Как следить за маржинальностью проектов — опыт IT-компании
Рассказываем, как мы пробовали следить за окупаемостью проектов, если их много одновременно, и на чем в итоге остановились. Полезно тем, кто работает с проектами — клиентскими и своими.
Мы IT-компания. Команда Riverstart разрабатывает сложные мобильные и веб-системы для клиентов и собственных нужд. У нас в работе бывает около сотни проектов одновременно, по каждому мы считаем окупаемость:
сколько денег проект приносит компании;
сколько времени сотрудники тратят на задачи по разным проектам;
сколько денег компания тратит на оплату этого времени;
какая себестоимость каждого проекта;
какой доход проект приносит компании с учетом всех расходов.
При этом нас не устраивает общая сводка финансов без подробного попроектного разделения. Так можно заниматься чем-то, что отнимает кучу времени у команды, но приносит скудный доход. Если свой проект оказался невыгодным, то надо его сворачивать, если клиентский — пересматривать счет или список услуг.
Такой подход к расчетам позволяет верно расставить приоритеты
Мы занимаемся более выгодными проектами и пересматриваем те, которые отнимают много времени у команды, но приносят меньше всего прибыли.
Как мы считаем окупаемость проектов
Смотрим, какую часть рабочего дня сотрудник потратил на задачи по проекту. Без фанатизма, с учетом времени на перекур и чаёк между задачами.
Учитываем оплаты от клиентов: фактические и планируемые. Строим графики, чтобы видеть прибыль по проектам и подразделениям в реальном времени.
Считаем, во сколько обошлась компании работа сотрудника на этом проекте. По окладу, фиксу, почасовке или иному формату, плюсуем премии.
Считаем дельту по проекту.
Сравниваем периоды и делаем прогнозы.
Конечно, это все считаем не вручную.
Какие инструменты мы пробовали и на чем остановились
Самый простой, доступный и бесплатный способ — использовать Google Sheets, Google таблицы.
Мы стали вести таблицы: каждый сотрудник в собственном файле указывал проект, задачу по нему и затраченное время, а алгоритм считал сумму по указанной нами формуле. У разных сотрудников они могли различаться в зависимости от ставки и способа поощрения — почасовке, фиксу и так далее. Получалось что-то такое:
Оказалось, так отслеживать время и финансы не очень удобно.
Много ссылок. Менеджеру проекта приходится бегать по ссылкам и собирать инфу о времени из каждого персонального дока сотрудника.
Нет общего документа. Общий док по проекту сделать не получится — будет куча строчек с задачами всего коллектива, каждый будет видеть время и зарплату коллег.
Отдельные проекты сложно посчитать. Неудобно считать данные по отдельным проектам: нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда или настраивать систему фильтров.
Неудобно считать финансы компании в целом. Придется собирать данные по каждому проекту в один файл и считать дельту.
Риск потерять мелкие задачи. Мелкие задачи теряются и не попадают в счет для клиентов, в итоге за отработанное время платит компания, а не клиент.
Длинные таблицы. Люди трудятся, таблицы разрастаются, приходится скроллить вниз до актуального, а это раздражает и отнимает время.
Зависает. Большие файлы с гугл-скриптами висят, формулы расчетов слетают и приходится забивать их заново. Особенно неприятно, учитывая, что у сотрудников могут быть формулы с разными коэффициентами.
Риск потерять все. Вся информация лежит в Google Таблицах, поэтому если компания решит уйти из России или у нее произойдет какой-то сбой и все исчезнет или попадет в открытый доступ, то ничего не решишь своими силами.
После таблиц мы взялись пробовать сервисы.
Какой сервис мы искали
Требования базовые:
Трекер временных затрат сотрудников с возможность указывать время вручную. Мы не следим за экраном, не делаем внезапные скриншоты — ничего такого. Затраченное время нам нужно в контексте разделения по проектам.
Учет денежных приходов и расходов по проектам, подсчет дельты.
Разбивка по проектам и общая сводка.
Лучше отечественный сервис, который не уйдет с рынка в РФ со всей нашей статистикой и оплаченным тарифом.
Многопользовательская система, возможность каждому сотруднику зарегистрироваться и вводить свои часы.
Мы не нашли сервисы, которые бы подходили по всем требованиям и были бы удобными. Решили создать для себя собственный сервис.
Какие данные собрали для разработки сервиса
Мы определили роли. В процессах задействованы:
руководитель;
менеджеры проектов;
сотрудники, которые заняты в проектах.
Мы составили список отчетов, которые нужны руководителю, менеджеру и сотруднику и расписали роли с разной функциональностью.
Мы не стали реализовывать функцию постановки задач и отслеживания статуса, для этого есть свои платформы. Мы делали сервис для отслеживания окупаемости, а не трекинга рабочих процессов.
Алгоритм сбора данных
Добавление проекта и команды. Появляется проект, менеджер добавляет его в сервис и указывает сотрудников, которые в нем заняты. Теперь сотрудники смогут добавлять задачи, которые делают для этого проекта в течение дня.
Учет времени. На своей страничке сотрудник выбирает проект из доступных и указывает выполненную задачу и время. Шаг в 20–30 минут, 8 рабочих часов в день делится на задачи с учетом перерывов и перекуров.
Проверка задач. Менеджер принимает задачи сотрудника или отправляет обратно, если считает, что сотрудник ошибся, или если руководитель не принял задачу.
Подсчет зарплаты. Он зависит от формата вознаграждения: оклад, оклад + выполнение KPI, почасовка, фикс и прочее. В конце месяца благодаря разделению по проектам видно, сколько стоил вклад человека в проект.
Подсчет доходов. Менеджер каждого проекта вводит планируемые суммы проплат клиентов и указывает фактические платежи. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.
Подсчет дельты. Доходы и расходы собираются в одном месте, считается дельта по каждому проекту. Нужна и общая сводка по всем расходам и доходам компании, чтобы директор благоговейно помолчал на внушительные цифры и начал прикидывать прогнозы и планы развития компании.
Этой информации хватает, чтобы создать интересные отчеты для каждого участника.
Отчеты для пользователей
У сотрудника сводка: сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал. Дополнительный аргумент к премии и предостережение от трудоголизма.
У менеджера данные по занятости команды, так он может разгрузить занятого спеца, обсудить приоритеты в распределении времени.
Руководитель все контролирует: смотрит отчет по эффективности сотрудников, расходам и доходам компании, расписанию проплат, планируемым доходам и прочему, сравнивает данные по кварталам, месяцам и другим периодам. Ему остается следить за делами компании и делать прогнозы.
В итоге такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам. Каждому сотруднику не дашь доступ в 1С, куда бы он заносил свое время в течение дня, а такой сервис — это выход.
Готовую систему мы назвали Liana и долго тестировали внутри. Сейчас мы не против помочь внедрить такую систему другим компаниям со схожими потребностями.
Liana зарегистрирована в Федеральном институте промышленной собственности и включена в Реестр российского ПО.
У других компаний есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать нашу, которую мы здесь описали.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 