Просто о сложном
TWIGA CG
27.04.2024
ADPASS рекомендует материал к прочтению
WEEEK
6 принципов управления временем
Коротко о том, как эффективно управлять своим временем в работе и в жизни.
Все мы часто стрессуем из-за недостатка времени, ради дедлайнов и работы отказываемся от отдыха и личных дел. Ещё более неприятное чувство появляется, когда мы не понимаем, куда уходит время — вроде занят, делаешь много, но день заканчивается, а список задач не становится меньше. Чтобы избежать этого и поддерживать психоэмоциональное состояние в норме, нужно изучить основные принципы тайм-менеджмента и применять их в жизни.
Time management с английского буквально так и переводится — «управление временем». Речь, конечно, не о суперсиле, которая позволит замедлять или останавливать время, но о том, как правильно и эффективно распоряжаться часами, которые у тебя есть.
Вот 4 составляющие, которые лежат в основе принципов управления временем:
-
контроль и чёткие интервалы времени;
-
повышение эффективности временных затрат;
-
планирование и приоритизация задач на день, неделю, месяц вперёд;
-
создание мотивации для работы.
Запомнили. Теперь давай разберёмся с основными принципами и тем, как интегрировать их в свою жизни.
Принцип 1. Планировать заранее
Создавать детальный план на день вперед/неделю/месяц — круто. Всё из головы переносишь в список дел, и больше переживаешь, что о чём-то забудешь. Плюс, такой план помогает стать действительно эффективным в работе.
Всё просто:
-
план содержит в себе последовательные действия для решения задач;
-
каждое из прописанных действий приносит измеримый результат;
-
такие маленькие результаты помогут тебе продвинуться к глобальной цели.
В зависимости от отдалённости, цели могут быть:
-
текущими (от 1 дня до 3 месяцев);
-
месячными и годовыми (от 3 месяцев до года);
-
долгосрочными, глобальными (на несколько лет вперёд).
Для проработки плана нужно двигаться от большего к меньшему, потому что долгосрочные и глобальные цели надиктовывают месячные и годовые, а они — текущие на короткие промежутки времени (день, неделю или месяц). Поэтому каждый раз, когда ставишь задачу или цель, задавай себе вопрос: «А что мне нужно для её решения/достижения?».
Например:
-
Долгосрочная глобальная цель. Я хочу подтянуть свой уровень английского языка и накопить сумму на первый взнос в ипотеку — это направления для движения на ближайшие несколько лет.
-
Годовая цель. Что мне нужно для её достижения? Чтобы прокачать свой английский — записаться на курсы и много практиковаться. Чтобы собрать нужную сумму для ипотечного взноса — начать больше зарабатывать и ежемесячно откладывать 50 000 рублей.
-
Текущая. Курсы английского языка будут диктовать ежедневные и ежемесячные задачи — изучение грамматики, выполнение упражнений, говорение, диалог. Чтобы больше зарабатывать, нужно искать дополнительную работу или обрастать новыми компетенциями и просить прибавку на текущей работе. С такими целями можно начинать работать.Используй тайм-трекер во время работы и постоянно фиксируй, сколько времени у тебя уходит на те или иные задачи. Это поможет в дальнейшем эффективнее составлять расписание на день.
Совет 1
Не планируй более 10 задач в день. Реально оценивай, сколько ты сможешь осилить в день без ущерба личному времени и отдыху.
Совет 2
Дроби большие задачи на более мелкие, чтобы двигаться последовательно и радовать свой мозг маленькими победами.
Принцип 2. Нацеленность на конкретный результат
Итак, все твои действия ведут к конкретным большим целям. Значит ставить задачи вперёд на каждый рабочий день нужно так, чтобы они согласовались с твоими глобальными целями.
После того, как ты разбил цели на конкретные задачи, чётко сформулируй их, чтобы можно было проверить, насколько они соотносятся с результатами и целями. Для этого отлично подойдёт метод SMART.
Каждая твоя задача должна быть:
-
S — конкретной (Specific);
-
M — измеримой (Measurable);
-
A — достижимой (Assignable);
-
R — актуальной (Realistic);
-
T — ограниченной по времени (Timebound).
Когда ставишь себе задачу, опирайся на её конкретику. Задавай себе вопрос: «Какие именно эти действия сейчас приведут меня к цели?», ведь главный критерий продуктивности — это постоянное движение вперёд через разнообразные по сложности задачи.
Например:
-
«Проверить почту» — это расплывчатая и неизмеримая задача.
-
А вот «С 18:00 до 19:00 написать 5 ответов клиентам и отправить им письма по почте» — задача конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и ограниченная по времени.
Поставленные по SMART задачи и цели легко контролировать и выполнять, потому что в своей формулировке они содержат всё необходимое.
Принцип 3. Расставляй приоритеты
Ты составил план действий, перед тобой лежит большой список задач. Теперь нужно понять, какие из них нужно сделать первыми, а какие можно отодвинуть на второй план или делегировать. Для этого можешь использовать любой метод приоритизации задач. Например, ABC-принцип или матрицу Эйзенхауэра.
ABC-принцип
Каждую задачу оцени по тому, сколько времени, сил и финансов ты в неё вкладываешь. Распредели их по группам — A (важные дела), B (менее важные дела), C (неважные дела).
Получится как-то так:
Задачи в группе A — это 15% от всех твоих задач. Они дадут тебе 65% результата для достижения цели, поэтому их нужно выполнять в первую очередь.
Задачи в группе B — это 20% от всех задач. Их вклад в достижение цели — 20%. Тебе нужно решить, что делать с такими задачами — делегировать или нет, в зависимости от важности конечного результата и компетенций твоих коллег.
В группу C попадают оперативные задачи (их как правило 65% от общего количество). При таком большом проценте количества их значимость всего 15%, поэтому лучше сразу делегировать.
Важно!
Отслеживай и не допускай, чтобы задачи «перетекали» из группы в группу. Если такое происходит, можно сделать вывод, ты не успеваешь их выполнять или неверно расставляешь приоритеты. Это сигнал, чтобы пересмотреть текущую классификацию.
Матрица Эйзенхауэра
Здесь задачи нужно сортировать по срочности и важности.
-
важные и срочные дела — то, что нужно сделать как можно быстрее;
-
важные и не срочные дела — основной пул задач;
-
не важные, но срочные дела — задачи, которые отвлекают внимание и не приближают к цели;
-
не важные и не срочные дела — задачи из категории «пожиратели времени».
Принцип 4. Фокус — на главном, остальное — делегируй
Чем «дороже» твоё время, тем больше второстепенных задач ты должен исключить из своего расписания. Чтобы понять, что именно нужно делегировать, взвешивай каждую задачу с точки зрения временных и денежных затрат.
Например:
Тебе нужно составить таблицу со списком мероприятий, на которых могла бы выступить твоя команда. Лучше делегировать поиск кому-то из подчинённых, потому что с точки зрения результата, для тебя это не приоритетная задача.
Отсекай всё ненужное. Научись говорить «нет» делам и просьбам, которые мешают твоим планам, и которые можно отодвинуть на неопределённый срок.
Выдели часы, в которые ты максимально собран и сконцентрирован, чтобы решать сложные интеллектуальные задачи в это время. Менее важные и простые задачи распределяй в оставшейся части дня. Например, на письма можно отвечать уже вечером, в конце рабочего дня, когда сил меньше.
Принцип 5. Визуализируй
Визуализация любой информации всегда помогает упорядочить всё в голове. В частности, это касается планов и задач. Вариантов, как это сделать множество — от интеллект-карты до диаграммы Ганта. Найди и используй тот метод, который подойдёт именно тебе.
Например:
Мне нужно сделать ремонт в квартире. Диаграмма Ганта отлично подойдёт, чтобы наглядно представить проект для каждой комнаты, список необходимых материалов, даты, контакты подрядчиков и прочее.
Так сразу видно последовательность всех дел и можно отслеживать, на каком этапе тот или иной процесс.
Принцип 6. Анализируй, оптимизируй, отдыхай
Если к этому моменту ты решил «всё, займусь тайм-менеджментом», сразу настройся привить себе привычку оглядываться назад и анализировать свою эффективность. Отмечай для себя ситуации, когда-то что-то рушится или идёт не по плану: уходит слишком много времени, но не заметен результат; неправильно определил приоритеты и так далее.
Каждый раз думай, как можно избегать подобных ошибок в будущем, как можно пересмотреть приоритеты, какие задачи можно делегировать и прочее. Когда всё совсем выходит из-под контроля — не бойся брать небольшой перерыв. После него со свежей головой концентрируйся на своих действиях.
Придумывай свои правила, принципы и ритуалы для управления временем, учитывая особенности твоей личности (биоритмы, эмоциональное состояние и тому подобное) и рабочего процесса.
Помни, что отдых важен всем и всегда. В течение недели находи время для него, потому что уставший человек редко достигает выдающихся результатов.
Тайм-менеджмент позволит тебе освободить большой ресурс и меньше стрессовать, чтобы жить и работать было легко и в кайф. Удачи!
Лучшее в блогах
Вам понравится
IT Test
19.04.2024
Что происходит с ценами на ПО и как сэкономить с помощью импортозамещения
![]()
Как в последние годы увеличились цены на иностранный софт, почему иногда бывает выгоднее разработать собственное программное обеспечение и какие преимущества есть у импортозамещения? Рассказываем о ситуации на рынке и успешном кейсе IT Test.
ELMA
08.04.2024
Иностудио
02.04.2024
Нужен ли карьерный сайт производственным компаниям
![]()
Карьерный сайт позволяет компании формировать образ работодателя, отвечать на вопросы кандидатов и лучше понимать интересы аудитории. Производственные компании не исключение. Согласно запросам в Яндекс Вордстате, инженеры и рабочие ищут вакансии в сети.
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
How to 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании 
