How to
ГПМ Радио
15.04.2024
ADPASS рекомендует материал к прочтению
Galactic Group
Организация мероприятий во время пандемии. Как адаптироваться без потерь?
В последние пару лет многие компании столкнулись с тем, что заказанные, продуманные и оплаченные мероприятия приходилось отменять в последний момент из-за ковидных ограничений. Причем отмены коснулись ивентов очень разного масштаба, от корпоративов на десяток человек до многотысячных мероприятий. Рассказываем, как застраховаться от такой ситуации и провести запланированное событие в любой эпидемиологической обстановке.
В России готовятся к новой вспышке коронавируса: на момент публикации в стране регистрируют более 10 000 новых случаев в день. В мире число летальных исходов этого заболевания в августе выросло на 35%. Глава Всемирной организации здравоохранения, Тедрос Адханом Гебрейесус в пресс-конференции отметил, что ни темпы, ни эффективность вакцинации пока не позволяют считать коронавирус обычным сезонным ОРВИ. К тому же раз в несколько месяцев появляются новые штаммы, сейчас набирает обороты очередная версия омикрона с романтическим названием «Кентавр». Новую волну ученые ждут в России осенью, но масштабы ее предсказывать пока не берутся. О локдауне и серьезных ограничениях разговор на данный момент не идет, но как поведут себя новые штаммы на практике — покажет время. По опыту последних лет можно уверенно сказать только одно: стоит готовиться к любому варианту. Необходимости отказываться от офлайн-ивентов пока нет, но ситуация может стремительно измениться. В таком случае онлайн-мероприятия станут единственным вариантом, и вариантом, кстати, отличным.
Чем хороши виртуальные мероприятия и какая от них польза?
За годы пандемии были придуманы и отработаны многочисленные инструменты, которые позволяют адаптировать практически любое мероприятие к проведению онлайн.
Вот в чем преимущества, например, онлайн-тимбилдинга:
-
Позволяет задействовать всех сотрудников вне зависимости от географии. Это большой плюс для компаний, у которых много филиалов в регионах или за время удаленки появились работники в разных городах и даже странах.
-
Гибкий тайминг. При необходимости онлайн-мероприятие можно сдвинуть, перенести, растянуть на несколько дней или недель. В момент проведения не обязательно присутствовать всем участникам.
-
Бюджет почти не зависит от количества участников. Онлайн-формат избавляет от затрат на аренду, логистику, парковку и кейтеринг.
-
Удобство для участников: нет необходимости соблюдать дресс-код и специально куда-то ехать. Некоторые форматы вообще не привязаны к жесткому таймингу, присоединиться к конференции или тимбилдингу можно в любой удобный момент.
Задачи у корпоративного мероприятия онлайн те же, что в обычном формате: сплотить команду, выявить неформальных лидеров, создать эффективные тандемы, познакомить сотрудников между собой. Как для выезда на природу или официального мероприятия в деловой атмосфере, так и для онлайн-ивента можно поставить любую командообразующую цель: обучение, развитие soft skills или просто развлечение и поддержка команды.
Онлайн или офлайн?
Если мероприятие нужно планировать уже сейчас, стоит учитывать, что с оффлайн-форматом в этом году может не сложиться. Но это не повод совсем отказываться от тимбилдинга или конференции, на выбор есть целых 4 варианта:
1. Планировать онлайн-формат с самого начала — о его плюсах мы уже поговорили. Кстати, компаниям с высоким процентом сотрудников на удаленке в разных регионах виртуальные варианты вообще подходят гораздо лучше, чем традиционные.
2. Организовать ивент, который можно провести как оффлайн, так и онлайн, и определиться с форматом ближе к нужной дате. Ниже расскажем о таких универсальных вариантах.
3. Заказать мероприятие в комбинированном формате, при необходимости полностью перенести его в интернет-пространство.
4. Придумать оффлайн-план А и онлайн-план Б. То есть, заказать мероприятие такого формата, который вы хотели изначально — спортивное соревнование, выезд за город, новогодний концерт, а если эпидемиологическая ситуация ухудшится, отменить его без потерь и заменить на виртуальный ивент.
Какие мероприятия можно провести онлайн. Онлайн мероприятия можно разделить на три группы: те, которые можно провести полностью на цифровой платформе, комбинированные форматы и оффлайн-ивенты, легко конвертируемые в онлайн. Расскажем о каждой группе.
Виртуальные события. Самые распространенные онлайн-тимбилдинги — это многопользовательские игры: квесты, симуляторы, командные состязания. Они могут проходить по готовому сценарию или по заданиям, адаптированным под ваши бизнес-задачи. В таком формате легко организовать обучение или знакомство сотрудников разных филиалов. Цифровой тимбилдинг можно усилить инструментами виртуальной или дополненной реальности. Наше агентство проводит онлайн любые форматы онлайн-мероприятий, даже новогодние корпоративы, степень вовлеченности сотрудников на которых уже несколько лет не опускается ниже 90%.
Более официальные события — такие, как конференции и саммиты — сейчас тоже вполне реально перенести на онлайн-платформу. В таком формате мы провели, например, Российский онлайн-саммит 2022. Стояла задача объединить 450 сотрудников, работающих из разных часовых поясов, вокруг общей идеи. Для этого мы оформили выступление спикеров в стилистике соц сетей и популярных телешоу — «Кто хочет стать миллионером», «Правда или ложь», диалогов комментаторов Матч-ТВ. Предварительно провели тизерную кампанию, которая дала высокий процент вовлеченности еще до начала трансляций. Двухдневная конференция прошла на одном дыхании и благодаря интерактивным блокам, которыми мы дополнили отчетные выступления. Опрос после мероприятия показал, что 96% участников хотели бы снова поучаствовать в таком игровом онлайн-формате.
Подойдут для любого формата
Вариантов событий, которые можно провести как на цифровой платформе, так и офлайн, достаточно много. Легче всего быстро переформатировать такие ивенты:
-
Бизнес-игры: командное соревнование, построенное на совместном решении кейсов. Обычно их проводят в дополнение к обучающему курсу.
-
Квесты: последовательное выполнение заданий, решение ребусов и головоломок. Сейчас можно найти квест под любой масштаб и бюджет, от простеньких соревнований в telegram с использованием чат-бота до создания эксклюзивных многослойных платформ под нужды конкретного заказчика.
-
Коммуникационные игры: для решения заданий нужно недостаточно просто создать команду: участникам придется добывать у соперников информацию, интриговать, блефовать и угадывать роли других игроков.
-
После мероприятия — вся собранная информация позволяет сделать несколько важных вещей: провести объективную оценку проведенного мероприятия, определить самые успешные практики, проанализировать ошибки или неожиданные сложности, выявить зоны роста и — самое главное — заложить эти выводы в основу планирования следующего мероприятия.
-
Квизы и викторины. Есть масса вариантов готовых сценариев на базе популярных телепрограмм (например, «Что? Где? Когда?»), стандартные тематические квизы. Также можно разработать индивидуальную игру с вопросами о компании или коллективе.
-
Кулинарный тимбилдинг: под руководством шеф-повара сотрудники готовят выбранное блюдо — каждый на своей кухне. Трансляция проходит онлайн, параллельно можно общаться в чате.
-
Мастер-классы: практически любое обучение (как по рабочим вопросам, так и для развлечения или сплочения команды) можно провести онлайн. Мероприятие может быть разовым или курсом, рассчитанным на несколько занятий.
-
Совместное творчество: сообща создать комикс, нарисовать цифровую картину или написать сценарий для театральной постановки — очень расслабляющие и объединяющие занятия.
Комбинированный формат
Часть мероприятия можно организовать на цифровой платформе, а часть — оффлайн. Причем виртуальной может быть и основная часть ивента, и вспомогательная. Например, основная часть конференции — выступление спикеров и общение с ними — проходит в центральном офисе, а для участников из других регионов настраивается прямая трансляция и дополнительные цифровые активности.
Еще один комбинированный вариант — квест для большой компании с заданиями и головоломками на виртуальной платформы. Команды при этом могут встречаться и проходить квест вживую, каждая в своем офисе.
Как застраховаться на случай отмены мероприятия
Вероятность отмены мероприятия по причинам, которые от вас никак не зависят, есть всегда, а во время пандемии этот риск еще выше. Чтобы не потерять внесенный залог, лучше подстраховаться на стадии планирования. Вот несколько универсальных советов, которые в этом помогут:
-
Сотрудничайте с компаниями, которые не отказываются включать пункт о возмещении расходов в договор.
-
Выбирайте агентство с опытом организации как оффлайн, так и виртуальных мероприятий.
-
Заранее обсудите варианты смены формата на случай локдауна.
-
В договоре подробно опишите, какие затраты возвращают заказчику при отмене мероприятия, четко определите условия возврата.
-
Рассчитайте сметы для обоих вариантов.
Планируете мероприятие, но опасаетесь возможной отмены?
С нами у вас всегда будет план «Б» для ивента любого масштаба, формата и тематики.
gala-group.ru
Лучшее в блогах
7 часов назад
Вам понравится
Yappy
12.04.2024
Yappy Music проводит кастинг исполнителей для фестиваля «Дикая Мята»
![]()
Приложение вертикальных видео Yappy, входящее в «Газпром-Медиа Холдинг», станет площадкой для поиска исполнителей на крупнейший музыкальный фестиваль «Дикая Мята». Yappy объявляет кастинг талантливых музыкантов «Дикорастущая музыка», победители которого смогут исполнить свои песни перед аудиторией фестиваля. Официальным партнером «Дикой Мяты» и организатором конкурса выступает музыкальный лейбл Yappy Music.
mads
09.04.2024
Best Cases Conference
08.04.2024
Революция в школьном чате: как «Сферум» и «Мел» заговорили на языке родителей и школьников
![]()
Школьные чаты давно стали площадкой для шуток, мемов и обмена смешными историями. Именно это легло в основу онлайн-игры «Попробуйте не вылететь из школьного чата!», разработанной командой образовательной платформы «Сферум» вместе с медиа «Мел».
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
