10 принципов проджект-менеджмента для аккаунтов

На российском рекламном рынке роль аккаунт-менеджера из агентства в агентство меняется: где-то аккаунты отвечают только за коммуникацию, где-то — только за документы, а где-то — за результат. В Риалвеб позиция аккаунт-менеджера сочетает в себе 3 составляющие: проджект-менеджмент, коммуникацию с клиентом и стратегию. Я часто собеседую людей на позицию проджектов, и у меня есть вопросы с подвохом. В одном из них я прошу кандидата назвать свои личные принципы проджект-менеджмента. Важно проверить, насколько они подходят нам, ведь от правильно выстроенного взаимодействия в команде зависит результат проекта. 8 лет работы в аккаунтинге и более сотни реализованных проектов позволили мне выработать ряд собственных правил, которые помогают улучшить результат и обезопасить себя от лишних шишек.

1. Нет задачи в таск-менеджере = задачи не существует

Всё гениальное просто, но многие пренебрегают этим правилом. Отсюда рождаются жалобные «не увидел в мессенджере», «забыл», «не успел», невыполненные обязательства, просроченные дедлайны и негатив клиента. Необходимо всегда фиксировать задачу в таск-менеджере, даже если вы несколько раз её обсудили и все всё поняли.

2. Не забывайте о типах задач и уровне исполнителя — они должны соответствовать друг другу

Есть несколько типов постановки задачи: по алгоритму, по результату и по проблеме. Каждый из них свойственен определенному уровню компетенции сотрудника. Если вы ставите задачу ассистенту или младшему специалисту — то есть сотруднику, который будет делать ее впервые — важно показать алгоритм выполнения. Может, он и, справится без алгоритма, но вы потеряете время на корректировки и координацию. Поэтому, прежде чем выбрать тип постановки задачи, проанализируйте: кому вы её ставите, был ли у человека опыт с похожими задачами и так далее.

3. Если ставите задачу по алгоритму или результату, подробно опишите, что хотите получить на выходе

В идеале сделайте шаблон или приложите пример. Это сэкономит вам время при проверке работы и избавит от большого количества правок.

4. Делегируйте ответственность за задачу и убедитесь, что исполнитель ее принял

Поставить задачу в таск-менеджер мало — нужно назначить исполнителя и убедиться, что он взял ответственность за ее выполнение на себя. Ваша цель как проджекта — получить подтверждение, что задача принята в работу и будет выполнена вовремя.

5. У каждой задачи должен быть дедлайн

Дедлайн нужно ставить с запасом, закладывая время на доработки, проверки и ЧП. ДЛ команды должен быть раньше, чем «красный» клиентский дедлайн.

6. Короткие чекапы на долгой дистанции

Мой самый любимый пункт. В процессе выполнения задачи нужно не забывать сверять часы: туда ли мы идем. Здесь часто кроется подводный камень: не все исполнители любят контроль и на прямые вопросы могут реагировать негативно. Тогда задавайте уточняющие вопросы, чтобы понять, на какой стадии находится задача. Для меня важный показатель — наличие или отсутствие вопросов по задаче. Когда их нет, есть риск, что задача не в работе или в нее погрузились не полностью. В таком случае стоит перепроверить, вникал ли исполнитель в проблему.

7. Каждой встрече по постмиту

Все договоренности и решения должны фиксироваться. Иначе что-то забудется, может измениться внешняя ситуация, а принятые решения могут привести к другому результату — и так далее. Если зафиксирован ход принятия решений, к нему легко вернуться и найти источник проблемы.

Самое главное в постмите:

• дальнейшие шаги каждой из сторон

• сроки и дедлайны

• краткая суть принятых решений с выделенными ключевыми поинтами

8. Единое инфополе всей команды и трансляция общих целей

Мало кто любит быть слепым котенком. Команде важно видеть контекст происходящего, общую цель или правила игры. Люди должны знать, ради чего всё это, а не быть просто винтиками, выполняющими определенную функцию. Как правило, в таких сплоченных командах проще принимать и обосновывать решения, а сотрудники в них более инициативные и генерируют больше идей. Всё потому, что каждый чувствует свою причастность к результату. Поэтому задача прожект-менеджера — быть не просто человеком, который раздает задания, а формировать общий контекст. Команда должна понимать, что каждый из участников вносит свой вклад в один большой результат.

Поэтому задача прожект-менеджера — быть не просто человеком, который раздает задания, а формировать общий контекст.

Светлана Ширяева

аккаунт-директор агентства Риалвеб

9. Делать больше и предвосхищать

Это скорее про подход не только к работе, но и жизни в целом. Развитие происходит в момент экстра-усилий, а не повторения одного и того же. Постоянно делая то, что уже хорошо умеешь и много раз делал, ты не просто буксуешь, а возвращаешься на шаг назад, особенно с учетом скоростей появления новых технологий и развития диджитала. Поэтому во всем нужно придерживаться принципа: делать больше, качественнее, смотреть шире и искать новое, даже если об этом никто не просит. Поверьте, это оценят.

10. Результат, а не процесс

Это главный принцип: ориентироваться всегда надо на результат, а не на процесс. Один из руководителей заложил в мое сознание упражнение — периодически задавать себе два вопроса: а) Двигает ли меня к результату то, что я сейчас делаю? б) Что я еще могу сделать, чтобы продвинуться дальше? Чтобы не топтаться на месте, нужно регулярно на них отвечать — и действовать соответствующе.

Заключение

Вы можете сказать: «Да ну их, какие-то принципы, правила… И так сойдет! », как считал герой «Тридевятого царства». Может, вам повезет и действительно сойдет, но использование хотя бы половины из этих принципов, как и создание своих, сделает вашу профессиональную жизнь стабильнее, спокойнее и результативнее.

Добро пожаловать в диджитал! ?