Просто о сложном

ADPASS рекомендует материал к прочтению

Botmother

28.06.2024, 19:00

Рабочий чат-бот для ивента: заказывать, учиться или собирать самому

Чат-бот может выполнять функции целого отдела: привлекать аудиторию, напоминать о событии, обрабатывать платежи, отвечать на вопросы участников и вносить элемент игры в мероприятие. Мы поделимся информацией о возможностях чат-ботов, способах их создания и стоимости.

Решение вопросов гостей с помощью чат-ботов

У участников мероприятия всегда возникают вопросы. Задача ответственного организатора состоит в том, чтобы заранее предусмотреть эти вопросы и подготовить на них ответы. Если компания уже организовывала подобные события, можно:

запросить статистику предыдущих ивентов у отдела продаж;
проанализировать поисковые запросы;
просмотреть старые обращения в техподдержку в вопросами о мероприятии;
пересмотреть FAQ на сайте и обновить его.

Кроме того, стоит уделить внимание возможным возражениям и подготовиться к ним заранее.

Если подобные мероприятия ещё не проводились, полезно представить, какая информация может быть необходима потенциальным гостям:

доступные способы оплаты;
местоположение и транспортная доступность;
даты и временные рамки;
список спикеров и их биографии;
время и формат выступлений;
возможности задать вопросы участникам и спикерам;
возможность доступа к видеозаписям мероприятия.

У чат-бота есть три метода чтобы ответить на эти вопросы.

1. Отдельный раздел FAQ. База данных, где вопросы и ответы структурированы по категориям и подкатегориям.

Плюсы:

удобство для пользователя.

Минусы:

невозможность собрать статистику и создать гибкий сценарий.

Например, вопросы, связанные с оплатой, также можно разделить на подкатегории.

2. FAQ с функцией поиска по частичному совпадению. Посетитель выбирает категорию или вводит запрос. Например, пишет в чате: «Как добраться?». Бот автоматически находит и предоставляет ответ из базы данных на основе частичного совпадения.

В таком случае вам нужно только указать текст первого сообщения и текст для случаев, когда результаты не найдены — остальное бот сделает автоматически.

3. Поиск по кнопкам. Организатор настраивает кнопки с вопросами, которые переходят на экраны с ответами.

Минусы:

создание кнопок может занять много времени у неподготовленного оператора.

Плюсы:

возможность просмотра статистики запросов и подключения живого оператора в случае долгого поиска гостем ответа. Оператор видит карту поиска и понимает, к чему готовиться.

Вот так выглядит FAQ с кнопочным поиском для пользователя.

Вот как выглядит бот изнутри.

Если вы собираетесь активно взаимодействовать с аудиторией после мероприятия или регулярно проводить подобные ивенты, третий вариант является наилучшим выбором. Он предоставляет возможность собирать данные для детального анализа поведения посетителей.

Напомнить гостям о грядущем ивенте

Обычно первое оповещение отправляется сразу после регистрации. В нем организатор благодарит гостя за интерес к мероприятию и предоставляет основную информацию:

дата и место проведения;
как добраться;
продолжительность;
что ожидает участников;
какие дополнительные платные опции доступны.

За неделю до начала мероприятия организаторы начинают рассылать ежедневные уведомления. Эти сообщения обычно содержат интересные и полезные факты, связанные с темой события, ненавязчиво напоминая о его дате.

Часто для оповещения о мероприятиях используется следующая схема: отправка напоминаний за пять дней, за два дня и за день до начала события.

Если мероприятие платное и участие не оплачено, цепочка уведомлений будет выглядеть иначе.

Чат-бот может выполнять эту задачу, отправляя отложенные сообщения. Кроме того, бот может информировать о скидках и акциях, напоминать о необходимых вещах или объяснять, как задать вопрос спикеру.

Навигация для гостей во время мероприятия

Чат-бот эффективно управляет потоками посетителей, используя навигационные модули. При проведении офлайн-мероприятий бот предоставляет информацию о времени и местах выступлений спикеров, а также о расположении буфета, уборной, курительной зоны и аварийных выходов.

В случае онлайн-мероприятий, навигатор помогает открыть личный кабинет, подключиться к нужной комнате, найти записи ивента и скачать дополнительные материалы.

Раздел с дополнительными материалами

Чат-бот автоматически отправляет дополнительные материалы, такие как:

литературу по теме;
обучающие статьи и видеоролики;
иллюстрации;
задания для самостоятельной работы;
тесты;
формы обратной связи.

Основной момент состоит в тщательной подготовке материалов и расстановке времени для их рассылки в наиболее удобное для этого момент.

Розыгрыш призов среди участников

Геймификация прекрасно дополняет любое мероприятие, делая его более интерактивным и привлекательным. Один из наиболее простых способов внедрения — организация розыгрыша ценных призов.

Вот лишь несколько примеров того, что можно предложить участникам:

брендированную продукцию;
книги;
купоны на скидки;
сувениры;
ужин с приглашённым спикером;
бесплатный вход на следующее мероприятие.

Чат-бот может автоматически сохранять идентификационные данные и номера телефонов гостей в таблице Google. В дальнейшем он использует эти данные для случайного выбора победителя.

Подготовка списка вопросов для выступающего

Чат-бот собирает вопросы к спикерам через рассылки. Например, посетитель получает уведомление: «Что вы хотели бы спросить у [имя спикера]?». После того как гость вводит свой вопрос в чате, он автоматически сохраняется в гугл-документе. Спикер получает доступ к файлу и отвечает на вопросы.

С использованием аналогичного подхода также можно собрать обратную связь о мероприятии в целом.

Запрос на разрешение для сбора и обработки информации

Согласно законодательству, необходимо получить разрешение на сбор и обработку указанной информации, если вы планируете хранить её в базе данных и использовать, например, для отправки рассылок или проведения анализа. Боты могут запрашивать согласие у пользователя, предлагая нажать на кнопку «Принять» или «Отклонить». В случае отказа доступ к системе может быть ограничен. Хотя это функция не является самой распространенной, она может быть полезной в определенных ситуациях.

Варианты расширения функционала чат-бота

Кроме обработки платежей и поддержки клиентов, в чат-боте можно использовать нейросети и сервисы для интеграции.

Искусственный интеллект

Конструктор Botmother поддерживает интеграцию с шестью системами искусственного интеллекта:

Whisper: конвертирует аудиозапись в текст прямо в чате.
Text to Speech: создаёт аудиофайлы на основе текста.
DALL-E: генерирует изображения по описанию.
YandexGPT: создаёт тексты на основе данных из открытых источников.
GPT OpenAI: формирует тексты и отвечает на вопросы пользователей.
ChatGPT: предоставляет полезную информацию и участвует в диалоге с пользователем.

В первую очередь нейросеть можно использовать для базовых функций, таких как ответы на вопросы гостей.

Возможности встроенных сервисов

Наш конструктор чат-ботов предоставляет доступ к двум встроенным системам:

С Zapier ваш бот может интегрироваться с более чем 2000 приложениями, автоматизируя рабочие процессы без необходимости программирования.
Albato упрощает настройку передачи данных из вашего бота в 110 различных сервисов, обеспечивая гибкость и эффективное использование информации.

Например, Albato можно использовать для сохранения контактной информации, включая название компании, в клиентской базе данных.

Пять стратегий создания чат-бота для ивента

Чат-бот можно разработать на Python, PHP или Java, либо создать с помощью конструктора. Это может потребовать участия специалистов или возможно выполнить самостоятельно. Рассмотрим преимущества и недостатки каждого подхода, а также обсудим стоимость создания чат-бота в 2024 году.

Найм разработчика для создания чат-бота на аутсорсе

Вы можете обратиться к внешнему разработчику — компании или фрилансеру. Компании обычно предлагают услуги от 50 000 рублей. На платформах с фрилансерами можно договориться на сумму от 15 до 20 тысяч рублей.

Работа с компаниями удобнее благодаря четко налаженным рабочим процессам и наличию службы поддержки. На начальном этапе специалист выяснит ваши потребности, составит техническое задание и передаст информацию разработчикам. В случае возникновения проблем или необходимости доработок можно обратиться к исполнителю.

Работа с фрилансерами сложнее. Можно столкнуться с недобросовестным исполнителем, который может выполнить работу не полностью или отказаться вносить изменения в код. Создание идеального чат-бота за один раз невозможно из-за различных факторов, таких как упущения, изменение обстоятельств или новая информация.

Помимо финансовых затрат, оба подхода требуют времени менеджера, который будет взаимодействовать с исполнителями, контролировать выполнение задач, вести учет расходов и документацию.

Плюсы:

создание чат-бота «под ключ»;
не требуется знание программирования или наличие в штате разработчика.

Минусы:

выбор между дорогим и надежным вариантом и более дешевым, но с большими рисками;
сложность в доработке сценариев;
затруднения с восстановлением данных в боте в будущем — не все разработчики сохраняют данные.

Этот метод подходит для организации отдельного мероприятия. Однако, если вы планируете регулярно проводить ивенты, аутсорсинг не является оптимальным решением.

Заказать чат-бот, собранный с помощью конструктора

Этот метод напоминает предыдущий, но отличается тем, что чат-бот создаётся не путём написания кода, а путём сборки в конструкторе, подобно конструктору Lego. Обычно этим занимаются фрилансеры-одиночки. На 2024 год стоимость создания чат-бота в конструкторе составляет от 10 до 15 тысяч рублей. Возможен также заказ у компаний-разработчиков, которые выполнат работу быстрее, но за больший платёж.

Плюсы:

быстрее и экономичнее, чем разработка бота с нуля;
не требуется глубокое понимание работы конструктора.

Минусы:

оставляет проблемы с доработкой и созданием резервных копий бота.

Этот подход подходит для единичных мероприятий. Однако, если ваш бизнес ориентирован на регулярные ивенты, такой метод, как и предыдущий, может быть неэффективным.

Пригласить разработчика чат-ботов на проект

Если чат-боты необходимы регулярно и требуют частых корректировок, рекомендуется нанять программиста на удалённую работу хотя бы на половину рабочего дня.

Плюсы:

контроль над процессом разработки, внесение изменений и создание резервных копий.

Минусы:

Дополнительная нагрузка на фонд оплаты труда (ФОТ).

Если в текущем месяце нет работы для программиста, все равно придется выплачивать зарплату, а также платить налоги с доходов, отпускные и больничные.

Научить сотрудника созданию чат-ботов

Можно обучить сотрудника создавать чат-боты, чтобы он выполнял эту работу одновременно со своими основными задачами.

Плюсы:

контроль за процессом разработки, внесением изменений и созданием резервных копий.

Минусы:

необходимость оплаты обучения;
временное снижение производительности сотрудника во время обучения;
потребность в повышении заработной платы специалиста;
риск потери сотрудника, который может уйти в любой момент.

Неприятно, когда компания инвестирует в обучение коллеги, а затем он уходит к конкурентам или открывает собственное дело. Возникает необходимость в поиске замены и повторных затратах времени и денег на подготовку нового разработчика.

Собрать чат-бот в конструкторе самостоятельно

Вы можете создать чат-бот в конструкторе самостоятельно. Сборка и тестирование обычно занимают до пяти дней. Стоимость зависит от выбранного конструктора. Например, на платформе Botmother стартовый тариф составляет 4 399 рублей в месяц. Он включает один бот без ограничений по количеству пользователей и сообщений.

Для сборки и тестирования продукта доступен бесплатный тариф с ограничением до пяти пользователей. Этого достаточно для проверки сценариев и поиска ошибок.

Часто для мероприятий достаточно одного чат-бота. Даже в стартовом тарифе Botmother нет ограничений на размеры ботов и сценарии. В одной схеме можно создать несколько потоков, которые не пересекаются между собой. Один бот можно подключить к различным платформам, таким как Telegram, WhatsApp, VK, и настроить индивидуальные сообщения и кнопки для каждой платформы.

Плюсы:

не требуется большой бюджет;
простота использования;
не нужно изучать программирование;
контроль над разработкой и внесением правок;
наличие шаблонов, в том числе для мероприятий;
возможность восстановить резервную копию бота за последний год;
поддержка в чате на сайте для решения проблем и помощи с инструментами.

Минусы:

потребуется несколько дней для освоения конструктора.

Если вы используете чат-боты на регулярной основе, этот вариант является наиболее удачным.

Чат-бот, разработанный в конструкторе, способен заменить работу нескольких сотрудников, выполняя задачи отдела поддержки, менеджера по продажам, кассира, хостес, справочной службы и почты. Благодаря своей простоте в освоении и отсутствию необходимости в знании языков программирования, этот инструмент становится доступным для широкого круга пользователей.

Зарегистрируйтесь на сайте Botmother и создайте тестовый чат-бот бесплатно, чтобы убедиться в его эффективности и удобстве.

#Чат-боты