам, а суперадмин мог держать систему в руках: кто работает, кому что доступно, куда уходят заявки с сайта.

Клиенты: быстро найти, быстро добавить, не терять горячих

Модуль Clients сделали прагматичным, отображаем только то, что реально нужно под подборки и коммуникации:

• поиск по компании и контактам, включая телефон и email;

• карточка клиента с несколькими контактами;

• сортировки и понятная структура;

• метка «новый клиент» на 72 часа, пока лид максимально горячий и важно не потерять момент.

Для операционки это критично: менеджер не тратит время на поиск, а процесс «подборка → клиент → выбор» держится в одном месте.

Суперадмин: доступы, порядок и настройки, которые не должны зависеть от разработчика

В продукте есть роль суперадмина, потому что система должна быть управляемой внутри агентства:

• создание админов, включение и отключение доступов (самостоятельно зарегистрироваться в системе в качестве менеджера не получится);

• управление настройками панели;

• настройки обработки заявок с сайта, включая распределение разных типов заявок на разные email.

ПРОДУКТОВЫЙ ДИЗАЙН В СТИЛЕ БРЕНДА: 106 ЭКРАНОВ ПО 5 БРЕЙК-ПОИНТОВ

Админ панели часто делают по остаточному принципу. Мы сделали наоборот: интерфейс должен поддерживать ежедневную работу, быть легким, предсказуемым и современным. Особенно когда внутри много медиа и менеджер проводит в системе часы. Поэтому UX/UI дизайн веб-сервиса строили вокруг скорости.

Две версии структуры и цветовые итерации

Мы прошли один большой пересбор структуры после прототипов и еще чуть упростили интерфейс на этапе разработки. Причина простая: менеджеру нельзя заставлять думать над интерфейсом, когда он собирает десятки подборок каждую неделю.

Для каждой страницы личного кабинета мы отдельно прорисовали адаптивные экраны. Причем не только для десктопа и телефона, как это часто делают. Создали по 5 версий макетов для каждой страницы: ширины на 360, 576, 992, 1250 и 1920 пикселей, чтобы учесть все брейкпоинты и менеджеры могли удобно работать с системой на любом устройстве.

Поскольку личный кабинет рассчитан на внутреннее ежедневное использование сотрудниками компании, приоритет в дизайне мы отдавали функциональности, чистоте и читабельности. В первую очередь протестировали концепции в более нейтральных и спокойных цветах: синий, зеленый — они когнитивно не перегружают + на уровне психологии воздействуют более позитивно и мягко, чем оттенки красного.

Но в конечном итоге по просьбе заказчика пересобрали дизайн таким образом, чтобы он больше соответствовал стилистике сайта и ощущался частью одного бренда. Пришли к выводу, что бордовый цвет будем использовать только для акцентов, так как на кнопках он смотрится как сигнал об ошибке или безвозвратном действии. Остановили внимание на черном и бежевом — получился стильный и юзабельный контраст.

ИНЖЕНЕРИЯ ПОД НАГРУЗКУ: ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАГРУЗКИ

В RFMODELS разработка личного кабинета и админ-панели упирается не в формы и таблицы. Упирается в медиа. Много фото, видео, частые операции. Поэтому мы проектировали и собирали сервис как продукт, где производительность и удобство — это часть бизнес-логики.

Оптимизация фото и контроль веса. Основной упор делали на огромный объем памяти для медиафайлов, соответственно оставались минимальные расходы на остальные ресурсы сервера. Нашим разработчикам пришлось потратить немало времени на профилирование логики и оптимизации запросов к базе данных. Не менее важной была и скорость загрузки всех этих изображений и видео. Под это мы подготовили отдельную механику оптимизации и сделали кастомный скрипт сжатия фотографий, чтобы уменьшить вес изображений в среднем на 20%.

Важно: мы не раскрываем детали безопасности и инфраструктуры, но логика подхода прозрачная. Мы уменьшали вес там, где это не бьет по качеству портфолио, и оставляли максимальную детализацию там, где это критично для индустрии.

Сервис не должен жить отдельно от маркетинга: если модель архивирована, обновлена или изменен состав портфолио, изменения должны отражаться на сайте без ручного обновления. Поэтому в процессе разработки сразу заложили связку панели с внешним сайтом и контент-контроль из админки.

Авторизация и безопасность стандартная: вход по email и паролю, с поддержкой двухфакторной аутентификации, восстановление пароля через email. А для усиления безопасности добавили подтверждение входа при авторизации с нового устройства через отправку кода на почту.

Ключевая статистика (конверсия по откликам и динамика количества клиентов и моделей) на дашборде рассчитывается по отдельным формулам. А количество подборок по периодам и их просмотры отображаются для каждой роли индивидуально. Суперадмин же видит статистику по всем менеджерам.

Суперадмину доступно создание и управление администраторами (активация/деактивация), управление почтовыми настройками для входящих заявок и глобальная статистика по всем администраторам агентства.

Если вам сейчас нужно понять, имеет ли смысл уходить с SaaS на собственный продукт, мы обычно начинаем с короткого аудита процессов и сценариев. Он быстро показывает, где вы теряете время и почему автоматизация реально окупается.

В ИТОГЕ RFMODELS ПОЛУЧИЛ НЕ ПРОСТО АДМИН-ПАНЕЛЬ, А ЛИЧНЫЙ И УПРАВЛЯЕМЫЙ ВЕБ-СЕРВИС, КОТОРЫЙ ОБРАБАТЫВАЕТ 200+ МОДЕЛЕЙ В БАЗЕ И ОКОЛО 500 ПОДБОРОК В МЕСЯЦ, ЧТОБЫ РАБОТА С ПОРТФОЛИО, КЛИЕНТАМИ И СТАТИСТИКОИ БЫЛА БЫСТРОЙ, ПРЕДСКАЗУЕМОЙ И ОТВЕЧАЛА ВСЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ.

Ninen
еще 9 публикаций

Лучшее в блогах

Позавчера

ADPASS меняется: блог-платформа переходит на платную модель с 1 апреля

12.02.2026

ИИ против выгорания: как облегчить жизнь в ивент-индустрии

12.02.2026

РАР выбрала новых академиков

11.02.2026

Маркетинговые сценарии, которые выводят из себя аудиторию (и способы их исправить)

Вам понравится

Арбуз

Вчера

Дизайнер сломался, несите следующего: 4 стадии выгорания в креативной студии

Коммуникации Digital

Выгорание не выбирает по профессии. Оно приходит за менеджерами, разработчиками, копирайтерами — за любым, кто слишком сильно вкладывается в свою работу.

Рег.ру

10.02.2026

Рег.решения начали проверять бизнес-гипотезы для маркетплейсов

Digital Ритейл

Эксперты компании проведут для предпринимателей глубокий анализ выбранной ниши до момента вывода бизнеса на маркетплейсы.

BYYD

30.01.2026

Мировые тренды потребления, которые определят 2026 год

Digital Маркетинг

Рассказываем, какие тенденции ожидаются в поведении потребителей в 2026 году и как это повлияет на бренды.

Ninen

27.01.2026

Очень странные дела: как выглядит разработка без аналитики

Digital

Что делать, чтобы ваша компания не стала одной из тех, кто экономит 200 тысяч на аналитике и потом теряет 10 миллионов на переделке готового продукта?