9 проверенных техник тайм-менеджмента

От CEO коммуникационного агентства ICU Александра Русина.

Есть 1 важная деталь, которая отличает малоуспешных людей от успешных. Первые тратят время на то, чтобы сэкономить деньги. А вторые тратят деньги на то, чтобы сэкономить время. Почему разница так важна?

Потому что деньги всегда можно заработать. А время — дефицитный продукт.

Для этого существует тайм-менеджмент. Многие считают, что это про управление временем. Про то, как впихнуть все в 24 часа. Но на самом деле — внимание! — это про управление собой.

Хочу поделиться личным набором техник тайм-менеджмента, который прошел проверку временем и показал наибольшую эффективность не только в работе, но и во всех проекциях жизни.

3 кита

Три принципа лежат в основе моей системы тайм-менеджмента:

Теперь подробнее о том, что это дает на практике.

1. Ставим цели

Вспомним сериал «Тед Лассо». Здесь тренер, ничего не понимающий в футболе, ведет к победе европейский клуб. Просто у него есть четкая цель. Так вот, без ясно обозначенной цели вы не будете знать, куда идти.

Если ваша цель — привлечь 5 новых клиентов за месяц, задачи будут иметь одну приоритетность. Если вы планируете больше заниматься личностным ростом, то в приоритет поставите ретрит на Бали.

Четко прописывайте свои цели и желаемый результат.

2. Важные задачи — вперед

Итальянский экономист Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% ее населения. А потом и другие последовательности:

80% богатств принадлежат 20% людей мира;
80% жалоб исходят от 20% потребителей;
80% прибыли приносят 20% клиентов;

Значит, по принципу Парето, 80% результата зависят от 20% усилий. Определите самые эффективные и важные задачи и поставьте их во главу всех дел.

3. Одна «лягушка» в день

Наверняка вы слышали про технику «поедания лягушки» — выполнять сложную и неприятную задачу первой. Я распределяю сложные задачи равномерно на каждый день недели, то есть минимум по 1 «лягушке» в день.

Такие «лягушки» хорошо дисциплинируют и дают результат как в работе, так и за ее пределами.

4. Не откладываем

Отложенные на завтра дела формируют гору дел и накаляют нервы в ближайшей перспективе. Если реализация задачи зависит только от меня, я закрываю ее в тот же день, на который она запланирована. Как минимум, делаю всю свою работу и передаю дальше.

Вычеркивание задачи из списка — это отдельная форма удовольствия.

5. Планируем с вечера

Я планирую с вечера на следующий день, с конца недели — на будущую, с конца месяца — на следующий месяц, а в завершение года предполагаю, над чем предстоит работать в новом году, чтобы достичь новых поставленных целей.

Планирование подсознательно готовит нас к выполнению задачи.

6. Хотя бы N минут

Не все нужные дела хочется выполнять. Обычно я договариваюсь сам с собой на 10 мин — уделю задаче всего 10 минут и этого пока достаточно. Но почти всегда в процессе раскачиваюсь и выполняю дело до конца.

Такая договоренность о маленьком усилии ведет в итоге к закрытым задачам.

7. Ставим дедлайн

Дедлайн — это лечение от прокрастинации. Ставлю сам себе сроки, если их нет извне. Так я всегда знаю, сколько займет та или иная задача и могу рассчитать время под остальные дела.

8. Структурируем задачи

Несколько простых лайфхаков:

использую google-календарь, чтобы вносить крупные планы на перспективу;
текущие дела записываю в ежедневник вручную;
удаляю отбитые письма из почты, вычеркиваю то, что сделано;
использую трекер Pulse, который позволяет понять сколько времени ушло на ту или иную задачу в течение дня. Помимо пользы, такой инструмент стимулирует вступать в челлендж с самим собой и в следующий раз выполнять задачу быстрее.

9. Используем техники повышения работоспособности

Делегируем задачи по возможности: просим помощи у коллег, заказываем еду с доставкой, делаем покупки на маркетплейсах.
Декомпозируем объемные задачи — дробим на мелкие и распределяем нагрузку равномерно. Слона можно съесть по кусочкам, помните?
Отдыхаем. Кто-то для этого использует популярные техники Pomodoro, 9030, 5217 или другие. Найдите подходящую — у каждого человека своя работоспособность.
Добавляем мотивации: выполнил задачу — можно выпить чай с печенькой или выйти подышать свежим воздухом.
Проверяем почту не более двух-трех раз в день — любой выход в интернет может затянуть надолго.
Создаем условия, чтобы не отвлекаться. Например, можно прийти на работу за несколько часов до всех и переделать все важные пункты из списка.
Чередуем виды деятельности.