• How to

Чтобы внедрение в агентстве прошло гладко. Кто такие ClickUp-кураторы и где их искать

Выстроенной, конечно же, на базе ClickUp:)

Он отвечает за:

• дизайн системы

• то, что и как делают остальные сотрудники внутри системы

• консультирование команды по всем вопросам работы в ClickUp

Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках. Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т. д.

Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:

• Вы работаете в агентстве и претендуете/получили роль куратора вашей внутренней платформы для коммуникаций и управления проектами.

• Хотите схантить или найти/вырастить среди сотрудников куратора для вашего ClickUp/Битрикс24/Trello/другой системы.

Качества успешного Clickup-куратора

Понимание и сопереживание. Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и, в целом, структурированными личностями:

• разбираются в roadmap’ах клиентских проектов и сроках.

• понимают, как сам клиент видит свои реперные точки на проекте.

• чувствуют эмоции внутренней команды, работающей над проектом — дизайнеров, копирайтеров, разработчиков.

• хорошо понимают ожидания обеих сторон и способы совместной работы (а также шероховатости, которое могут исходить от неправильных ожиданий).

Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.

Разнообразие опыта

Управление проектом. Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.

ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.

Им понадобиться чутьё на:

• Выявление причин и докапывание до правды, в случае, если что выглядит подозрительно (отсутствие обычного, присутствие необычного).

• Чёткое понимание, является ли обнаруженная проблема ошибкой системы или сотрудника.

Забота о клиента (CSM) или аккаунт-менеджмент

Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:

• Какие боли они испытывают?

• Что их мотивирует?

• Что они хотят по итогу получить?

Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.

Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.

Критерии поиска ClickUp-куратора

Не владелец и не руководитель. Этот критерий обязателен.

Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.

Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день — такая работа подходит не всем.

Готовность принимать непростые решения. ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.

Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.

Не боится руководства. ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.

По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.

Имеет общее понимание о процессах в компании. У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.

• Как идёт работа на начальных стадиях проектов?

• Что мы делаем в процессе реализации каждого их типовых проектов?

• Как в компании функционируют процессы по удержанию клиентов?

Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.

• Какие задействованы отделы, команды и роли?

• Как назначаются задачи?

• Как идёт управление нагрузкой?

• По какой схеме назначаются ответственные?

Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.

Есть достаточно свободного времени. Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20–30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, — для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.

Аналитический склад ума. У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?

При том, что не нужно быть мастерами Excel — достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.

Проактивный и технически подкованный. Им не нужен многолетний опыт — важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.

• Любопытны ли они?

• Хотят ли учиться и разбираться в новом?

• Были ли замечены за проведением экспериментов?

Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.

• Есть ли у них отдельный ClickUp-аккаунт для отладки и тестирования различных функций?

• Экспериментируют ли они с платформами автоматизации?

• Изучают ли они лучшие практики и рекомендации?

Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.

Чем занимается ClickUp-куратор?

После того, как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.

• Ежедневные и еженедельные задачи сосредоточены на анализе действий пользователей и занесении данных в ClickUp.

• Месячный и квартальны анализ направлена на разборе достигнутых результатах.

Как принимать эффективные решения на основе данных из ClickUp

Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp данных.

Ежедневная выборочная проверка. Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?

Если нет — надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.

Поддержка команды. «Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить, как это делать?»

Привлечение к ответственности. «Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать, и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».

Еженедельный анализ. Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.

• Что из тенденций повторяется, и нужно ли это обсудить с кем-то ещё?

• Или: этот товарищ перегружен, и хорошо бы подумать о перераспределении нагрузки.

Ежемесячный и квартальный анализ. Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т.д.

При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.

После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.

• Занесение данных.

• Формирование отчетности.

• Анализ тенденций.

• Формирование идей.

• Предложения по улучшению и внесение рацпредложений.

• Составление планов.

• Оптимизация системы.

• Расширение возможностей команды.

• На второй круг.

Дополнительная работа для ClickUp-кураторов

По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:

Управлять вовлечением пользователей. ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.

Мониторинг системы. Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard’ов) для:

• Понимания того, что все задачи находятся на своих местах

• Задачи создаются по шаблонам, а не хаотично/вручную.

• Специальные задачи, созданные не из шаблонов, создаются с правильными настраиваемыми полями.

• Работа привязана к бюджету и т.д.

Обслуживание системы. Во время мониторинга системы ClickUp-куратор: Вносит корректировки в систему, а потом информирует и обучает этому команду.

Взаимодействует с конкретными членами команды, которые не соблюдают правила коммуникаций.

Общая база знаний ClickUp. ClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.

Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений. Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.

Как найти хорошего ClickUp-куратора?

Составить четкое описание позиции. Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.

Не забудьте включить информацию:

• Каково работать в вашем агентстве (добавьте личное видео в описание вакансии).

• Влияние, которое роль окажет на компанию в целом.

• Как ClickUp-куратор будет влиять на удовлетворенность сотрудников, удержание клиентов, доход и прибыль.

У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp.

Лучше найти того, кто:

• Имеет опыт работы с платформой.

• Принимал участие во внедрении.

• Есть опыт обучения других работе с платформой.

Процесс интервью

Когда уже есть группа кандидатов, и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.

Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.

Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи: как они общаются и учат своему процессу?

Насколько детализированной они погружаются в процесс? Учитывают ли сроки выполнения, оценки времени, зависимости и т.д.?

ClickUp-куратора можно нанять — это неплохая идея.

Нужна помощь в выборе и внедрении программного обеспечения для управления проектами?

Будем рады пообщаться и помочь подобрать то, что подходит в вашем случае. Можно заказать звонок здесь, — поговорить с нашей командой экспертов, которые поделиться своим опытом по оптимизации процессов и управлению проектами. Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей.

А-Метод
еще 14 публикаций

Лучшее в блогах

27.09.2023

Требования к сайтам медицинских организаций 2023

6 часов назад

Как продать гадкого утёнка почти за 200 тысяч рублей

11 часов назад

АКАР обновит карту рынка AdTech

Вчера

Кейс Superbro: задизайнили письма для welcome-цепочки

Вам понравится

Sape

26.09.2023

Какие страницы сайта нужно оптимизировать дополнительно — определяем приоритетные

Digital Маркетинг

Часто, когда продвижение сайта уже активно ведется, возникает вопрос — какие страницы нуждаются в приоритетной доработке. Обычно ограниченные ресурсы не позволяют провести полную оптимизацию всего одновременно.

Веб-интегратор «Компот»

26.09.2023

Сайт премии RCSC AWARDS 2021

Мероприятия Digital

Разработали сайт для премии профессиональной организации девелоперов RCSC AWARDS 2021.

ООО «Акме»

22.09.2023

В СПбГУ разработали комплексную учебную программу в области ИИ и машинного обучения

Digital Образование

Сквозная система подготовки высококвалифицированных специалистов в области машинного обучения и искусственного интеллекта на базе фундаментальной математики создана в Санкт-Петербургском университете впервые.

Коммуникационное агентство LAMPA

07.09.2023

Результаты исследования цифровой зрелости банков России — 2023

Финансовый сектор Digital

Банки активно загружают приложения в российские сторы, развивают собственные бренд-медиа и не всегда умеют составлять соглашение на использование персональных данных.