Как создать волонтерское сообщество на масштабном мероприятии: пошаговое руководство
Почему на больших событиях волонтеры работают эффективнее нанятых сотрудников? Все дело в системе: правильный отбор, четкие правила и атмосфера, в которой люди чувствуют себя частью большего.
Татьяна Богданова, руководитель волонтерского сообщества GEF и HR-директор винного города Белый Мыс в Геленджике.
Шаг 1. Определяем задачи волонтеров
Лучше приступать к поиску людей на этапе работы с контентной частью — когда общая программа готова и начинается детализация. Для крупных мероприятий заявки на волонтеров формируют все отделы: каждый указывает задачи, «слепые зоны» и количество людей, которое позволит их закрыть. Обычно роли распределяют по следующим направлениям:
администраторы и модераторы образовательных залов;
ведущие развлекательных программ;
дизайнеры и декораторы;
работа на регистрации;
поддержка ритейла;
технические службы и грузчики;
помощь для спонсорского и контент-отделов (копирайтинг, фото, видео, монтаж, рилс);
усиление ивент-отдела опытными менеджерами;
помощь F&B-службе.
Если распределить роли грамотно, команда станет одним рабочим механизмом. Так, на GLOBAL EVENT FORUM в этом году работают около 120 волонтеров, а на Gastreet International Restaurant Show 2025 работало 240. Эти люди способны закрыть почти все операционные задачи.
Шаг 2. Ищем кандидатов и выбираем лучших
Идеальные волонтеры — это профессионалы с широкими компетенциями. Они уже реализованы в жизни и разделяют принцип: чем больше отдаешь, тем больше получаешь. При этом на практике видим, что волонтеры работают гораздо лучше, чем большинство людей в найме. Удовлетворенность работой у них также выше, чем у оплачиваемых сотрудников, что подтверждают исследования.
Возможно, дело в особой энергии служения: никто не считает, достаточно ли он отдал за деньги — они просто делают все на максимум. Однако организаторам тоже нужно вкладывать внимание и заботу, чтобы участие приносило волонтерам удовольствие.
В итоге все сводится к одному — идеальные кандидаты профессионально развиваются в индустрии, для которой проводится событие, и хотят стать ее частью. Таких людей можно искать через разные каналы, но в первую очередь, в социальных сетях и через площадки партнеров. Здесь проще всего найти людей, которые уже поддерживают мероприятие и разделяют его ценности. Среди подписчиков и в сообществах, связанных с вашим проектом, появляются будущие «идеологи бренда» — те, кто не просто откликнется на призыв, но будет вовлечен и мотивирован.
Помимо этого, привлечь волонтеров можно и через образовательные программы, например, в ВУЗах, профессиональные объединения или специализированные платформы для волонтеров. Эти каналы дополняют основной поиск, но реальную основу команды обычно формируют именно ваши собственные сообщества и партнерские сети.
Главное, в объявлениях и заявках четко объяснять, какие задачи предстоят, какой уровень вовлеченности требуется и что волонтер получит взамен: например, опыт, новые связи и участие в индустрии.
После отбора онлайн-заявок, при непосредственном общении с кандидатами важно еще раз максимально честно, местами жестко объяснять условия и не обещать «золотых гор». Цель — чтобы свои вас услышали, а не свои испугались и отсеялись. Это главный принцип, который поможет изначально найти людей, которым подходит такая работа — напряженная, каждый день, целую неделю.
Шаг 3. Как избежать хаоса?
Для слаженного взаимодействия важно распределить роли, создать иерархию управления и установить правила. Волонтеров нужно разделить на группы в зависимости от функционала и зон работы, и для каждой назначить старшего.
Старшие работают с представителем команды организаторов и получают от них задачи. Остальные волонтеры выполняют эти задачи и соблюдают правила. Организаторам остается лишь координировать процесс, чтобы все шло по плану.
Важно при распределении ролей уметь быстро считывать психологические характеристики людей: уровень ответственности, стрессоустойчивость, тип коммуникации, внимательность к деталям, инициативность и эмпатию. Это помогает поставить человека на свое место и далее облегчит работу всем. Можно разделить людей на следующие типажи.
Экстраверты-коммуникаторы. Могут встречать гостей, заниматься навигацией по площадке, встать за инфостойку, работать с VIP-гостями или спикерами. Признаки: легко вступают в разговор, улыбаются, держат зрительнщый контакт, выражаются коротко и ясно.
Внимательные к деталям. Им подойдет работа на регистрации, выдаче бейджей или подарков, учет, тайминг сессий. Признаки: задают уточняющие вопросы, все записывают и перепроверяют.
Быстрые и стрессоустойчивые. Могут быть хорошими координаторами и «тушить пожары». Признаки: спокойно перестраиваются и не теряются при смене задачи.
Дружат с техникой. Им подойдет работа за IT-стойкой, настройка оборудования, раций, табло и т.д. Признаки: уверенно обращаются с техникой.
Эмпаты. Могут работать в зоне обратной связи, инклюзивных сервисах, помогать участникам, которые потерялись или нуждаются в помощи. Признаки: слушают, сочувствуют, сохраняют уважительный тон даже когда это сложно.
Сильные и выносливые. Справятся с логистикой, транспортировкой и установкой всего оборудования. Признаки: инициативно берут «ручные» задачи и не боятся темпа.
Определить направление поможет стрессовое собеседование. Человеку за 1 мину шло ту нужно рассказать о себе все, что он считает важным. Можно попросить его сфокусироваться на своих возможностях, талантах и уникальных умениях, благодаря которым он будет полезен мероприятию. Ответы и реакции кандидата укажут на его типаж, и какая должность ему лучше подходит.
Также важно разглядеть старшего, ведь от него зависит скорость работы, атмосфера и порядок. Для него важны стрессоустойчивость и спокойствие, понятная коммуникация, ответственность, решительность, умение делегировать и снимать напряжение внутри команды.
Красные флаги у кандидата в старшие: обвинительный тон, суета и многословие под стрессом, нежелание брать ответственность за ошибки команды.
Шаг 4. Как мотивировать команду?
Волонтеры в меньшей степени связаны контрактами, чем наемные работники, поэтому в любой момент могут отказаться от участия. Это объективный риск, который требует внимания. Поэтому нужны правила и мотивация. Способы могут быть разными, но в своей практике используем три основных.
Беспрекословное подчинение. И руководителю сообщества, и старшему группы, за которым закреплены волонтеры.
Сухой закон. Нарушение влечет последствия: срезается бейджик, человека выселяют из отеля и заносят в черный список. В утешение дарят футболку с надписью «Я все прос*ал», с которой он или она уезжает домой. Эта футболка — наш главный оберег и мотивация для волонтера дойти до конца. Тем, кто все-таки выдержал и остался до финала, полагаются, наоборот, почетные футболки. Например, с надписью «Я пережил Gastreet» на одноименном фестивале.
Взаимоотношения и общие собрания. Важно работать с каждым индивидуально, оценивать таланты, создавать ощущение единого механизма.
На наших мероприятиях волонтеры уже через пару дней ощущают, что слаженная работа команды — не пустые слова. Люди заряжены, отвечают на любые просьбы, выполняют задачи и проявляют заботу друг о друге. Работа в такой среде приносит огромное удовольствие.
Кроме того, в каждом проекте важно создавать традиции и ритуалы. Например, на GLOBAL EVENT FORUM появилось сообщество «Орал» — хор, который поет гимн форума. Некоторые традиции можно транслировать через соцсети, но важно еще сохранять доступ к уникальным секретным фишкам только для участников волонтерского сообщество. Тогда причастность к событию ощущается как нечто особенно ценное.
Помимо правил, важно, чтобы у команды оставалось место для веселья и неожиданных историй. Например, кто-то делает предложение посреди фестиваля, другие ищут себе вторую половинку, отмечают дни рождения, танцуют и просто отдыхают в перерывах. Все это создает особый вайб и делает людей частью живого сообщества.
Шаг 5. Избегаем ошибок
Промахи в работе с волонтерами подрывают мотивацию команды, а иногда срывают проекты. Ниже основные ошибки новичков.
1. Не вкладывать в волонтеров. Некоторые организаторы считают, что достаточно купить участникам простую футболку, и на этом все. Они не понимают, что волонтеры — главные хранители ценностей и внутренние амбассадоры бренда. Поэтому забота о них — от мерча до условий проживания и питания, критична. Например, волонтеры GEF и Gastreet International Restaurant Show живут в отелях Ibis и каждый год совершают небольшие вылазки до начала проекта, чтобы немного отдохнуть.
Малые или формальные жесты благодарности — например, скучная вечеринка с минимумом еды и напитков — уже не соответствуют современным подходам. После наших фестивалей волонтеры всегда отдыхают на staff-party, которая открывается заветным словом «СПАРТААААА!» от руководителя волонтерского сообщества. Вечеринка включает в себя рейв, безлимит еды, коктейлей и живой музыки. Это способ повеселиться и отблагодарить всех участников проекта за их труд.
Также сообщество волонтеров продолжает существовать и вне фестивалей, это отличный инструмент. Участники общаются круглый год и с удовольствием приезжают на фестивали снова. Сейчас в команде более 1500 человек.
2. Не выстраивать прозрачную системы коммуникации. Время волонтеров ценно, и важно относиться к нему с уважением. Нельзя давать задачи, в которых сами организаторы не разобрались. Поэтому систему коммуникации необходимо выстраивать и оттачивать заранее.
3. Отбирать волонтеров по знакомству. Нельзя принимать людей только потому, что они знакомы с организаторами. Все кандидаты должны проходить строгий отбор по единым правилам. Никакие «подруги и родственники» не допускаются. Важно сразу объяснить условия работы, показать серьезность ожиданий и ответственность. Это помогает отсеять тех, кто приходит только ради нетворкинга, а не ради участия и вклада в проект.
Все шаги в работе с волонтерами складываются в систему, где важна каждая деталь — от отбора до традиций. Когда система работает, волонтеры знают, что делать, понимают свои роли и чувствуют свою ценность. В такой атмосфере они становятся настоящей движущей силой события.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании