Цифровизация против «бумажек»: как сэкономить до 65 тысяч рублей на документообороте
Документы сопровождают почти каждый бизнес-процесс в компаниях: партнеры заключают сделки, новые сотрудники устраиваются на работу, магазины принимают поставки, бухгалтеры оплачивают счета. Каждую страницу нужно подготовить, согласовать, подписать, передать экземпляры другой стороне.
Бумажный документооборот ежегодно обходится компаниям в круглую сумму — до 65 тысяч рублей в год. Разберем, какими документами обменивается бизнес, во сколько обходится печать, доставка и хранение бумажных документов, а также расскажем, сколько можно сэкономить с помощью цифровизации документооборота.
Сколько документов участвует в обороте
Объем документооборота зависит от сферы и размера бизнеса. Чем крупнее компания и чем больше у нее процессов, тем выше нагрузка по документам:
в торговле или услугах это, обычно, 30–50 документов в месяц — счета, акты, договоры с клиентами и подрядчиками;
в производстве или логистике цифры выше — от 100 до 300 документов ежемесячно, включая накладные, акты приемки, платежные поручения;
у малого бизнеса за год набегает от 500 до 1000 документов, а у компаний среднего размера — несколько тысяч.
Документ — не всегда одна страница. Часто это многостраничники, которые нужно оформить в нескольких экземплярах. Например, когда сотрудник устраивается на работу, он подписывает целый пакет документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, локальные акты и инструкции по технике безопасности. Часть из этих документов оформляют в двух экземплярах каждого документа.
В итоге даже небольшая компания работает с сотнями документов в год, а если учесть копии и многостраничные пакеты, количество бумаг вырастает в разы.
Сколько стоит бумажный документооборот
С бумажным документооборотом все процессы делопроизводства происходят вручную: документ нужно оформить, распечатать, подписать, а затем передать по почте или курьером.
Представим себе микробизнес: ИП без сотрудников с годовым доходом менее 5 млн рублей. Посчитаем, сколько он потратит на бумагу за год.
Оборудование и расходники.Чтобы печатать документы, нужен хотя бы базовый набор: принтер, бумага, картриджи, канцелярия. У микробизнеса с минимальным объемом документооборота — это около 20 исходящих документов в месяц — на бумагу и заправку принтера уходит примерно 3000 рублей в год.
Итого за год: 3000 рублей.
Доставка документов. Если документ нужно подписать второй стороне, придется воспользоваться услугами курьерской или логистической компании. Стоимость доставки в пределах одного города — от 140 рублей. 10–15 комплектов в месяц обойдется в 1400–2100 рублей. Это уже 20–25 тысяч рублей в год. Доставка по России стоит от 290 рублей в зависимости от города — если у вас 2–3 контрагента в других городах, добавьте к годовой сумме еще около 10 тысяч.
Итого за год: 20–35 тысяч рублей.
Хранение и архив. По закону хранить документы нужно по несколько лет, поэтому подписанные бумаги не получится просто отправить в шредер за ненужностью. Это означает, что компании нужно выделять место в офисе, покупать шкафы или оборудовать архив, где и будут пылиться сотни папок и коробок. Если места в офисе под архив нет, можно арендовать специальный бокс. Выйдет от 2625 рублей в месяц.
Итого за год: 35 тысяч рублей и выше.
Непредвиденные расходы и риски.Бумаги могут потеряться, промокнуть или не дойти в срок. Если вовремя не отправили отчетность, можно получить штраф. А если потерялась накладная или счет-фактура — есть риск, что партнер может не признать оплату из-за чего возникнут претензии и споры.Таким образом, если вы тратитесь только на печать и доставку документов, получается от 23 до 38 тысяч рублей в год. А если еще приходится платить и за аренду бокса для архива, выходит от 58 до 73 тысяч рублей.
Во сколько обойдется электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в цифровом виде. Документы создаются, подписываются и отправляются прямо через интернет: по почте, в мессенджерах или через специальные программы. Все просто: создаете документ, подписываете его электронной подписью и отправляете контрагенту или госоргану. Получателю сразу приходит готовый документ, который не нужно печатать и пересылать почтой или курьером. Передавать в электронном виде без бумажных копий можно практически все документы, за исключением некоторых кадровых: приказа об увольнении, актов о несчастных случаях, а также журналов инструктажа по охране труда и технике безопасности.
Переходить на ЭДО или нет — выбор остается за вами. Однако уже сейчас в некоторых случаях электронный документооборот обязателен. Например, если работаете с маркированными товарами, передавать коды маркировки в систему «Честный знак» нужно только через оператора ЭДО. На электронных торгах для обмена документами с площадкой тоже нужно подключиться к ЭДО. Некоторые виды отчетности также сдают исключительно в электронном виде.
Теперь давайте посмотрим, сколько будет стоить электронный документооборот.
Оборудование и расходники. Для перехода на ЭДО какого-то специального оборудования не нужно — потребуется только электронная подпись для заверения документов. Квалифицированную электронную подпись для ИП и руководителей ООО можно получить бесплатно в удостоверяющем центре ФНС. Для КЭП нужен физический носитель и лицензия на криптопровайдер, например, КриптоПро CSP. Носитель стоит 1000–3000 рублей, а бессрочная лицензия КриптоПро CSP на 1 ПК — 3700 рублей. Большинство программ для ЭДО — облачные, поэтому платить за подготовку рабочего места тоже не придется.
Итого за год: 6700 рублей.
Доставка и хранение и архив. В ЭДО документы передаются и хранятся в электронном виде. Это значит, что тратиться на бумагу, копировальные расходники и курьера не нужно — расходы на это сильно сокращаются или исчезают вовсе. Если учитывать среднюю стоимость доставки через ЭДО — около 10 рублей за один пакет документов, то отправка 140 комплектов за год обойдется примерно в 1400 рублей. За входящие документы платить не нужно.
Итого в год: 1400 рублей.
Непредвиденные расходы, связанные с рисками.Документы в электронном виде практически невозможно потерять или повредить и при необходимости их легко восстановить. Данные надежно хранятся на серверах и в дата-центрах операторов ЭДО, а функция резервного копирования позволяет восстановить любой документ в случае необходимости.
Итого за год: 0 рублей.
В сумме за документооборот в электронном виде получается 8100 рублей. В сравнении с бумагой получается экономия до 65 тысяч рублей в год.
Не всех затрат бумажного документооборота получится избежать, поскольку ряд кадровых документов все же придется дублировать на бумаге. А если у вас уже скопился бумажный архив, хранить бумаги все равно придется, даже если вы перешли на ЭДО. Однако если сравнить с регулярными расходами на бумажный документооборот, разница все равно получается значительная. Кроме того, у ЭДО есть и другие плюсы:
1. Документы доходят до контрагента за считанные секунды, даже ночью и в выходные.
2. Электронный архив доступен с телефона, планшета, ноутбука — из любого места, где есть интернет.
3. Меньше ошибок — программа подскажет, если какие-то данные в документе указаны некорректно.
4. Можно видеть, когда документ прочитан и подписан — вы всегда видите, на какой стадии процесс обмена.
Таким образом, с помощью перехода на ЭДО можно сильно сократить расходы и автоматизировать обмен документами.
На что обратить внимание, когда выбираете программу для ЭДО
Прежде чем перейти на электронный документооборот, нужно определиться, с какой программой вы будете работать. К выбору следует подойти внимательно: решений для ЭДО сейчас много, а вам нужна именно та программа, которая подходит под потребности вашего бизнеса.
На примере приложения «ЭДО» в БизКуб расскажем, что стоит учесть, чтобы не ошибиться:
Оцените объем документооборота:
Чем больше документов компания отправляет, тем больше исходящих комплектов нужно в тарифе ЭДО. Если вы обмениваетесь документами с двумя—тремя контрагентами, вам хватит 10–20 комплектов исходящих. В этом случае ориентируйтесь на недорогие тарифы. Например, тариф на 20 исходящих в БизКуб стоит 140 рублей в месяц. Если оформить годовую подписку, выйдет еще дешевле — 1 344 рубля (112 рублей в месяц).
Проверьте, есть ли возможность интеграции с вашей учетной системой:
Важно, чтобы выбранную систему ЭДО можно было подключить к программе для учета. Например, приложение «ЭДО» в БизКуб интегрируется с 1С и другими популярными программами. Благодаря этому вы сэкономите массу времени: счета, акты и другие документы будут автоматически подтягиваться из вашей учетной программы в систему ЭДО и обратно. Так не придется переносить данные вручную.
Уточните, есть ли другие функции для бизнеса:
Даже если сейчас вам нужны только базовые функции, полезно присмотреться к программам, в которых позже можно подключить дополнительные модули. Например, для отчетности или выставления счетов. В БизКуб вы сами выбираете нужные инструменты и платите только за них — от простых приложений для выставления счетов или отчетности до комплексных решений для розничных и оптовых продаж. Это значит, что сейчас вы можете подключить в БизКуб только ЭДО, а по мере роста бизнеса добавлять другие приложения для решения новых задач.
Узнайте, есть ли пробный период и акции:
Чтобы понять, подходит ли программа для вашего бизнеса, выбирайте решения с пробным периодом — так вы сможете оценить ее функциональность еще до оплаты. Кроме того, операторы ЭДО часто предлагают тарифы с выгодными условиями: новым клиентам или предпринимателям, которые подходят под условия акций. К примеру, БизКуб дарит подписку на целый год молодому бизнесу. Если вы зарегистрировали свой бизнес меньше 12 месяцев назад, получите бесплатно набор приложений для документооборота, ведения учета, контроля продаж и других задач. Набор включает приложения «ЭДО», «Выставление счетов», «Отчетность», «CRM», «Маркировка» и «Проверка контрагентов».
Электронный документооборот — это реальная возможность не только сэкономить деньги, но и оптимизировать рабочие процессы. Ваши сотрудники смогут заняться более важными делами, а не тратить время на беготню между кабинетами и очереди у принтера. Попробовать ЭДО в БизКуб можно бесплатно — у вас будет 14 дней тестового периода. Регистрация займет всего несколько минут, понадобятся только телефон и электронная почта.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании