• Кейсы

Сценарии использования документации

Документация — это важный элемент любого продукта или услуги, который помогает пользователям понять, как эффективно использовать продукт, а также решать возникающие проблемы. В этой статье мы рассмотрим, зачем нужна документация, как ее писать, для кого она предназначена, а также уделим внимание практике написания документации в системе Документерра.

Зачем нужна документация?

Документация выполняет несколько важных функций:

• Обучение пользователей. Помогает новым пользователям освоиться с продуктом, объясняя его функциональность и возможности.

• Поддержка пользователей. Предоставляет информацию, которая позволяет им самостоятельно решать проблемы и находить ответы на вопросы.

• Снижение нагрузки на службу поддержки. Хорошо структурированные материалы уменьшают количество обращений в техподдержку, так как пользователи могут находить нужные ответы самостоятельно.

• Улучшение качества продукта. Позволяет разработчикам и командам понять, как используется продукт, что способствует его развитию и совершенствованию.

Документация играет ключевую роль в успешном взаимодействии пользователей с продуктом. Она не только помогает новичкам, но и служит надежным источником информации, позволяя пользователям решать возникающие вопросы самостоятельно.

Как писать документацию?

Документация — это важный инструмент, который помогает пользователям понять и эффективно использовать продукт. Правильно написанная документация может значительно повысить удовлетворенность пользователей и снизить нагрузку на службу поддержки. Далее рассмотрим основные шаги, которые помогут создать качественные и полезные материалы.

• Определите целевую аудиторию. Прежде чем приступать к написанию, важно понять, для кого предназначена документация. Это могут быть конечные пользователи, администраторы, разработчики или другие заинтересованные стороны.

• Структурируйте информацию. Хорошо организованный материал должен иметь четкую логику. Используйте заголовки, подзаголовки и списки для удобства восприятия.

• Пишите просто и понятно. Избегайте сложной терминологии и узкоспециализированного жаргона, если это не оправдано. Документация должна быть доступной для широкой аудитории.

• Приводите наглядные примеры. Реальные кейсы помогают пользователям лучше понять, как продукт решает их задачи. Полезно включать разделы вроде «Часто задаваемые вопросы» или «Как исправить распространенные ошибки».

• Добавляйте команды и шаблоны. Включите в документацию примеры команд, кода или шаблонов, которые можно легко скопировать и использовать. Это значительно упростит процесс работы с продуктом.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать документацию, которая будет не только информативной, но и удобной в использовании.

Виды технической документации

Если провести аудит и проанализировать все существующие названия документов, которые создают технические писатели, их можно разделить на следующие категории:

• Внешняя документация (предоставляется клиентам): Руководства пользователя, Руководства по установке, Технические описания, листы данных, опросные листы

• Внутренняя документация (для сотрудников компании): Инструкции по сборке и установке, Операционные процедуры, Внутренние технические спецификации

Каждый из этих документов должен содержать информацию об устранении неполадок, мерах безопасности и контактных данных, необходимых пользователям или производственному персоналу.

Форматы и типы документации

Документация может существовать в различных форматах, в зависимости от потребностей пользователей:

• Онлайн-ресурсы. Веб-сайты и вики позволяют пользователям получать доступ к актуальной информации в любое время.

• PDF-документы. Удобны для скачивания, офлайн-доступа и печати.

• Интерактивные руководства. Включают видео и анимации, делая объяснения более наглядными.

• Часто задаваемые вопросы (FAQ). Позволяют быстро находить решения распространенных проблем.

Каждый формат решает определенные задачи:

• Онлайн-ресурсы обеспечивают быстрый поиск информации и оперативные обновления. Встроенный поиск помогает пользователям находить нужные разделы без лишних усилий.

• PDF-документы удобны для работы без интернета и позволяют пользователям хранить документацию в привычном формате.

• Интерактивные руководства помогают обучению, особенно новичкам. Видео и анимации позволяют быстро освоить сложные функции продукта.

• FAQ структурируют информацию, сокращая время на поиск ответов и снижая нагрузку на службу поддержки.

Комбинирование нескольких форматов повышает удобство использования документации и удовлетворяет потребности разных категорий пользователей.

Для кого предназначена документация?

Документация может быть полезна для различных групп пользователей:

• Конечные пользователи. Те, кто используют продукт в своей работе или повседневной жизни.

• Администраторы. Специалисты, отвечающие за настройку, поддержку и управление продуктом в организации.

• Разработчики. Технические специалисты, использующие документацию для интеграции, доработки или создания новых функций.

• Менеджеры. Руководители, которым важно понимать функциональность продукта для принятия бизнес-решений.

При создании и обновлении документации важно учитывать потребности каждой из этих групп, чтобы она была максимально полезной и доступной.

Использование документации для различных аудиторий: как сделать документацию полезной для всех?

Разные группы пользователей взаимодействуют с документацией по-своему. Рассмотрим их потребности и ключевые элементы, которые помогут сделать документацию удобной для каждой из них.

Конечные пользователи

Это те, кто работает с продуктом напрямую, часто не обладая техническими знаниями. Им нужны простые, понятные инструкции.

• Пошаговые руководства с детальными шагами и скриншотами, например, «Как создать новую задачу».

• Короткие видеоруководства, показывающие работу ключевых функций.

• Раздел FAQ, где собраны ответы на распространённые вопросы, например, «Как восстановить удалённую задачу?» или «Что делать, если забыт пароль?».

Важно ориентироваться на реальные вопросы пользователей, например:

• Как начать работу? (руководства по установке и настройке)

• Как пользоваться продуктом? (описания функционала, справочные документы)

• Что делать в нестандартных ситуациях? (база знаний, устранение неполадок)

• Как следить за обновлениями? (заметки о новых версиях, информация о исправленных ошибках)

Некоторым отраслям могут понадобиться специализированные документы — например, по обновлениям, безопасности или соответствию стандартам.

Администраторы

Отвечают за установку и поддержку продукта в организациях, поэтому им важны:

• Руководства по установке и настройке (системные требования, процесс развертывания, базовые параметры).

• Раздел по безопасности (настройка прав доступа, использование SSL, регулярные обновления).

• Инструкции по резервному копированию и восстановлениюданных после сбоев.

Пример структуры документации для CMS:

• Установка и настройка: подробное руководство по развертыванию.

• API-документация: описание методов интеграции.

• Безопасность: рекомендации по защите данных.

Разработчики

Технические специалисты, использующие продукт для интеграции или создания новых функций. Им необходимы:

• Технические спецификации, описывающие архитектуру и взаимодействие компонентов.

• Примеры кода, демонстрирующие работу API.

• Раздел для сообщества, где можно задавать вопросы и делиться опытом.

Пример структуры документации для библиотеки разработчиков:

• Архитектура и компоненты

• Фрагменты кодана разных языках программирования

• Форум или FAQ для разработчиков

Менеджеры

Им важно понимать функциональность продукта для принятия решений. В документации стоит включить:

• Обзор возможностей, например, управление ресурсами, аналитика, планирование.

• Кейсы использования, демонстрирующие, как продукт решает бизнес-задачи.

• Метрики и отчёты, помогающие анализировать эффективность.

Пример структуры документации для системы управления проектами:

• Функциональность: планирование, контроль времени, управление ресурсами.

• Успешные кейсы: примеры компаний, добившихся успеха с продуктом.

• Аналитика и отчёты: как оценивать эффективность команды.

Адаптация документации под разные аудитории делает её более полезной и удобной. Регулярные обновления и учёт обратной связи помогают поддерживать актуальность материалов.

Практика написания документации в Документерре

Документерра — мощный инструмент для создания и управления документацией. Вот несколько практических советов по использованию этой системы:

• Используйте шаблоны. Документерра предлагает различные шаблоны, которые помогут вам быстро начать работу.

• Сотрудничайте с командой. Используйте возможности совместной работы, чтобы получать отзывы и улучшать документацию.

• Регулярно обновляйте информацию. Убедитесь, что документация всегда актуальнаи отражает последние изменения в продукте.

• Анализируйте отзывы пользователей.Обратите внимание на мнения пользователей и вносите улучшения на основе их предложений.

Документерра значительно упрощает процесс создания и управления документацией. Следуя этим советам, вы сможете эффективно использовать все возможности системы, создавая ценные ресурсы, которые помогут пользователям максимально эффективно использовать ваш продукт.

Документация — неотъемлемая часть любого продукта, помогающая пользователям эффективно использовать его и решать возникающие проблемы. Следуя рекомендациям по написанию и используя такие инструменты, как Документерра, вы сможете создать качественную и востребованную документацию.

Адаптация документации под разные аудитории — ключ к её эффективности. Понимание потребностей каждой группы пользователей позволяет создавать более целенаправленный контент. Примеры и конкретные рекомендации для каждой аудитории сделают вашу документацию доступной и полезной. Регулярно обновляйте материалы и учитывайте отзывы пользователей, чтобы документация оставалась актуальной и ценной.

Документерра
еще 24 публикации

Лучшее в блогах

27.11.2025

Новости НРФ’9: официальный журнал доступен в цифровом формате

09.12.2025

Новая эра медиа: интеграция каналов, доверие аудитории и стратегии роста

04.12.2025

Итоги конференции Group4Media «Этот год — следующий год. Искусство эффективности»

04.12.2025

Кейс UM, Points Lab, АДВ+Эндемика и «Самолет»: как с математической точностью измерить эффективность маркетинга в недвижимости

Вам понравится

PR-CY

09.12.2025

SEO чек-лист из 80+ пунктов: традиционное SEO, ИИ-поиск и не только (часть 2)

Digital IT и инновации

Сделал обширный чек-лист, который объединяет основы SEO и главные принципы взаимодействия с ИИ-поиском.

MoreLogin

08.12.2025

Условно бесплатный трафик трафик — фильмы и сериалы

Маркетинг Контент

Сегодня мы с вами разберем в этом материале несколько схожих направлений — фильмы, мультфильмы и сериалы. Топ контент, которое вы часами листаете в ТТ, Reels и Shorts. Мы также посмотрим на несколько популярных аккаунтов в этой нише и разберем, какими способами они зарабатывают.

MOSKVA PRODUCTION

01.12.2025

Кто за что отвечает на съемках рекламного ролика: разбираемся в ролях видеопродакшн-команды

Маркетинг Контент

Заказчики видео сегодня смотрят на ROI, метрики и уникальный контент. Это требует их вовлеченности в процесс съемок.

Prtut.ru

28.11.2025

Купить просмотр сторис в Инстаграм* — мои ТОП 32 алгоритма и техники СММ

Маркетинг Контент

Купить просмотр сторис в Инстаграм* — способ быстро повысить активность и сделать истории заметнее для аудитории. В современном мире соцсетей именно сторис формируют первое впечатление о профиле, а их охват напрямую влияет на вовлечённость и рост подписчиков.