Пять советов руководителю по подготовке крупного мероприятия для бизнеса
Подготовка любого мероприятия требует развернутого и понятного плана действий. Это знает любой, кто хотя бы раз готовил даже скромный праздник или вечеринку. Однако организовать корпоратив и провести масштабную конференцию или фестиваль — не одно и то же. На что обратить внимание в планировании крупного события? Берите на заметку чек-лист от Коммуникационного агентства 4D.
Шаг №1: Выбираем площадку
Источник: Коммуникационное агентство 4D
При выборе площадки недостаточно опираться на субъективное ощущение «нравится» — «не нравится». Необходимо продумать все до мелочей: хватит ли места для участников, потребуется ли одновременно проводить несколько под-мероприятий, какой формат у мероприятия. Важно, чтобы площадка отвечала портрету вашей аудитории. Для презентации новинки автомобильного концерна и для молодежного фестиваля потребуются разные локации. Помните: мелочей в ивенте не бывает. Впечатление от мероприятия способна испортить даже пустяковая на первый взгляд деталь, вроде слишком маленькой парковки. Транспортная доступность, оформление помещений, техническая база — значение имеет буквально все. Если у площадки есть своя кейтеринговая служба, лучше заранее провести фуд-тест и понять, хотите ли вы с ней работать, нужно ли скорректировать меню или лучше вообще нанять другую компанию.
Шаг №2: Подбираем команду
Источник: Коммуникационное агентство 4D
Команда — это половина успеха любого мероприятия. Недостаточно просто собрать группу профессионалов. Важно правильно распределить роли внутри команды. Проекту потребуется руководитель. В идеале не просто с опытом управления командой, но и со знанием «подводных камней» в организации событий. Руководитель обязательно должен уметь правильно расставлять приоритеты, распределять задачи между членами команды и делегировать полномочия. Именно за ним всегда остается «последнее слово» по ключевым вопросам. На случай непредвиденных ситуаций руководителю также потребуется заместитель. Внутри команды роли распределяют в соответствии с опытом каждого. Потребуется охватить не менее трех направлений: производство (выпуск полиграфии и сувениров), PR и реклама (продвижение события) и собственно сам event — разработка концепции и сценарий, техническое обеспечение, творческая составляющая. Это необходимый минимум, кроме которого есть дополнительные задачи: написание текстов, создание видео-контента и тд. Если в команде есть такие специалисты, задачи закрывают их силами. В противном случае можно привлечь фрилансера или консультанта.
Шаг №3: Контент
Источник: Коммуникационное агентство 4D
Контент — это все, что касается содержания мероприятия. Не только деловая программа, но и развлечения, и всяческий интерактив, и дополнительные фишки: от робота-официанта до зоны 3D-mapping. При формировании контента исходите из особенностей своей целевой аудитории и конкретной отрасли.
Чем масштабнее мероприятие, тем выше риск, что что-то пойдет не так. Часто неприятный сюрприз всплывает там, где ждешь его меньше всего. «Полетевшая» техника, непредвиденные расходы, глупые ошибки членов команды, нехватка нужных ресурсов — вот лишь некоторые из них. А еще есть форс-мажоры вроде природных катаклизмов или все той же пандемии. Что-то из этого мы можем контролировать, что-то нет. Но план Б все равно стоит иметь. Важно заранее составить «дорожную карту» подготовки и непосредственно проведения мероприятия. Избежать лишних проблем поможет внедрение системы внутреннего контроля за каждым из исполнителей. Даже если это копирайтер на аутсорсе, требуйте от него регулярной отчетности. И на всякий случай, держите в уме «скамейку запасных» команды. Возникающие по ходу подготовки проблемы решайте сразу же. Ибо практика показывает: проблемы имеют свойство множиться в геометрической прогрессии, и даже мелкий «ляп» порой способен привести к краху всего проекта.
Шаг №5 Продвижение
Источник: Коммуникационное агентство 4D
Продвижение — важная часть любого события. Это и привлечение целевой аудитории, и информирование участников о последних новостях и изменениях в программе. Лучше, если продвижением в команде будет заниматься отдельная группа специалистов. Работа в этом направлении начинается уже на этапе планирования — с составления развернутого плана PR-кампании, медиаплана рекламных размещений, списка инфопартнеров, СМИ и журналистов. Каждый пункт должен иметь свои дедлайны, за соблюдением которых придется очень тщательно следить.
В заключение
Как мы видим, самостоятельно организовать и четко спланировать мероприятие не так-то просто, но миссия все же выполнима. Однако, чтобы не рисковать и всегда быть уверенным в том, что все пройдет, как задумывалось, советуем вам довериться экспертам ивент-индустрии. Оставляйте свою заявку на реализацию любого формата мероприятия «под ключ» в нашем агентстве: https://4dru.com/contacts.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
