Кейсы
PR-CY
20 часов назад
ADPASS рекомендует материал к прочтению
ОСМИ ИТ
Внедрение специализированного решения для централизованного управления нормативно-справочной информацией (НСИ) и мастер-данными в корпоративной ИТ-инфраструктуре
Когда компания растёт в разы, процессы, которые раньше работали «на честном слове», начинают давать сбой. Закупки превращаются в мозаику из разных систем, локальных правил и Excel-таблиц, а управлять затратами становится всё сложнее. Именно в такой точке роста оказался наш клиент.
Клиент «Авито» — одна из крупнейших техкомпаний в России с тысячами сотрудников, десятками подразделений и сложными сквозными процессами — от разработки и маркетинга до финансов и поддержки.
Платформа №1 в мире среди классифайдов по данным SimilarWeb, ей пользуются 72 млн человек, на сервисе совершается до 10 сделок в секунду, а бизнес строится вокруг пяти ключевых направлений.
По мере масштабирования бизнеса управление закупками усложнялось. Внутри компании постепенно сформировалась разрозненная картина:
-
в справочниках накопилось около 3 млн записей об одних и тех же товарах, оформленных по разным правилам. Один и тот же ноутбук бухгалтерия, HR и закупки называли по-разному — невозможно было точно понять, что покупается, в каком объёме и по какой цене;
-
действовало 13 разрозненных систем, из которых лишь 3 были связаны сквозной интеграцией.
Это приводило к ошибкам в отчётности, проблемам с инвентаризацией и тысячам часов ручной ручной работы, которую предстояло автоматизировать и упорядочить.
Решение
Привести данные к единообразию с помощью специализированного решения для централизованного управления НСИ и мастер-данными в корпоративной ИТ-инфраструктуре с использованиями ИИ. Мы не просто «поставили программу», а выстроили порядок в данных и процессах. Работа шла по этапам.
Цель предпроектного обследования:
Понять, как сейчас устроены бизнес-процессы закупок и где можно повысить эффективность работы сотрудников и компании в части ведения нормативно-справочной информации (НСИ) по ТМЦ и услугам.
Задачи:
-
Аудит справочников и формирование AS-IS картины.
-
Определение кросс-функциональных бизнес-требований.
-
Разработка правил нормализации и интеграции справочников.
-
Определение технических ограничений с учётом текущего ИТ-ландшафта.
-
Определение целевой системы ведения мастер-данных закупок с учётом требований кросс-функций и потенциала роста и трансформации номенклатуры, и компании.
-
Составить перечень работ по внедрению. С учётом последовательности и приоритета выполнения работ.
-
Выявить задачи, которые нужно реализовать в перспективе.
-
Произвести укрупнённую оценку работ.
Решения:
-
За 3 месяца мы пообщались с каждым отделом и разобрали их процессы — закупки, инвентаризацию и работу с системами.
-
По итогам интервью описали текущее состояние As Is, чтобы при изменениях ничего не сломать.
-
Подготовили отчет с результатами аудита, кросс-функциональными требованиями и правилами нормализации и интеграции данных.
-
Также зафиксировали технические ограничения ИТ-ландшафта и определили целевую систему ведения мастер-данных с учетом роста компании.
Примененные технологии:
Мы составили реестр бизнес-процессов и GAP, выделив функциональные разрывы, провели анализ номенклатуры в ERP анализ технических ограничений, разобрали архитектуру обмена As Is и на основе собственных выводов выделили категории закупок, статьи бюджета, объединили иерархии категорий закупок и номенклатуры по методу ВИСИ, внедрили однородность цен и технических описаний и правила для составления формул наименований. На основе выводов предложили три технических решения и просчитали их последствия:
-
Остаться с текущей ситуацией — объём справочников будет продолжать расти, прозрачности по-прежнему не будет, закупочные процессы не наладятся, а трудозатраты будут только увеличиваться
-
Использовать централизованный подход через ERP — выделить одну систему в качестве мастер-системы, которая может менять данные, при этом другие системы не смогут их в ней изменять
-
Использовать централизованный подход через готовое решение
-
Разработать собственную систему MDM
Спойлер: в итоге, проанализировав рынок, мы остановились на централизованном подходе через готовое специализированное ИТ-решение для централизованного управления (НСИ) и мастер-данными в корпоративной ИТ-инфраструктуре.
Почему мы выбрали именно это решение?
Встроенные механизмы для работы со справочниками (версионирование, жизненный цикл, проверка дублей, иерархии) позволяют ускорить обработку позиций и создать необходимую контрольную среду.
Централизованная MDM-система даёт масштабируемость: уже сейчас интеграция идёт с ERP, а в будущем можно подключать новые системы без перегрузки.
На базе MDM можно будет централизовать дополнительные справочники — «Контрагенты», «Расчётные счета», «Банки», а также данные для HR.
Коробочная система легче обновляется, что снижает затраты на развитие по сравнению с кастомными или «лайт»-решениями.
Уже готовые бизнес-процессы (создание, согласование, утверждение и распространение записей), АРМ и механизмы интеграции обеспечивают быстрый старт и гибкость.
Результат
В итоге мы подготовили подробный документ, где собрали ключевые проблемы, предложения по оптимизации и автоматизации процессов, список необходимых работ с оценками, а также план общей архитектуры системы работы с НСИ.
-
Устранение GAP по серийным номерам номенклатуры
-
Внедрение отдельной системы MDM для централизации управления справочниками
-
Разработка правил и регламентов изменения и контроля НСИ
-
Формирование отдела контроля НСИ для обеспечения качества данных
-
Внедрение правил нормализации справочников ТМЦ
-
Разработка правил интеграции новых мастер-данных с существующими системами
Разработка методологии: дедубликация и эталонная нормализация
Цель:
Выстроить единую систему ведения НСИ, оптимизируя процессы с помощью ИИ там, где это возможно.
Задачи:
-
Проанализировать категории закупок.
-
Нормализовать и дедублировать справочники.
-
Разработать правила наименования и регламенты.
-
Подготовить документацию для интеграции MDM с другими системами компании.
Решения:
Сначала мы задействовали ИИ для очистки и консолидации данных: провели дедупликацию справочников, выявили и объединили повторяющиеся и похожие позиции из разных источников, привели их к единой категории и общему названию.
Изначально в них насчитывалось около 3,6 миллионов записей. AI помог нам выявить и объединить повторяющиеся или похожие позиции из разных справочников, привести их к единой категории и общему названию, что позволило сократить объём до 4,5 тысяч записей.
Таким образом, на примере Excel-файла мы получили эталонные образцы того, как закупочные записи должны выглядеть в системах по результатам проекта.
Параллельно с каждым отделом компании мы определили, какие категории закупок у них есть, например:
Затем определили уровень вложенности всех этих категорий и по каждой категории определили состав атрибутов, т.е. свойства, которыми у них есть.
Далее, на основе всего дерева категорий и их характеристик мы подготовили правила наименования позиций: теперь каждая заводимая новая позиция должна была именоваться строго по правилу. Заведенные ранее значения мы впоследствии тоже переименовали строго по этим правилам.
Далее мы распределили элементы номенклатуры по группам и иерархиям, переклассифицировали и переименовали их по согласованным правилам и дополнили справочники необходимыми нормализованными атрибутами. В результате был согласован эталонный, то есть нормализованный, вариант справочников.
Примененные технологии:
Оставалось описать то, как система должна работать на практике. Чтобы заранее подготовить поле для будущих изменений, мы описали, как должна функционировать система: каким образом синхронизируются процессы, какая система назначается мастер-системой, какие права изменяются у пользователей и какие изменения произойдут при внедрении. Дополнительно зафиксировали правила, трудозатраты, количество ставок для будущего объёма работ и распределение ролей.Кроме того, подготовили функциональные дизайны по обмену данными между системами, по доработкам устранения GAP и по работе с шиной данных для работы с MDM.
Функциональный дизайн по обмену данными между системами.
Описали, какая система должна быть мастер-системой, как должен выглядеть процесс при внесении новых наименований и что происходит в случае ошибки. Например, если сотрудник ввёл некорректное название, система автоматически исправляет его и синхронизирует с другими отделами, при этом не блокируя процессы.
Функциональный дизайн по устранению GAP.
Разработали документацию, чтобы сделать бухгалтерский учёт с новой структурой номенклатуры более прозрачным и удобным. В документе описано, как учитывать ранее задублированные позиции, как правильно вести отчётность, распределять затраты по статьям бюджета и отражать основные и неосновные активы, инвентаризацию и списания.
Функциональный дизайн по работе с шиной данных для MDM.
Отдельно подготовили документ, описывающий, как внедрить и использовать MDM-систему, как связать её с другими системами компании и настроить корректный обмен данными.
Результат:
Неделя рекламы 
Новости 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании