Внедрение портала Битрикс24 для компании «Мир инструмента» с 5000+ сотрудников
Как крупной компании перейти с SharePoint 2010 на «Битрикс24: Энтерпрайз» и кастомизировать портал под свои бизнес-процессы.
Как крупной компании перейти с SharePoint 2010 на «Битрикс24: Энтерпрайз» и кастомизировать портал под свои бизнес-процессы.
О клиенте
«МИР ИНСТРУМЕНТА» является ведущим поставщиком ручного, садового инструмента, слесарного, электро и силового оборудования на российском рынке. Эксклюзивный поставщик таких торговых марок, как: Matrix, Gross, «Сибртех», Sparta, «Барс», Palisad, Stels, Elfe, Denzel, Kronverk.
«МИР ИНСТРУМЕНТА» в цифрах и фактах:
международная компания с офисами по всему миру;
более 5 000 сотрудников;
более 400 поставщиков со всего мира;
более 12 000 товаров в каталоге.
Раньше компания в качестве внутреннего портала использовала SharePoint 2010. Это коллекция программных продуктов и компонентов, включающая в себя набор веб-приложений для организации совместной работы, функциональность для создания веб-порталов, модуль поиска информации в документах и информационных системах. После 2010 года он перестал поддерживаться компаний Microsoft. В 2022 году «МИР ИНСТРУМЕНТА» лишился возможности продлевать приобретенную лицензию. И пришло время искать новый сервис для переноса и корпоративного портала.
Задача
Команде ZeBrains нужно было внедрить альтернативу текущему корпоративному порталу на базе SharePoint 2010. Для реализации этой задачи мы выбрали коробочную версию «1С-Битрикс24: Энтерпрайз», которую нужно было адаптировать под уже заданные бизнес-процессы из SharePoint 2010.
Особенности проекта
«МИР ИНСТРУМЕНТА» — огромный холдинг, клиенту было важно реализовать систему прав, ролей и доступов со своей логикой, которая не должна была наследоваться иерархически по административному принципу: часто базовая логика выстраивания процессов в «Битрикс24» идет вразрез с видением заказчика и регламентами. Например, в модуле «Задачи» есть роль «Соисполнитель». В компании такой роли нет. А если оставить её в системе, то пользователь может запутаться. В итоге задачи будут выполнены не так, как нужно, и с большими затратами ресурсов.
1. Аналитика
У клиента уже были зафиксированы все процессы, которые ранее компания выстроила в SharePoint 2010.
Аналитики команды ZeBrains написали ФДР (функциональный дизайн разработки — это документ, который отражает требования к разрабатываемой функциональности и показывает, как она должна работать) под Битрикс24 и описали все бизнес-процессы на основе разработанной схемы:
Интерфейс взаимодействия администратора с каталогом запущенных БП (бизнес-процессов);
Интерфейс взаимодействия участников запущенного БП;
Страница инициации БП;
Библиотека стандартов.
Как только ФДР окончательно утвержден заказчиком (после всех правок и замечаний со стороны заказчика), он поступает в распоряжение команды разработки.
2. Модуль «Задачи и проекты»
В первую очередь кастомизировали конструктор и шаблоны задач:
Создание задач за подчиненных сотрудников. По умолчанию в Битриксе нет такой функциональности — он просто блокирует возможность изменений в данных полях. Но так как компания клиента включает 1500 постоянных пользователей портала, часто требуется создать задачу за кого-то другого и назначить третье лицо. Теперь у пользователей на стороне заказчика есть такая возможность.
Связки задач и подзадач. На портале можно создавать связанные задачи и подзадачи. Но связь отображается только в той задаче, где пользователь вручную настроит связь. А если таких десятки? То ему придется каждый раз возвращаться в базовую задачу и настраивать связь с каждой созданной подзадачей. Мы сделали так, что связь автоматически появляется и во второй связанной сущности. Кстати, на связанных задачах теперь тоже можно смотреть те же данные, что и в подзадачах — все шаблоны внутри переписаны.
Блок фильтров задач. Полностью переписали логику счетчиков просроченных задач, потому что раньше они могли подсчитываться некорректно и даже теряться. Для этого мы сделали скрипт с фильтрами, который, например, позволяет раскрывать задачи на подзадачи. Также добавили функциональность в фильтре по закрытым задачам, который зачеркивает красным задачи, выполненные позднее установленного дедлайна. А ещё сделали счетчик переноса крайних сроков — теперь можно увидеть, сколько раз был сдвинут дедлайн в задаче.
Логика заполнения полей. Некоторые стандартные функции заполнения полей на портале противоречили бизнес-процессам холдинга. Поэтому мы убрали добавление соисполнителей, создание задачи без крайнего срока и привязки к проекту. А если автор задачи отсутствует, то результат работы может принять руководитель проекта, его ассистент или другое лицо из списка, основанного на бизнес-процессах компании.
История. Если кто-то помимо автора вносил правки в задачу, то в базовой функциональности в истории изменений отображалось, будто это сделал автор. Теперь у поставщика есть уникальная фича — видеть, кто и что поменял.
Добавление комментариев в новости. Сделали возможность помечать галочкой любой комментарий в задаче как новость. Пользователь выбирает задачу при формировании новости, затем в нее автоматически попадают все отмеченные комментарии. Это сделано для внутренней ИТ-команды, чтобы упростить процесс описания релизов и оповещений коллег.
Отчет по стадиям. Чтобы клиент мог отследить, какой этап в реализации проседает, мы реализовали отчеты, где видно, сколько задача провела в той или иной стадии.
Отчет по исполнителям. Кто-то по ошибке может записать время в задачу, где он отмечен наблюдателем. И мы сделали так, что теперь специальный отчет показывает, что в задаче учтены трудозатраты двух и более людей.
Добавление новой задачи с копированием. В соответствии с процессами клиента сделали так, что возобновить задачу нельзя — это нарушает логику стадий и подсчета времени. Поэтому можно создать подзадачу с автоматическим копированием всех параметров родительской сущности — описания и даже комментариев.
Регулярные оповещения с задачами. На портале каждое утро всем сотрудникам приходят рассылки с задачами: в работе с разбивкой по срокам, ожиданию контроля (надо принять), а также список просроченных задач, в которых пользователь значится постановщиком.
3. Возможности прав доступа
В компании есть штатный блок «Руковожу», который позволяет изучать аналитику выполнения задач по всей компании только владельцу бизнеса. Мы сделали доступ настраиваемым. И теперь его можно дать любому сотруднику.
Важно отметить, что правами и доступами руководит администратор на стороне клиента.
Также мы настроили следующую функциональность:
Синхронизацию с почтой и Active Directory (AD).
Обмен данными с AD с синхронизацией каждые 2 часа.
Алгоритм доступа к пользованию порталом новым сотрудником. Информация о новом пользователе передается из AD в «Битрикс24». Там создается пользователь, но пока он не получил привязку к одному из подразделений, то профиль не активен.
4. Мультиязычность интерфейса
«Битрикс24» из «коробки» не позволяет выбирать язык интерфейса. Но «МИР ИНСТРУМЕНТА» — многонациональная и мультиязычная компания с сотрудниками по всему миру. Поэтому мы написали внутренний отдельный модуль, который через Яндекс Переводчик адаптирует весь интерфейс под выбранный язык. Всего доступно 9 языков, включая китайский.
Уведомления на своем языке. Это значит, что если один пользователь использует интерфейс портала на русском, а другой на английском, то уведомления при совместной работе над задачами каждому будут приходить на своем языке. Тут важно отметить, что комментарии коллег, добавленные в задачу, не переводятся, потому что не относятся к пользовательскому интерфейсу.
5. Доработка CRM
Для CRM-блока мы разработали модуль со сложным алгоритмом распределения звонков между филиалами и сотрудниками с учетом зон ответственности и рабочего времени сотрудников. Доработали функциональность работы с лидами и компаниями согласно бизнес-логике «Мира Инструмента». Настроили автоматизацию с помощью бизнес-процессов и роботов.
В настоящий момент выполнены следующие задачи:
Разработан модуль распределения звонков по ответственным в филиалах;
Настроена телефония с учетом филиальной структуры;
Настройка формирования лидов из различных источников с логикой привязки;
Настройка рассылок и уведомлений с приоритезацией e-mail;
Разработана функциональность блокирования изменения информации о компании клиента;
Автоматизирован ряд рутинных бизнес-процессов.
Результаты
Команда ZeBrains внедрила систему «Битрикс24», кастомизировала основную функциональность портала в соответствии со всеми бизнес-процессами холдинга «МИР ИНСТРУМЕНТА».
В результате у клиента теперь надежная система ведения задач, которая корректно функционирует, выдает актуальную информацию и аналитику по работе региональных подразделений и компании в целом. Но мы еще продолжаем вносить изменения в соответствии с новыми процессами и адаптацией старых.
Кейсы
Неделя рекламы 
Новости 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
