Как перевести 20 сотрудников с Google Workspace на «Яндекс 360 для бизнеса» за 1 ночь и без потерь
Делимся опытом и подробной инструкцией с теми, кто отважился на импортозамещение. Уровень сложности: средний. Наш Production Director Олег Позняков проработал весь процесс, подготовил инструкции и описал в этом материале.
В Dau Relationship Marketing мы исторически работаем с облачными сервисами Google для бизнеса — большинство документов создаются в Google Docs, встречи проходят в Google Meet, а удобный интерфейс Gmail победил традиционный «Аутлук» у большинства наших коллег.
Увы, но после ограничения возможности оплаты иностранных сервисов с российских карт мы приняли решение перейти на отечественный аналог.
— «VK Workspace» https://biz. mail. ru/mail/ (от 2990 рублей за месяц — включает 30 пользователей, но за офисный пакет надо доплатить еще 4990 рублей в месяц).
Функционально оба продукта наследуют у Google. Но под капотом здесь знакомые многим интерфейсы почты Яндекс и Mail. ru, а в качестве офиса — известный OnlyOffice, уступающий привычным для нас «Google документам».
Оба продукта предлагают удобную миграцию с любого другого IMAP-почтовика без потери писем. Для нас это было принципиальным.
После тестового знакомства с обоими продуктами выбор был сделан в пользу Яндекса, в основном из-за интерфейса почты и нежелания переплачивать.
Для наших 20 аккаунтов Яндекс вышел в 4980 рублей в месяц против 8980 рублей у VK.
Чек-лист переезда
Составим список всего, что сотрудники нашей компании успели нажить внутри сервисов Google, чтобы ничего не забыть при переезде:
— Gmail — вся переписка, контакты, шаблоны сообщений и подписей;
— Google Drive — все созданные сотрудниками документы (и множество публичных ссылок на эти документы, отправленных клиентам и партнерам);
— Google Calendar — назначенные встречи и регулярные собрания.
Чат, Сайты, Forms и Apps Script у нас почти не использовались, поэтому в этой статье не рассматриваются.
Пошаговая инструкция для того, кто всё это затеял
Инструкция по миграции от Яндекса предлагает использовать нетривиальный метод с применением специального сервисного аккаунта. После пары тестов стало понятно, что организатора переезда он оказывается достаточно трудоемким.
Поэтому у себя мы воспользовались несколько более простым методом.
Яндекс умеет забирать почту из любых IMAP-сервисов, только дай ему пароли от ящиков, из которых надо унести всю переписку. Но обо всем по порядку.
На весь процесс у нас ушло около 12-14 часов (вечер рабочего дня и утро следующего). Большую часть времени заняло копирование писем, которое шло ночью без участия человека.
Шаг 1. Заранее инструктируем коллег о предстоящем переносе. У нас это получилась довольно длинная инструкция, но почти все справились с ней быстро.
Делимся инструкцией, которую получил каждый сотрудник перед переездом. Скачать ее можно по ссылке.
Смело назовем этот шаг самым важным для успеха всего предприятия.
Шаг 2. Создаем для будущего администратора новый аккаунт в обычной Яндекс.Почте.
Шаг 3. Регистрируем организацию на https://360.yandex.ru/business/. Потребуется ИНН компании. Оплачиваем счет за выбранное кол-во аккаунтов и месяцев с банковской карты или по выставленному счету для организации.
Шаг 4. Заводим в панели администратора домен организации, подтверждаем права на него одним из доступных способов:
Создаем все почтовые ящики и группы рассылок (в Яндексе группы называются «проектами»). Не используйте простые пароли — замечено, что Яндекс может заблокировать ящик с простым паролем автоматически.
Шаг 5. В этот момент все сотрудники нашей компании выполнили первую часть данной им инструкции. На выполнение было отведено время в самом конце рабочего дня.
Вот что они должны были сделать обязательно:
включить IMAP-протокол в настройках своего ящика,
разрешить доступ «ненадежным приложениям» к аккаунту (кстати, Google пишет, что эта возможность пропадет 30 мая 2022),
скачать к себе на компьютер все свои файлы из Google Drive,
удалить все встречи из календаря (после переезда на новый сервер старые встречи остались бы висеть призраками в календарях партнеров),
скачать из Gmail все контакты,
войти в свой новый почтовый ящик на Яндексе и заменить временный пароль постоянным.
Шаг 6. Сбрасываем пароли на почтовых ящиках на Gmail на новые. Они нужны нам, чтобы Яндекс получил доступ к письмам.
Шаг 7. Меняем MX-записи домена на новые от Яндекса. Прописываем SPF и DKIM согласно инструкции в панели администратора. Неудобно: Яндекс выдает эти записи поочередно, приходится ждать, пока DNS обновится.
Шаг 8. Запускаем процесс миграции в панели администратора Яндекса. Удобно воспользоваться для этого таблицей-шаблоном в формате CSV. Ссылка на шаблон есть в самой панели.
Процесс копирования 20 ящиков общим объемом в 100 ГБ занял около 10 часов. Запустили в полночь и к началу рабочего дня всё было готово.
Шаг 9. В начале рабочего дня все сотрудники выполнили вторую часть инструкции.
Вот что в ней обозначено:
создаем встречи в новом календаре заново,
проверяем СПАМ в новом ящике и спасаем оттуда нормальные письма во Входящие (да, Яндекс при миграции значительный % писем посчитал СПАМом),
раскладываем файлы на «Яндекс Диске» по местам, отправляем клиентам и партнерам новые ссылки на совместные файлы,
делимся доступом к своим календарям с коллегамию
Готово! Компания продолжает работу на сервисах Яндекса, попрощавшись с Google.
Чего нам не хватает в Яндекс 360 для бизнеса
Видеовстречи
— нет виртуальных фонов, так привычных всем по ZOOM, Google Meet.
Календарь
— в отличие от Google Calendar в Яндексе коллегам по умолчанию недоступны календари друг друга, надо специально открывать доступ.Опыт работы с сервисом пока минимальный и это первые неудобства, с которыми мы столкнулись. Если вы тоже переехали, делитесь впечатлениями и лайфхаками, как вы привыкаете к интерфейсу Яндекса.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
