Мерч для конференций: чек-лист для организаторов

Мерч и подарки — это физическое продолжение мероприятия, которое останется с участником после того, как сотрутся из памяти детали события. Срок действия — а значит, поддержки вашего бренда — не ограничивается таймингом ивента, но зависит от разумного подхода.

Итак, начнем мерч-подготовку к мероприятию. Прежде чем открывать каталог с товарами, сформулируйте ответ на вопрос, какую задачу должен выполнить мерч на вашем событии? Определитесь с общими целями, аудиторией и сообщением для нее. Мерч выступает важным каналом связи, развивает тему и концепцию события.  

Какие элементы должны быть в мерче для конференции?

Приглашение

Начнем с подарка, который вручается еще до события. Для ключевых спикеров или инфлюенсеров можно сделать отдельный «тизерный» мерч. Модные дома часто используют эффектный прием: они отправляют приглашения на показы в виде предмета, который создает настроение и формирует приятное ожидание. Для внутренней стратсессии топ-менеджеров, например, это тоже подойдет. Если участники должны приехать подготовленными, можно передать им подходящие инструменты — например, ежедневник с особенным содержанием или флешку с загруженными материалами.

Базовый сет

Тот самый набор для конференции, который получит каждый гость. Условия диктует формат участия. Онлайн — предусмотрите доставку на дом. Здесь важна компактность и удобство для транспортировки. Офлайн с проживанием — можно включить в комплект маску для сна или стильный аксессуар для вечернего мероприятия. Если предполагается зонирование территории, то мерч (браслет, бейдж с ланъярдом, значок) станет «ключиком», открывающим нужную дверь. 

Важные функции наборов для конференций:

• Носитель информации — программа, карта площадки, расписание. Информацию можно упаковать в QR-код на бейдже, а можно и в тактильный блокнот-буклет (все же, мы все устаем от повсеместной цифровизации, да и интернет может подвести).

• Инструмент работы: блокнот и ручка — самое очевидное. Иногда без этого не обойтись. Но часто заметки удобнее делать, используя личные гаджеты, как многие и поступают. Ориентируйтесь на вашу аудиторию, возможно, на полиграфию и нет смысла тратить бюджет.

• Передача заботы — бутылка для воды, панама от солнца, перекус.  

Набор для организаторов 

«Упакуем» команду. В первую очередь здесь важна заметность и узнаваемость сотрудников и волонтеров — гости должны легко опознавать их в толпе, если требуется помощь. Но еще стильная фирменная одежда с особенным посланием может стать предметом обожания или даже коллекционирования для гостей, которые захотят такую же. Используйте это: выпустите лимитированную партию для продажи или розыгрыша. Например, худи можно сшить с большим карманом для ноутбука, если это хакатон, или с креплением для бокала, если это форум сомелье.

Набор для особых гостей

Премиум-подарок для спикеров, партнеров или жюри поможет вам выказать особое уважение почетным гостям и «забронировать» их на следующие ивенты. Здесь важны  исключительные дизайн или комплектация, индивидуальное производство, персонализация. 

Мерч для вовлечения и вау-эффекта

Позаботьтесь о геймификации и наградах за активность. Например, о призах за интересные вопросы спикерам, о сувенирной продукции, которая разыгрывается в лотерею.

Отдельно побеспокойтесь об упоминаниях в соцсетях — публикации увидит близкая вам аудитория, так что билеты на следующие конференции можно будет продать быстрее. Например, раздайте участникам вау-предмет и объявите конкурс на лучшее фото. 

Мерч для комфорта на мероприятии

Забота об участниках состоит не только в четких таймингах, изобилии закусок, хорошем звуке и вентиляции. Такая мелочь, как пара пледов для прохладного вечера или дождевики на мероприятии под открытым небом, запомнится почти на физическом уровне, как теплые объятья.

Дизайн

Кроме разработки концепции в фокусе внимания стоит держать и практические моменты: сроки и способы печати и изготовления продукции. Конечно, мы поможем вам при оформлении заказа выбрать самые быстрые варианты, если времени осталось мало. Но помните: скорость часто ограничивает возможности. 

Три дизайн-лайфхака:

• Дата мероприятия. Включать ее в принты или нет? Ответ зависит от статуса события. Да — если это культовый ивент (как концерт любимой группы или ежегодный профильный фестиваль). Нет — если это рядовая конференция или корпоративное мероприятие. Тогда футболка с конкретной датой будет актуальна только в момент ивента, а потом отправится в шкаф или на дачу.

• Человекоцентричность. Ваш мерч должен аккуратно вписываться в гардероб и образ жизни, а также говорить с аудиторией на ее языке. Люди особенно ценят включенность в контекст. Локальный юмор, меткие копилайны, отраслевые пасхалки — это останется с участниками надолго.

• Коллекционный подход. Если мероприятие ежегодное, выпускайте индивидуальные дропы к каждому, но с элементами, объединяющими все серии. Участники начнут собирать продукцию с вашим логотипом, ждать новинки. Можно дарить специальные подарки тем, кто придет, например, в футболке с прошлогоднего ивента. Так мерч станет частью программы и создаст традицию в компании. 

Производство и логистика

 Заложите время с запасом на эти ключевые этапы:

• Разработка концепции, дизайна

• Утверждение образцов, запуск производства

• Готовность тиража

• Приемка, проверка, упаковка

• Доставка на площадку

Отдельно о расстояниях. Учитывайте, откуда приедут участники и как они будут добираться домой. Если люди приедут издалека, не дарите хрупкое, тяжелое, объемное. Крупные статуэтки и громоздкие коробки останутся в отеле с высокой вероятностью и не выполнят свою мерч-задачу для компании.

Вручение

Продумайте механику — как и когда гости получат мерч:

• Заранее (до мероприятия) — для спикеров, партнеров, участников с проживанием. Тогда ваше событие будет особенно приятно ожидать, а подарок с логотипом будет удобнее использовать на самом мероприятии.

• На стойке регистрации — классический вариант. Важно, чтобы процесс раздачи был быстрым и не создавал очередей. Если сет включает текстиль, разложите его по размерам.

• В разных зонах: бутылку для воды — у кофе-бара, блокнот — у лектория, сувенир за активность — на стенде партнера. Это разгружает стойку регистрации и геймифицирует пространство, позволяет получить несколько приятных сюрпризов с вашим логотипом в разных локациях.

• После мероприятия — в качестве посткоммуникации. Например, рассылка фирменных стикерпаков участникам онлайн-трансляции. Продлеваем актуальность вашему событию.

И пара слов об упаковке. Если событие проходит офлайн (особенно, если речь о выставке), вручайте сувенирную продукцию в шопере, сумке, рюкзаке, чтобы можно было закинуть их на плечо и освободить руки (чего не ожидаешь от пакета). А подарок, который отправляется участникам онлайн-встречи, должен быть тщательно упакован для бережной доставки. 

Заключение

Мерч для конференции — полноценный «участник» вашего мероприятия. Он помогает гостям ориентироваться, общаться и чувствовать себя комфортно, а также генерировать контент и усиливать присутствие бренда, напоминать о вас еще долго после того, как мероприятие закончится.

Мы в Arnika gifts design знаем, как создать комплект, который будет работать на максимальную мощность. Планируете мероприятие? Напишите нам, и мы подготовим индивидуальное предложение: от стратегии до поставки «под ключ». Мерч со смыслом — наш конек.

Ну а теперь обещанный чек-лист по заказу мерча на мероприятие, его можно скачать по ссылке (пролистните в конец статьи). Поделитесь с коллегами — и пусть ваш следующий ивент запомнится не только крутыми спикерами, но и подарками, которые хочется сохранить и которые хочется обсуждать!