Автоматизация event-менеджмента: 5 инструментов, которые экономят время
Как автоматизировать организацию мероприятий и сэкономить время? Рассказываем о важности event-менеджмента и современных инструментах, которые помогают упростить процесс: от регистрации на мероприятие до его аналитики.
Содержание статьи:
Что такое ивент-менеджмент?
Какие задачи решает?
Как технологии упрощают организацию мероприятий?
5 инструментов, которые решает ивент-менеджмент
Event-менеджмент — это процесс планирования, организации и проведения мероприятий различного формата: от семинаров, конференций и форумов до фестивалей и шоу. Ивент-менеджмент включает в себя следующие задачи:
Определение целей мероприятия.
Составление бюджета.
Выбор формата (онлайн, офлайн или гибрид).
Подбор площадки, даты и времени.
Работа с поставщиками.
Взаимодействие с участниками, спикерами, модераторами.
Создание контента (программы, презентации, сценарий).
Продажа билетов или регистрация участников.
Реклама мероприятия.
Логистика и координация.
Навигация гостей.
Техническая поддержка.
Сбор обратной связи.
Почему важно использовать технологии в ивент-менеджменте
Современные мероприятия — это не только идеи, креатив и общение. Это сложная система из множества взаимосвязанных процессов: от регистрации гостей до аналитики по итогам события. И здесь на помощь приходят инструменты, которые помогают сделать организацию мероприятий быстрее, точнее и эффективнее.
1. QR-код.
QR сканер — незаменимый инструмент, который решает сразу несколько задач. Например, с помощью сканера можно зарегистрироваться на мероприятие. Это удобно и для участника, и для организатора:
Отсканировав код, участник сразу попадает на страницу мероприятия и вводит свои данные без поиска сайта мероприятия или ручного заполнения ссылки в поисковой строке.
Организатор заранее получает информацию о количестве гостей на ивенте.
Упрощается проверка на входе: достаточно отсканировать QR-код с бейджа, чтобы отметить посещаемость.
После регистрации организатор получает контакты участников и может отправлять напоминания, персональные предложения и апдейты по ивенту.
Также можно использовать qr-код для отслеживания активности в рамках мероприятия, например, контролировать посещаемость сессий: отмечать участников и отслеживать, кто куда и во сколько зашёл. Ещё одна функция, созданная для быстрого обмена контактами — QR-визитка. С помощью неё участники экономят время, не тратя его на заполнение контактов вручную. Достаточно отсканировать QR-визитку, сгенерированную на платформе, и данные автоматически добавятся в телефонную книгу за пару секунд. Особенно такая функция актуальна для деловых мероприятий, где участникам важно завести полезные знакомства и найти партнёров, как это ежегодно происходит на серии воркшопов BE IN RUSSIA.
! В этом году организаторы воспользовались функцией QR-визитки и отметили, что гости организовали 2600 встреч за 1 день.
Мобильное приложение Event Rocks на воркшопе BE IN RUSSIA
2. Push-уведомления.
Для организаторов ивента пуш-уведомления — это мощный инструмент для коммуникации с участниками. Он позволяет оперативно и эффективно управлять информационным потоком. Основное преимущество заключается в том, что организатор напрямую взаимодействует с аудиторией без мессенджеров и социальных сетей, где контент может быть заглушен алгоритмами или попасть в спам.
С точки зрения нагрузки на участников, пуш-уведомления не требуют постоянного отслеживания диалога, как в мессенджерах, но при этом способны передать ключевую информацию — например, напомнить о начале мероприятия, обновлении расписания или важном объявлении. Это особенно важно на крупных ивентах, где информация должна доходить до людей быстро и точно.
Участник разрешает уведомления один раз, и больше ему не нужно ни на что нажимать или переходить по ссылкам. Для организатора это значит меньшее количество технических барьеров и выше вероятность того, что информация дойдёт до адресата.
3. Цифровая программа.
Цифровая программа мероприятия — это виртуальное расписание, доступное участникам на сайте или в мобильном приложении. Она заменяет бумажные буклеты, PDF-файлы и статичные стенды с расписанием. Вместо того чтобы каждый раз перепечатывать документы или менять информацию на стендах при любом изменении в ивенте, можно просто изменить данные в системе, и они автоматически обновятся у участников в реальном времени.
Кроме того, цифровое расписание позволяет интегрировать дополнительные функции — например, уведомления о начале выступлений, возможность добавить событие в календарь, переход к профилю спикера или даже прямой вход в онлайн-трансляцию.
4. Интерактивные опросы и голосования.
Цифровой многофункциональный инструмент вовлечения участников, который позволяет собирать обратную связь в режиме реального времени через мобильное приложение или веб-платформу.
Он экономит время организаторов на подготовке, проведении и обработке данных. Вместо ручного сбора анкет или email-рассылок с просьбой оценить мероприятие или сессию, всё происходит автоматически: участник отвечает на вопросы в приложении и данные сразу отправляются организатору.
Можно удивить гостей и транслировать результаты на большой экран. Например, провести голосование за лучший доклад или кейс, как это сделали организаторы Global Event Forum — одного из ярких событий event-индустрии. В рамках фестиваля был организовали небольшой чемпионат самых ярких и удачных кейсов ивент-индустрии. В конце чемпионата зрители в режиме реального времени голосовали за самый лучший кейс. В это время на экране в режиме реального времени обновлялись данные, и все были вовлечены не только в процесс голосования, но и наблюдения.
5. Трансляция.
Трансляция — ключевой элемент цифровой инфраструктуры мероприятия, который выходит за рамки онлайн-формата и становится важным инструментом для офлайн-ивентов. Когда мероприятие проходит на большой площадке с параллельными активностями, трансляция позволяет участникам не упускать важный контент. Она обеспечивает равный доступ к информации, вне зависимости от физического присутствия в конкретном месте, как это было на форуме «Россия — спортивная держава».
На форуме была большая площадка, поэтому организаторы использовали функцию Трансляции, чтобы участники ничего не пропустили
Современные платформы позволяют полностью автоматизировать процесс трансляции. Организатор загружает данные о времени начала сессий, привязывает их к расписанию, указывает источник стрима — и система запускает эфир по расписанию без участия человека. Это исключает необходимость ручного старта стрима, снижает нагрузку на техническую команду и минимизирует риск ошибок. Интеграция с цифровой программой обеспечивает динамическое обновление статуса сессии: как только начинается трансляция, её статус меняется в интерфейсе приложения, и участник сразу видит, что можно подключиться.
Также трансляция открывает возможности для последующего архивирования и аналитики: записи сохраняются в системе, их можно использовать для post-event рассылок, обучения или внутреннего аудита.
Вывод
Цифровизация ивент-менеджмента меняет подход к организации мероприятий. Современные инструменты — от регистрации по QR-коду до трансляций и аналитики в реальном времени — делают процесс управления событием прозрачным и автоматизированным.
Маркетинговые исследования
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании