Подготовка к тендеру на 10 млн рублей стоит event-агентству больше миллиона

Подготовка тендерного предложения для мероприятия с бюджетом до 10 млн рублей требует от агентства 197–226 человеко-часов, или 25–28 человеко-дня. Стоимостная оценка этой работы по ставкам Российской ассоциации маркетинговых услуг (РАМУ) составляет 1,1–1,3 млн рублей. Такие данные приводятся в исследовании Аналитического центра российской индустрии рекламы (АЦ РИР) и РАМУ о ресурсных и финансовых расходах агентств на подготовку тендерных предложений.

Как считали

Исследование проводилось в июле–сентябре 2026 года. В его основе — 24 заполненные анкеты агентств, участвовавших в тендерах. Авторы оценивали трудозатраты на подготовку предложений в шести категориях бюджета проекта: до 10 млн рублей, 10–20 млн, 20–50 млн, 50–100 млн, 100–200 млн и 200–500 млн рублей. В исследовании отдельно рассматриваются два формата тендерного предложения. Первый — развернутое коммерческое предложение с глубокой проработкой проекта. Второй — подготовка ключевого визуала (KV, Key Visual) и минимальная проработка наполнения. Для обоих форматов агентства оценивали время работы специалистов в каждой бюджетной категории. Расчет стоимости сделан не по фактическим счетам агентств, а исходя из количества затраченных часов и ставок РАМУ 2024 года. Человеко-дни рассчитаны из восьми рабочих часов. Диапазон показателей в исследовании представляет собой медиану и усеченное среднее с отсечением 20% крайних значений.

Более 1 млн рублей — еще до начала работы над проектом

Для проекта с бюджетом до 10 млн рублей подготовка развернутого коммерческого предложения требует 197–226 человеко-часов, или 24,6–28,3 человеко-дня. Стоимостная оценка этой работы составляет 1,1–1,3 млн рублей. В исследовании подчеркивается, что речь идет о ресурсе, который агентство задействует еще на этапе выбора подрядчика.

При бюджете проекта 10–20 млн рублей нагрузка возрастает до 246–273 человеко-часов, или 30,8–34,1 человеко-дня. Стоимостная оценка подготовки предложения составляет 1,4–1,6 млн рублей.

Для категории 20–50 млн рублей агентства затрачивают на развернутое коммерческое предложение 346–380 человеко-часов, или 43,2–47,5 человеко-дня. Стоимость такого объема работы оценивается в 2,0–2,2 млн рублей.

При бюджете 50–100 млн рублей подготовка занимает 454–502 человеко-часа, или 56,8–62,8 человеко-дня. Стоимостная оценка составляет 2,7–2,9 млн рублей. В следующей категории, 100–200 млн рублей, показатели достигают 590–666 человеко-часов, 73,8–83,2 человеко-дня и 3,5–3,9 млн рублей соответственно.

Максимальная нагрузка среди шести категорий приходится на проекты с бюджетом 200–500 млн рублей. На подготовку одного развернутого коммерческого предложения агентство тратит 689–796 человеко-часов, или 86,1–99,4 человеко-дня. Стоимостная оценка составляет 4,0–4,7 млн рублей.

Даже подготовка ключевого визуала требует значительного ресурса

Развернутое коммерческое предложение — не единственный рассмотренный в исследовании формат. Агентства также оценивали подготовку ключевого визуала (KV) с минимальной проработкой наполнения проекта.

В нижней бюджетной категории, до 10 млн рублей, такой вариант требует 135–153 человеко-часов, или 16,8–19,2 человеко-дня. Стоимостная оценка составляет 0,8–0,9 млн рублей.

При бюджете 10–20 млн рублей подготовка ключевого визуала занимает 166–191 человеко-час, или 20,8–23,9 человеко-дня, а стоимостная оценка составляет 0,9–1,1 млн рублей.

В категории 20–50 млн рублей показатели составляют 228–261 человеко-час, 28,5–32,6 человеко-дня и 1,3–1,5 млн рублей. При бюджете 50–100 млн рублей — 261–324 человеко-часа, 32,6–40,5 человеко-дня и 1,5–1,9 млн рублей.

Для проектов с бюджетом 100–200 млн рублей минимальная проработка требует 338–416 человеко-часов, или 42,3–52,0 человеко-дня, а ее стоимость оценивается в 2,0–2,5 млн рублей. В категории 200–500 млн рублей — 400–470 человеко-часов, 49,9–58,8 человеко-дня и 2,4–2,8 млн рублей.

Как тендерные расходы связаны с экономикой агентств

РАМУ связывает полученные показатели с экономикой агентского бизнеса. По оценке ассоциации, неоплаченная работа над тендерными предложениями учитывается в ставках агентств, а условия отбора связаны с экономикой услуг. Исследование дает возможность оценить масштаб ресурсов, которые агентство вкладывает в процедуру отбора, но не измеряет влияние этих расходов на итоговую цену проекта.

«До 2026 года отраслевым ориентиром считалось, что агентства маркетинговых коммуникаций тратят на подготовку к тендерам около 30% времени сотрудников», — говорит вице-президент РАМУ, управляющий партнер TVIN Инна Архипова. По ее словам, сегодня в одном тендере могут участвовать десять, двадцать и более агентств, что увеличивает совокупные издержки рынка.

Управляющий партнер Hq.events и участник комитета событийного маркетинга РАМУ Павел Рахман отмечает, что ресурсные и финансовые расходы на тендеры уже заставляют агентства задумываться о целесообразности участия в отдельных процедурах. Он также считает, что клиентам и агентствам необходимо учитывать реальный объем работы при формировании тендерных требований.

РАМУ рассчитывает, что данные исследования позволят агентствам более осознанно оценивать экономику участия в закупочных процедурах, а клиентам — соотносить требования к тендеру с объемом работы, который они создают для участников.

Авторы:

Алина Губина