Просто о сложном
i-Media
5 часов назад
ADPASS рекомендует материал к прочтению
БизКуб
Юридическая значимость электронных документов
В этой статье разберём, что такое юридическая значимость электронных документов, какие требования предъявляет закон к использованию электронных документов, а также узнаем, на что обращать внимание бизнесу, чтобы использовать их максимально эффективно и безопасно.
В современном бизнесе всё больше операций и документов перетекает в цифровой формат. Электронные документы становятся неотъемлемой частью ежедневных процессов — от взаимодействия с налоговой службой до заключения договоров с партнёрами. Но важный вопрос — каким образом обеспечить юридическую силу электронных документов и что именно делает их «юридически значимыми».
Электронные документы и закон
Электронный документ — это юридически значимый файл или набор файлов, содержащий информацию, оформленную в цифровом виде, которая может быть использована для обмена данными, заключения договоров, подачи в государственные органы или в суде, без необходимости использования бумажных носителей. Такой документ обладает законной силой при наличии соответствующей электронной подписи или других средств подтверждения авторства и целостности, что обеспечивает его юридическую значимость и возможность использования в официальных делопроизводственных процессах.
Юридическая сила электронных документов обеспечивается соблюдением определённых требований:
-
Использование электронной подписи.
-
Соответствие требованиям к оформлению и структуре документа.
-
Правильное хранение электронных документов, чтобы исключить их изменение или потерю.
Электронные документы в суде могут быть представлены как доказательства, если речь идет о спорах, связанных с бизнесом и если все вышеперечисленные требования к юридической силе документа соблюдены.
Электронный документооборот может осуществляться не только между предприятиями и организациями, но и между бизнесом и госорганами, например, с ФНС. Для электронного документооборота с ФНС важно, чтобы документы, отправляемые в электронном виде, имели правильный формат, полноту данных и, обязательно, подпись.
Современные сервисы электронного документооборота позволяют:сдавать налоговые декларации онлайн.подписывать документы электронной подписью и верифицировать их.осуществлять контроль и хранение электронных документов в защищённой среде.
Электронная подпись и юридическая сила по видам электронной подписи
Юридическая сила документа варьируется в зависимости от вида электронной подписи.
Электронная подпись — это средство подтверждения авторства и целостности документа. В России существует три вида электронной подписи:
-
Простая электронная подпись (ПЭП) — минимальные требования, например, просто пароль и логин, код.
-
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чуть более защищённая, но не обладающая полной юридической силой. Представлена как отдельный файл с криптографией.
-
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее надёжная. Её используют в большинстве деловых операций, взаимодействии с ФНС и судами. КЭП обладает наивысшей юридической силой в ЭДО.
Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладает той же юридической силой, что и нотариально заверенная бумажная версия.
Для обеспечения юридической силы электронных документов рекомендуется использовать именно КЭП.
Хранение и безопасность электронных документов
Мы уже упоминали ранее, что обеспечение надёжного хранения электронных документов — один из принципов, определяющих юридическую силу документа. Предприятие или организация обязаны хранить документы в течение установленного законом срока (обычно 4-6 лет в зависимости от вида документа).
Чтобы электронные документы имели юридическую силу и могли использоваться в суде или налоговых органах, необходимо соблюдать требования к электронным документам для бизнеса:
-
Использовать электронную подпись.
-
Соблюдать требования к формату: XML, PDF и др.
-
Надёжно хранить электронных документов (в защищённой системе или облаке).
-
Обеспечивать целостность и неизменность.
Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам сделать хранение электронной документации надежнее.
-
Используйте только надежные и защищенные системы хранения, облачные сервисы. Использование непроверенных сайтов и приложений может привести к утечке или потере данных, что в свою очередь может привести к потере лояльности партнеров и клиентов.
-
Ведите учет доступа и изменений. Можно ограничить доступ менее опытным сотрудникам, чтобы избежать потери информации, создавать группы доступа и вести журнал изменений — в современных приложениях данные опции легко настраиваются.
-
Регулярно создавайте резервные копии. Даже опытные сотрудники и руководители могут совершать ошибки. Поэтому особенно важные документы лучше копировать и сохранять до окончания работ с текущей версией документа.
Это поможет защитить бизнес от возможных споров или претензий со стороны налоговых или судебных органов, а также сохранит лояльность покупателей и партнеров.
Юридическая значимость ЭДО — это важный аспект современного бизнеса. Правильное использование электронной подписи, соблюдение требований к оформлению и хранению позволяют бизнесу:
-
Упростить документооборот;
-
Сэкономить время и ресурсы;
-
Гарантировать юридическую силу документов при взаимодействии с налоговой, судами и контрагентами.
Понимание и соблюдение этих принципов поможет вам вести бизнес в цифровую эпоху уверенно и безопасно.
Лучшим помощником в обмене электронными документами для вас станет приложение «Бизкуб.ЭДО». Передавайте и получайте документы от поставщиков, клиентов, создавайте счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД. Контролируйте состояние задолженности с клиентами и поставщиками. Подписывайте и обменивайтесь электронными документами для бизнеса.
Ответы на часто задаваемые вопросы о юридической значимости электронных документов
Какие электронные документы считаются юридически значимыми? Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), а также документы, соответствующие требованиям законодательства по оформлению и хранению.
Чем отличается простая электронная подпись от квалифицированной? Простая подпись — менее защищённая и не обладает юридической силой в спорных ситуациях, тогда как квалифицированная — подтверждает авторство и целостность документа и имеет такую же юридическую силу, как и рукописная подпись.
Можно ли использовать электронные документы вместо бумажных в судебных спорах? Да, при наличии электронной подписи и соблюдении всех требований, такие документы принимаются в суде как доказательства.
Какие требования к хранению электронных документов? Ответ: Надёжное хранение, защита от изменений, ведение архива, соблюдение сроков хранения, соответствие требованиям закона.
Какие системы позволяют обеспечить юридическую силу электронных документов? Облачные сервисы с возможностью получения и использования КЭП, программные комплексы, интегрированные с ФНС и судами. Получить, подписать и отправить документы вы можете в приложении «Бизкуб.ЭДО» Оно обеспечит безопасность и оперативность в работе с документами.
Лучшее в блогах
Вам понравится
webit
30.01.2026
SEO для премиум-бренда: рост небрендового трафика на 65% без внешних ссылок
![]()
Премиальный ритейл часто живет за счет узнаваемости бренда и офлайн-репутации. Но в онлайн-поиске другие правила, там все строится на структуре и содержании страниц. У покупателя нет возможности «потрогать» товар или посоветоваться с консультантом, и он делает выбор исключительно по тому, что видит в поисковой выдаче. Если же сайт лишен структуры, карточки товаров выглядят как безликая галерея, а описание моделей сведено к минимуму, то поисковик просто не понимает, что продвигать. В итоге бренд может быть известен в офлайне, но в онлайне его продукция остается невидимой.
KursFinder
22.01.2026
Darvin Digital
20.01.2026
Один сайт вместо десятков лендингов. Как мы помогли театральному агентству упростить продажи по всему СНГ
![]()
Каким должен быть сайт для гастрольного агентства, если спектакли идут сразу в нескольких странах? И почему в таких случаях важно перестать плодить посадочные? Клиент создавал много отдельных лендингов под показы одного и того же спектакля в разных городах. Управлять, анализировать и масштабироваться стало невозможно. Собрали всё в один умный сайт: он сам показывает нужный город, подставляет даты и помогает продавать билеты быстрее.
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании