ЭДО — что это за зверь и как с ним подружиться

Электронный документооборот (сокращенно ЭДО) — это специальная система для формирования документов и обмена ими без необходимости пользоваться бумажными копиями, аккредитованная государством. С помощью этих систем существенно упростился процесс обмена документами как внутри организаций, так и между ними, а также и с госорганами.

Так, используя ЭДО, вы можете регулировать документооборот внутри своей компании, можете отправлять контрагентам договоры, счета или, например, закрывающие документы, а также оплачивать налоги, переводить взносы в фонды и сдавать отчетность.

У систем ЭДО есть несколько неоспоримых плюсов. В качестве основных из них можно назвать:

удобный и быстрый обмен документами, отсутствие необходимости долгого ожидания и отправок почтой или курьерскими службами;
соответственно, сокращение затрат как на отправку, так и на печать документов, а также закупку бумаги, например;
удобство ведения архива документов, к которому всегда есть доступ, а также поиска в нем;
минимизация рисков утери документов.

Помимо всего вышеперечисленного, иногда начать пользоваться ЭДО приходится по требованию законов. Так, юрлица, начиная с 2021 года, сдают бухгалтерскую отчетность только таким образом. Также ЭДО необходимо для работы с госзакупками и, например, с маркированными товарами.

Объективно, ЭДО — очень удобный инструмент для автоматизации процессов обмена документацией. Но есть и недостатки. К ним чаще всего относят затраты: денежные на подключение к операторам ЭДО и внедрение системы в целом, а также временные, которые требуются сотрудникам компаний для освоения нового ПО.

Перед непосредственно подключением к сервису ЭДО следует сформировать внутренний регламент, в котором нужно прописать все нюансы работы с ним в вашей организации, например, на каких участках документооборота компании будет применяться ЭДО, кто будет обладать правом подписи, как будет происходить процесс согласования и подписания документов, список ответственных сотрудников и т. п. На основе такого регламента формируется ТЗ для оператора ЭДО.

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая услуги и специализированное ПО для обмена электронными документами и получившая аккредитацию от налоговой инспекции на осуществление такой деятельности. Информацию о таких организациях, а также их список вы можете найти на сайте налоговой инспекции. Самыми популярными в России являются Контур Диадок, СБИС, Такском.

Выбирая подходящего вам оператора заострите свое внимание на нескольких основополагающих моментах:

безопасность и надежность сервиса — сколько и как хранятся документы,как при расторжении договора осуществляется доступ к ним, проводятся липроверки безопасности систем и т. п.;
удобство использования — насколько понятен сервис, насколько удобно импользоваться, корректно ли работает функционал, есть ли мобильнаяверсия или же только десктопная;
цена — здесь следует смотреть не только на сами тарифы (если ониразные), но и на стоимость дополнительных услуг, которая можетсущественно повлиять на итоговую сумму расходов;
техническая поддержка — от того, насколько оперативно отвечает службасаппорта, может во многом зависеть ваша работа. Важно, чтобы возможныесбои системы устранялись максимально быстро и качественно.

Помимо перечисленных пунктов стоит также учитывать такие функции как удобный роуминг с другими операторами ЭДО (хорошо, если этот процесс более или менее автоматизирован и занимает немного времени), интеграция с системами учета и тому подобные нюансы, в зависимости от того, что нужно именно вашей компании.

Следующий шаг — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сделать это можно в ФНС или специализированных удостоверяющих центрах (информация о них есть на сайте Минцифры). С начала 2022 года на организацию выдается только одна КЭП, а уполномоченные сотрудники получают ЭЦП на физические лица плюс специальные доверенности, которые позволяют подписывать документы от организации.

Когда КЭП оформлена и получена, переходите на сайт нужного вам оператора ЭДО. Регистрируйтесь, отправляйте заявку на подключение, загружайте ЭЦП в систему, выбирайте тариф и оплачивайте его. У разных операторов может быть несколько разный алгоритм действий, однако по сути процедура у всех одна и та же. После успешного подключения обязательно дайте знать своим контрагентам, что вы перешли на ЭДО. Если они уже тоже используют электронный документооборот, вы сразу же можете начинать обмениваться с ними документами. Либо, если они еще не познали прелести этой системы, предложите им переход на ЭДО, возможно, именно после вашей рекомендации они решатся сделать это.

#Финансовый сектор #Маркетинг

Nethouse
еще 37 публикаций

Лучшее в блогах

27.11.2025

Новости НРФ’9: официальный журнал доступен в цифровом формате

09.12.2025

Новая эра медиа: интеграция каналов, доверие аудитории и стратегии роста

04.12.2025

Итоги конференции Group4Media «Этот год — следующий год. Искусство эффективности»

04.12.2025

Кейс UM, Points Lab, АДВ+Эндемика и «Самолет»: как с математической точностью измерить эффективность маркетинга в недвижимости

Вам понравится

Method Media

Вчера

Как мультимедийная стратегия вернула Sen Soy к устойчивому росту

Медиа Маркетинг

Период: 2024–2025;
Бренд: Sen Soy;
Цель: восстановить рост продаж и укрепить бренд после полугодовой паузы в рекламе.

Magnetto.pro

24.11.2025

B2B-таргетинг и реклама на экранах в ПВЗ: Magnetto.pro рассказали о новых возможностях рекламного кабинета Wildberries

Маркетинг Ритейл

Digital-агентство Magnetto.pro раскрыло подробности о новых инструментах в рекламном кабинете Wildberries, которые направлены на повышение точности настройки кампаний и более гибкую работу с аудиторией.