ЭДО — что это за зверь и как с ним подружиться
Так, используя ЭДО, вы можете регулировать документооборот внутри своей компании, можете отправлять контрагентам договоры, счета или, например, закрывающие документы, а также оплачивать налоги, переводить взносы в фонды и сдавать отчетность.
У систем ЭДО есть несколько неоспоримых плюсов. В качестве основных из них можно назвать:
-
удобный и быстрый обмен документами, отсутствие необходимости долгого ожидания и отправок почтой или курьерскими службами;
-
соответственно, сокращение затрат как на отправку, так и на печать документов, а также закупку бумаги, например;
-
удобство ведения архива документов, к которому всегда есть доступ, а также поиска в нем;
-
минимизация рисков утери документов.
Помимо всего вышеперечисленного, иногда начать пользоваться ЭДО приходится по требованию законов. Так, юрлица, начиная с 2021 года, сдают бухгалтерскую отчетность только таким образом. Также ЭДО необходимо для работы с госзакупками и, например, с маркированными товарами.
Объективно, ЭДО — очень удобный инструмент для автоматизации процессов обмена документацией. Но есть и недостатки. К ним чаще всего относят затраты: денежные на подключение к операторам ЭДО и внедрение системы в целом, а также временные, которые требуются сотрудникам компаний для освоения нового ПО.
Перед непосредственно подключением к сервису ЭДО следует сформировать внутренний регламент, в котором нужно прописать все нюансы работы с ним в вашей организации, например, на каких участках документооборота компании будет применяться ЭДО, кто будет обладать правом подписи, как будет происходить процесс согласования и подписания документов, список ответственных сотрудников и т. п. На основе такого регламента формируется ТЗ для оператора ЭДО.
Оператор ЭДО — организация, предоставляющая услуги и специализированное ПО для обмена электронными документами и получившая аккредитацию от налоговой инспекции на осуществление такой деятельности. Информацию о таких организациях, а также их список вы можете найти на сайте налоговой инспекции. Самыми популярными в России являются Контур Диадок, СБИС, Такском.
Выбирая подходящего вам оператора заострите свое внимание на нескольких основополагающих моментах:
-
безопасность и надежность сервиса — сколько и как хранятся документы,как при расторжении договора осуществляется доступ к ним, проводятся липроверки безопасности систем и т. п.;
-
удобство использования — насколько понятен сервис, насколько удобно импользоваться, корректно ли работает функционал, есть ли мобильнаяверсия или же только десктопная;
-
цена — здесь следует смотреть не только на сами тарифы (если ониразные), но и на стоимость дополнительных услуг, которая можетсущественно повлиять на итоговую сумму расходов;
-
техническая поддержка — от того, насколько оперативно отвечает службасаппорта, может во многом зависеть ваша работа. Важно, чтобы возможныесбои системы устранялись максимально быстро и качественно.
Помимо перечисленных пунктов стоит также учитывать такие функции как удобный роуминг с другими операторами ЭДО (хорошо, если этот процесс более или менее автоматизирован и занимает немного времени), интеграция с системами учета и тому подобные нюансы, в зависимости от того, что нужно именно вашей компании.
Следующий шаг — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сделать это можно в ФНС или специализированных удостоверяющих центрах (информация о них есть на сайте Минцифры). С начала 2022 года на организацию выдается только одна КЭП, а уполномоченные сотрудники получают ЭЦП на физические лица плюс специальные доверенности, которые позволяют подписывать документы от организации.
Когда КЭП оформлена и получена, переходите на сайт нужного вам оператора ЭДО. Регистрируйтесь, отправляйте заявку на подключение, загружайте ЭЦП в систему, выбирайте тариф и оплачивайте его. У разных операторов может быть несколько разный алгоритм действий, однако по сути процедура у всех одна и та же. После успешного подключения обязательно дайте знать своим контрагентам, что вы перешли на ЭДО. Если они уже тоже используют электронный документооборот, вы сразу же можете начинать обмениваться с ними документами. Либо, если они еще не познали прелести этой системы, предложите им переход на ЭДО, возможно, именно после вашей рекомендации они решатся сделать это.
Лучшее в блогах
Вам понравится
Нас в Creonit / digital production давно интересовал вопрос, как приложения вызывают зависимость. Мы провели расследование — пообщались со специалистами из Ozon, S7 Airlines и ex-«Мегафон», которые занимаются запуском и развитием цифровых продуктов. Они объяснили, какие инструменты используют сервисы, чтобы привязать к себе пользователей.
Реклама в социальных сетях организаций, занимающихся управлением туристическим направлением (destination management organization, DMO), действует эффективнее, если в ней используются эмотиконы. Важна также конгруэнтность (аутентичность) контента, распространяемого организацией в онлайне, и пользовательского контента. Сильные положительные эмоции пользователей вызывает позиционирование туристического направления, основанное на природных красотах. К таким выводам пришли сотрудники департамента маркетинга и маркетинговых исследований Гранадского университета. Результаты их работы опубликованы в последнем номере научного журнала The Journal of Destination Marketing & Management (JDMM).