Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания
Деловое письмо — важный элемент взаимодействия с агентами, партнерами и клиентами компании. Оно — часть среды бизнеса и способ создать впечатление об организации. Важно соблюдать правила составления официально-деловых писем, чтобы соответствовать бизнес-канонам. В этой статье мы подробно рассмотрим основные составляющие делового (служебного) письма, а также предоставим пошаговую инструкцию по его написанию.
Деловые письма создаются не только для решения торговых, юридических, организационных и процессуальных задач. Другая их важная функция — это создание и поддержание корпоративного имиджа.
Являясь многофункциональным инструментом, письмо, грамотно составленное в официально-деловом стиле, поможет произвести положительное впечатление на адресата, сформировать доверительные отношения и расширить список новых и постоянных клиентов и бизнес-партнеров.
Отличия деловых писем от других
Деловое письмо отличается от других видов переписки следующими особенностями:
Четкостью и ясностью фраз и формулировок;
Нейтральностью и объективностью повествования, как стилистического, так и смыслового;
Наличием уважительных обращений и субординации;
Отсутствием эпитетов, метафор, преувеличений;
Минимумом прилагательных;
Отсутствием сленговых и юмористических речевых оборотов, сложных синтаксических конструкций, усложняющих понимание текста и т.д.
В противном случае адресат может вас понять неверно.
Виды деловых писем
Деловые письма разделяются на следующие категории:
Гарантийное письмо
Чаще всего, такое письмо составляется, как дополнение к договору и содержит информацию по предоставлению гарантии на исполнение обязательств по продукту (услуге или товару).
Обычно, в гарантийном письме указывается перечень обязательств и четкие и сроки их выполнения:
условия отгрузки товара;
гарантия оплаты в указанные сроки;
долг за услугу с гарантией оплаты в конкретные даты.
Коммерческое предложение
Данный вид писем — это деловая корреспонденция, где организация выступает с предложением о сотрудничестве, или покупке продукта или услуги. Получателем, как правило, является лицо, принимающее решение (ЛПР)
КП — отправляют либо по предварительному договору или в форме массовой рассылки.
Извещение
Извещение — это уведомление о каких-либо изменениях, связанных с сотрудничеством, отправляемое, как правило, контрагентам.
Чаще всего таким письмом уведомляют об изменении банковских реквизитов, адресов, сроков и т.д.
Оферта
Это предложение о сделке, обязательство, являющееся дополнением к договору оказания услуг. Оферта содержит данные об аспектах сотрудничества (цены, наименования, сроки изготовления, доставки) и ее нельзя отозвать (если это не указано в договоре).
Сопроводительное письмо
В бизнес сфере это — материальное, бумажное письмо, представляющее собой опись документов, например, отправленных на тендер.
Подтверждение о получении
Данный пример делового письма является уведомлением отправителя о получении документа (договора или коммерческого предложения). Подтверждение, являющееся правилом хорошего тона, не является заменой акта о выполненной услуге или полученном товаре.
Просьба
Просьба — это письмо-обращение о предоставлении документов или согласовании действий в рамках сотрудничества. Примером такого важного вида деловой корреспонденции может быть запрос бухгалтерских документов, просьба об отсрочке и т.д
Приглашение
Деловое письмо в котором вы приглашаете адресата на мероприятие — конференцию, выставку, совещание и т.п.
Официальное письмо-приглашение — повод напомнить о своей деятельности контрагентам, клиентам или партнерам, а также прекрасный способ активизировать взаимодействие и поддержать связь
Рекламация, или претензия
Претензия — это письмо, где вы указываете контрагенту о частичном или полном невыполнении обязательств по договору.
Рекламация — письмо, получатель которого должен принять меры по устранению дефектов или недостатков. Основанием является подписанный договор, где прописаны обязательства. К рекламации обычно прилагаются акты, подтверждающие, например, дефекты в полученном товаре.
Напоминание
Данный вид официально-деловых писем похож на упрощенный вариант коммерческого предложения. С его помощью уведомляют об истечении сроков договора и вносят предложение о его продлении, напоминают о спектре услуг контрагента, или о запланированном мероприятии. Фактически, такое письмо указывает на продолжение сотрудничества.
Рекомендация
Деловое письмо в котором описывается оценка результата сотрудничества с компанией или процесса взаимодействия. Положительная рекомендация помогает получателю привлекать клиентов и развиваться.
Поздравление
Письмо в котором вы поздравляете своих партнеров, клиентов или чиновников с праздниками.
Поздравлять можно с профессиональными праздниками или общепринятыми, например, Новым годом.
Структура делового письма письма
Ниже, мы кратко расскажем о структуре деловых писем, то есть о том, из каких элементов оно должно состоять и что содержать.
Заголовок
Описывает тему послания;
Содержит указание на вид корреспонденции (Гарантийное письмо, Коммерческое предложение и т.п.).
Обращение
Обязательно вежливое обращение к адресату по Имени Отчеству;
Если в обращении присутствует несколько лиц разного пола, то сначала упоминаются мужчины, затем женщины — это норма этикета;
По умолчанию обращение всегда на «Вы»;
Для связки можно использовать следующие обращения: «Уважаемый Олег Сергеевич», «Уважаемые господа!»
Вводный абзац
Обычно описывает повод написания и кратко раскрывает суть письма.
Основная часть
В написание основной части лучше всего использовать принцип «пирамиды» — сначала самое важное, затем переходите к деталям;
По пунктам раскрываются подробности и предназначение корреспонденции;
Текст должен быть логически выстроен и не прыгать с темы на тему.
Заключение
В нем вы раскрываете вывод, связанный с основной частью письма;
В зависимости от вида письма в заключении может содержаться призыв к действию адресата.
Подпись
Подпись содержит должность, ФИО отправителя и, желательно, контактные данные.
Как писать служебное письмо
Во-первых, вести деловую переписку лучше всего с адреса корпоративной почты, чем с личной. Однако в письме всегда должны быть указаны имя и фамилия отправителя;
Используйте читаемый шрифт и размер, а лучше всего — два основных шрифта. Например, заголовки можно писать более крупным (полужирным) шрифтом, основной текст — обычным;
Оптимальными шрифтами являются Arial, Helvetica, Verdana;
Всегда четко формулируйте тему, предварительно определив цель письма;
Лаконичный заголовок — лучшее начало переписки. Пример: «Предложение о сотрудничестве»;
Пишите текст кратко, но емко и понятно;
Обязательно делите письмо на смысловые абзацы;
Важно отметить в тексте выгоду для адресата, чтобы заинтересовать его;
В заключении можно формально написать о свои пожелания о сотрудничестве;
Используйте правила ГОСТа к документам деловой переписки, чтобы оно было составлено максимально грамотно. Можно воспользоваться для составления письма ГОСТом Р 5.30–2003 по делопроизводству, однако помните, что оно имеет рекомендательный характер.
Что не рекомендуется писать в деловом письме: чек-лист
Нельзя писать капслоком! По правилам переписки, сообщение написанное заглавными буквами будет интерпретировано как давление или обращение на повышенных тонах;
Не рекомендуется отправлять несколько писем разом (цепочку из писем) — это нарушает логику переписки и адресат может что-то упустить;
Грубить, независимо от обстоятельств, например, если адресат вовремя не ответил. Лучше переспросить или указать на то, что вы ждете ответа. Культурная речь — основа деловой переписки;
Заранее благодарить. Подобные приемы являются манипуляцией. Благодарить стоит после того, как услуга оказана;
Надменные фразы, например «Я вас услышал» и другие — это дурной тон;
Не стоит указывать на орфографические ошибки собеседника, если они не вредят смыслу письма. В противном случае, стоит указать, что вам не ясно;
Избегайте сложных речевых конструкций и штампов, они усложняют понимание текста письма, добавляют «воду». Например: «Выражаем огромную признательность», «обстоятельства непреодолимой силы» и пр;
Деловые письма — инструмент для упрощения коммуникации и надежный помощник для того, чтобы добиться желаемого.
Помните, что грамотно составленные деловые письма являются мощным инструментом для продвижения вашего дела, формирования вашего авторитета и надежности как партнера по бизнесу.
Просто о сложном
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Исследования 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании