Интеграция без оверхеда: как устроен экспорт лидов в ATC или CRM клиента и почему качественная интеграция — это важно
В кейсах мы часто рассказываем о проведенных интеграциях. Каждый пример подтверждает, что правильно настроенная интеграция — это база для качественной реализации всего решения и получения максимального результата.
Сегодня поговорим подробнее об API — инструментах интеграции между системами или сервисами, необходимой для обмена данными. API позволяет экспортировать данные лидов в ATC или CRM клиента, давая возможность рекрутерам работать в одном окне — само по себе это экономит время на обработку откликов в среднем до 25–35%. А кроме того, интеграция помогает удерживать показатели качества Кадровой лидогенерации на уровне выше среднего. Статистика показывает, что если вносить данные в электронные таблицы или переносить из одного интерфейса в другой вручную, показатели наверху воронки падают на 10–30%.
Что такое API?
Аббревиатура API (по-русски обычно произносится [апи]) расшифровывается как Application Programming Interface — “программный интерфейс приложения”. API — это набор определений, протоколов и инструментов, которые используются для взаимодействия между различными программами, системами и компонентами. В общем смысле API представляет собой спецификацию функций, методов и структур данных, которые одна программная система предоставляет другой системе для обмена информацией и выполнения различных операций.
API позволяет разработчикам интегрировать и использовать функционал других систем и сервисов в своих приложениях без необходимости понимать всю сложную логику, находящуюся внутри этих систем.
Какие бывают API
API — довольно общее понятие, вот несколько видов для примера:
Библиотечный API: предоставляет набор инструментов, функций и классов для разработчиков в различных областях, таких как обработка изображений, базы данных, научные вычисления и веб-разработка.
API оборудования (Hardware API): предназначен для взаимодействия с внешним оборудованием, таким как датчики, считыватели карт и принтеры. Hardware API обеспечивают стандартный способ передачи данных и команд между компонентами аппаратного и программного обеспечения.
API операционной системы: предоставляет доступ к низкоуровневым и высокоуровневым функциям операционных систем — управлению файлами, процессами, устройствами ввода-вывода и оконным интерфейсом.
Web API: позволяет взаимодействовать с веб-сервисом через интернет. Обычно они используют протоколы, такие как HTTP или HTTPS, и форматы передачи данных, такие как JSON или XML.
Зачастую, когда говорят о API, имеют в виду именно Web API. Далее речь пойдет именно о нем.
Как работает Web API
Web API — своего рода язык общения между сервером и клиентом, позволяющий передавать информацию между компонентами системы. Web API предоставляет структурированные данные и функциональность, доступные разработчикам для интеграции с клиентскими приложениями — веб-сайтами, мобильными и десктопными приложениями.
Работает этот тип API по принципу запрос-ответ. Клиентское приложение (например, браузер или мобильное приложение) отправляет определенный запрос на сервер через API. Запрос может включать действие (добавление, удаление, изменение данных) или запрос данных. Сервер обрабатывает этот запрос и отправляет ответ обратно клиенту в структурированном виде, обычно в формате JSON или XML.
Web API создает важные преимущества для пользователей и разработчиков:
1. Стандартизация: Web API обеспечивает унифицированный подход к обмену данными между разными системами и приложениями, что делает процесс интеграции более простым и понятным.
2. Кроссплатформенность: Web API доступны для разных клиентских приложений на разных платформах — это позволяет пользователям выполнять задачи и получать информацию независимо от устройства, которым они пользуются.
3. Скорость и легкость разработки: так как Web API предоставляет готовую функциональность, разработчикам и предприятиям не нужно тратить время и ресурсы на разработку собственных систем с нуля. Это экономит время и повышает эффективность разработки приложений.
4. Гибкость и интеграция: Web API позволяет пользователям и разработчикам легко интегрировать различные функции и сервисы, создавая приложения, которые наилучшим образом соответствуют решению их конкретных задач.
Интеграция корпоративных систем с помощью API: как это устроено
Интеграция корпоративных систем двух разных компаний — сложный и ответственный процесс, который может повлиять на работу бизнеса в целом. Однако правильно выполненная интеграция приносит множество преимуществ для обеих компаний.
В процессе интеграции важно учесть множество факторов, таких как совместимость программного обеспечения, структуры данных, процессов и процедур. Необходимо провести анализ существующих систем и затем выбрать способ интеграции. Грамотно проведенная интеграция не должна привести к снижению производительности и качества работы бизнеса.
Типы интеграции корпоративных систем
Обмен файлами
Происходит это примерно так: ответственное лицо одной компании выгружает данные из исходной информационной системы в файл, передает ответственному лицу другой компании для последующей загрузки в целевую информационную систему. Далее эти данные обрабатываются и процесс повторяется в обратную сторону. Архаичный, но рабочий способ, правда, не лишенный недостатков:
форматы выгружаемых и загружаемых файлов могут отличаться (и скорее всего отличаются). В таком случае необходима конвертация данных в необходимый формат, которая генерирует либо дополнительную нагрузку на сотрудников, ответственных за передачу данных, либо дополнительные затраты на автоматизацию конвертации;
сложно обеспечить безопасность процесса передачи данных;
человеческий фактор. Применим ко всем предыдущим пунктам: человеку легко ошибиться при ручном формировании файла; человек может передать файл по небезопасному каналу, вследствие чего данные попадут третьим лицам. А также человек может забыть передать файл в условленные часы или же не передать вовсе в силу болезни или отпуска, что нарушит интеграционный процесс.
Общие базы данных и обмен сообщениями
Этот тип интеграции подразумевает доступ нескольких информационных систем к одной базе данных / брокеру сообщений.В случае с общей базой данных существует большая проблема в правильном разграничении доступа, а также организации работы с БД. При неверной настройке возникает огромный риск для безопасности и целостности данных.
Система обмена сообщениями предполагает единый формат сообщений, которому свойственно меняться. Обеспечить соблюдение формата, своевременное его изменение или версионирование довольно сложно и затратно.
Такие способы интеграции приемлемы, но скорее в рамках одной компании.
Web API
Большинство информационных систем предоставляют Web API для того, чтобы сторонние приложения могли взаимодействовать с ними, тем самым расширять и дополнять их функционал.Интеграция через Web API имеет явные преимущества по сравнению с другими подходами:
Безопасность: при использовании Web API легко обеспечить защиту данных и доступа к системам с помощью механизмов аутентификации, авторизации и шифрования.
Независимость систем: Web API позволяет интегрировать различные системы без прямого доступа к их внутренним данным и ресурсам. В этом случае системы могут работать независимо и изменяться без влияния на другие системы, разработка становится проще и быстрее.
Масштабируемость: Web API способна выдерживать большие объемы данных и запросов, а также динамически реагировать на изменения нагрузки. Такой гибкости сложно достичь при интеграции другими способами.
Легкость поддержки и сопровождения: Web API облегчает поддержку и обновление систем благодаря их модульной архитектуре, стандартам и документации.
Таким образом, интеграция через Web API обеспечивает гибкость, безопасность, простоту сопровождения, легкость интеграции и удобство использования — повышая эффективность и производительность бизнес-процессов. Некоторые способы интеграции корпоративных систем:
обмен файлами,
общие базы данных,
обмен сообщениями,
Web API.
Интеграция программного обеспечения и Базы данных HRDrom с информационными системами партнеров: процесс и результат
“Еще один плюс, который стоит отметить, — интеграция с нашей CRM-системой, которую провела BetaOnline. На первых порах мы начинали работать через личный кабинет HRDrom, и это дублировало некоторые процессы для наших эйчаров. Им приходилось переносить лиды в нашу базу и вручную проставлять статусы в ЛК — обратная связь нужна коллегам из BetaOnline, чтобы анализировать качество трафика из разных каналов, оценивать результаты лидгена и повышать эффективность кампаний. В условиях постоянного роста потока скорость обработки стала падать, и было решено провести интеграцию.Процесс занял около двух месяцев, зато теперь обработка идет значительно легче и быстрее. Все лиды в онлайн-режиме падают в amoCRM и заходят в воронку, обратная связь автоматически возвращается в HRDrom. Рекрутерам в большинстве случаев удается звонить лидам в течение часа после отклика — с учетом конкуренции за кандидатов это важно для конверсии”.
Константин Сурин
интернет-маркетолог ВкусВилл
Отзыв от “ВкусВилла” дает понять, как работает интеграция и какие дает преимущества на стороне пользователя решения “Кадровая лидогенерация”. Теперь постараемся разобраться, как устроен этот процесс изнутри.
Способы интеграции
Для быстрого и качественного закрытия потребностей заказчиков BetaOnline интегрирует свое программное обеспечение HRDrom с ATS системой партнера.
Программное обеспечение HRDrom может интегрироваться двумя способами:
при помощи OpenAPI, который предоставляет программный комплекс HRDrom для интеграции со стороны информационной системы клиента;
при помощи разработки интеграционного модуля для взаимодействия программного комплекса HRDrom с API информационной системы клиента.
HRDrom OpenAPI
Для обеспечения безопасного обмена данными между системами HRDrom OpenAPI предоставляет следующие функции:
сброс пароля. Перед настройкой процесса обмена данными партнеру необходимо сбросить изначальный пароль и установить новый. Без этой операции остальной функционал API недоступен. Таким образом гарантируется конфиденциальность пароля. В HRDrom они хранятся в зашифрованном виде и не известны сотрудникам компании;
аутентификация. Процесс получения токена по паре логин и пароль;
обновление и отзыв токена. Токен имеет срок действия, по истечении срока действия необходимо заново провести процесс аутентификации. Если потребуется, токен может быть отозван до истечения срока действия;
получение и обновление справочных данных: списка профессий, локаций;
получение лидов и подтверждение получения;
фиксация информации о продвижении лида по рекрутинговой воронке.
Интеграционный модуль HRDrom
Также для организации обмена данными можно реализовать интеграционный модуль в программном комплексе HRDrom. В таком случае информационная система партнера должна иметь API, предоставляющий функционал:
аутентификации/авторизации;
метод для записи лида из базы данных HRDrom в информационную систему клиента;
метод получения информации о продвижении лида по рекрутинговой воронке.
Проблемы интеграционного процесса и как их избежать
В каждом кейсе интеграция имеет свои особенности и нередко сложности, которые могут затянуть процесс, а иногда и остановить на некоторое время. Стоит заранее учесть возможные негативные факторы, чтобы избежать их влияния и провести интеграцию максимально быстро и четко.
Отсутствие информации о производительности API. Чтобы обеспечить непрерывный обмен данными, необходимо владеть информацией, сколько запросов за единицу времени API может обработать. В противном случае возможна ситуация, когда API не способен обработать входной поток данных или своевременно отдать необходимую информацию, — это неизбежно приведет к ухудшению результатов интеграции.
Неактуальная документация. Усложняет процесс интеграции тем, что приходится уточнять детали у технических специалистов уже в ходе работы. Интеграционный модуль проектируется исходя из функционала, описанного в документации. Если в процессе реализации интеграционного модуля информация меняется, может возникнуть необходимость перепроектировать его. Это задержит сроки проекта или вовсе поставит под вопрос его запуск.
Изменение контрактов на лету, пренебрежение версионированием. Изменение контракта API в процессе эксплуатации вызовет отказ интеграционного модуля, прервет процесс обмена данными и, соответственно, ухудшит результаты. Если возникает необходимость внести изменения в контракт API, необходимо использовать версионирование API — реализацию нового метода API с новым контрактом, но также поддержку старых методов. Такой подход позволит бесшовно перейти на использование новых методов API.
Одностороннее ограничение доступа, изменение авторизационных данных без своевременного уведомления — неизбежно остановит процесс обмена данными. Прежде чем изменить авторизационные данные или отозвать их, необходимо уведомить партнера, чтобы устранить проблемы, приведшие к ограничению доступа, или разработать сценарий для бесшовного перехода на использование новых авторизационных данных.
Проведение технических работ без уведомления партнера — и в этом случае процесс обмена данными будет прерван. Нужно заранее предупредить о предстоящих работах, чтобы контролируемо остановить потоки данных.
Техническая неподготовленность основного ЛПР. Это нормально, так как технические вопросы в большинстве случаев не являются для него основным функционалом. Однако готовность вникать и выстраивать взаимодействие существенно ускоряет процесс и улучшает результаты.
Слишком разносторонний пул участников процесса интеграции. Когда в синках и митингах участвуют представители трех сторон, это увеличивает время настройки интеграции и затягивает сам процесс. По возможности стоит рационально распределить ответственность, или же заложить дополнительное время на интеграцию.
Чек-лист: как провести интеграцию эффективно и без лишних сложностей
Итак, вы решили интегрировать свою ATS или CRM со сторонним ПО. На что следует обратить внимание вам, основному заказчику и пользователю:
1. Четко сформулировать задачу: что я хочу получать, что я готов отдавать.
Например:
провести интеграцию с целью ускорить обработку данных в 2 раза → получить рост конверсии на 30%;
отдавать статусы по данным в режиме реал-тайм → повысить качество данных с 1 до 5%.
2. Определить ресурсы проекта: определить продакт-менеджера или проджект-менеджера (в разных компаниях эти функции выполняют разные специалисты), который непосредственно ведет проект ATS/CRM в вашей компании. Если такого специалиста нет, нужно найти контакты на стороне подрядчика, который устанавливал действующее ПО для работы с персональными данными.
3. Синхронизировать специалистов, отвечающих за поддержку внутренней инфраструктуры, с командой внедрения нового продукта. Это нужно для сохранения работоспособности действующей системы и ее поддержания в актуальном состоянии.
4. Проработать четкое ТЗ, согласованное с заинтересованными лицами. В BetaOnline мы предлагаем клиенту заполнить бриф, который закрывает все технические вопросы.
5. Запросить ссылку — документацию по API у ответственных лиц.
6. Определить бюджет проекта, если возможны затраты, а также сторону, на которую лягут эти затраты.
И в завершение — простой, но важный вопрос. Если вы не в ИТ-компании и не ИТ-специалист, нужно ли разбираться в том, как устроен процесс интеграции и как он работает?
Ответ, как часто бывает, дает сама реальность. Глобальный рынок API растет со среднегодовой скоростью 35%, в ближайшие два года этот сегмент будет занимать лидерские позиции. Уже сегодня сложно представить работу продвинутого маркетолога или HR-маркетолога без понимания процесса интеграции, ее ценностей и пользы для бизнеса в целом.
Это не самая простая задача — интеграция со сторонним решением бывает похожа на хождение в темной комнате. Но если понимать суть процесса и взаимодействовать с грамотным партнером, то туннель быстро выведет к свету — в виде четко и эффективно работающих сервисов, которые повышают бизнес-результат.
Просто о сложном
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании