• Просто о сложном

Онлайн-кассы для интернет-магазинов: зачем нужны в 2024 году, как выбрать и подключить ККТ

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это категория контрольно-кассовой техники (ККТ), которая автоматически записывает информацию о чеках и в режиме реального времени передает ее в налоговую инспекцию.

При проведении расчета через такой аппарат покупатель получает чек, а сведения о совершенной продаже сохраняются на внутреннем фискальном накопителе и параллельно отправляются по интернету в контролирующий орган. Предприниматель никак не может повлиять на передаваемую информацию, что защищает от занижения налогооблагаемой базы и неправильной уплаты налогов.

Онлайн-касса нужна практически всем ИП и компаниям, работающим с розничными покупателями. Послаблений и льгот для интернет-магазинов в этом вопросе нет. Работать без аппарата разрешено только в трех случаях:

• применение НПД (самозанятость);

• оплата производится не на сайте, а в другом месте (пункт выдачи, курьер другой компании);

• за прием денег отвечает платежный агрегатор, который самостоятельно выдает чеки покупателям.

Как это работает на практике

В общем виде принцип работы кассы интернет-магазина выглядит следующим образом:

• проведение оплаты;

• обработка сведений, при которой информация об операции сохраняется в зашифрованном виде;

• формирование и отправка чека покупателю на указанную электронную почту;

• проверка данных оператором фискальных данных (ОФД); отправка отчета в ФНС (налоговую инспекцию).

Представленный алгоритм является условным и может меняться в зависимости от вида онлайн-кассы.

Преимущества и недостатки онлайн-касс

Наличие ККТ у интернет магазина помогает бизнесу решить несколько задач:

• автоматизировать бизнес-процессы благодаря дополнительным приложениям и инструментам, увеличивающим функционал кассы;

• собрать различную статистику о совершенных операциях;

• отследить все совершенные операции в режиме реального времени, исключив риск возникновения вопросов и претензий со стороны налоговой.

Главным недостатком онлайн-касс для сайта интернет магазина является необходимость закупки оборудования и оплаты услуг ОФД. Вместе с тем, в долгосрочной перспективе это все равно выгоднее, чем использование простой кассовой техники, которая чаще ломается и требует более дорогого обслуживания.

Виды онлайн-касс

Существуют следующие виды онлайн-касс, различающихся ценой, возможностями и предназначением. Рассмотрим их особенности и определим, какую кассу выбрать для интернет-магазина.

Автономная

Простейшее решение, которое подойдет для курьеров и мелкой розницы. Это небольшое устройство внешне похоже на калькулятор с кнопками. За счет своего размера его удобно носить с собой и использовать на улице.

Фискальный регистратор

В отличие от других онлайн-касс, фискальный регистратор не может работать самостоятельно. У него нет экрана и встроенного программного обеспечения, поэтому обязательно требуется компьютер или планшет. Поскольку все остальные операции проводятся на стороннем устройстве, фискальный оператор в основном используется для печати чеков.

Смарт-терминалы

Универсальное решение, включающее в себя все необходимое для работы. На устройство предустановлено программное обеспечение, а внутри есть фискальный накопитель и принтер для печати чеков. Также смарт-терминалы можно интегрировать с системами учета продаж и сквозной аналитики.

POS-система

POS-система — это целый комплекс оборудования, в котором онлайн-касса, сканер штрихкодов и весы интегрированы между собой. Устройство обладает широким функционалом и позволяет автоматизировать работу магазина. Например, оно самостоятельно загружает в кассу товары и цены, добавляет акции, товары и скидки на продукцию.

Стоит такое устройство дорого, поэтому преимущественно используется крупным бизнесом с широким ассортиментов и большим потоком покупателей.

Облачная-касса

Облачная касса существенно отличается от других рассмотренных вариантов — само устройство это не обычный терминал с кнопками, экраном и возможностью печати чеков. Физически оборудование находится в серверной комнате и напрямую в процессе оплаты не участвует.

Онлайн-касса подходит исключительно интернет-магазинам, принимающим оплату на сайте. Для этого также нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к одному из платежных сервисов.

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина

Выбор онлайн-кассы для интернет-магазина зависит от того, в какой момент происходит оплата товара:

• На сайте при оформлении заказа — подойдет только онлайн-касса. Другие кассовые аппараты для приема платежей в интернете использовать не получится.

• При получении у курьера — касса нужна только в случае, если доставкой занимается не сторонняя организации, а собственные курьеры магазина. Небольшому бизнесу лучше всего подойдет автономная касса, которую курьер будет брать с собой. Крупным компания с большим штатом работников целесообразно рассмотреть вариант со стационарной кассой — курьеры будут подключаться к ней через мобильное приложение на телефоне.

• В офисе или пункте выдачи магазина — рекомендуется выбрать обычную стационарную кассу.

Таким образом, выбор ККТ для интернет-магазина зависит от схемы работы. При этом никто не запрещает использовать сразу две онлайн-кассы. Например, можно подключить облачную для предварительной оплаты в интернете и стационарную для тех, кто привык вносить оплату при получении.

Когда выгодно взять ККТ в аренду

Аренда ККТ может быть выгодна малому, а также сезонному бизнесу, не имеющему больших оборотов. Например, средняя стоимость аренды облачной кассы составляет 1500 руб. в месяц. В эту цену включены не только услуги, но и плата за обслуживание, замену фискального накопителя, обновление программного обеспечения и так далее.

Какое дополнительное оборудование и расходы нужно учесть при работе с ККТ

Для начала работы с ККТ недостаточно просто купить само устройство. Также нужно приобрести фискальный накопитель, заключить договор с ОФД и при необходимости подключить дополнительные инструменты. Разберемся со всем по порядку.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Фискальный накопитель (ФН) — это модуль, отвечающий за хранение, шифрование и передачу данных в ОФД. По закону ФН должен быть в каждой онлайн-кассе. Работать без него нельзя, поскольку это является нарушением.

Новые онлайн-кассы, как правило, уже продаются с фискальным накопителем. Однако, если модель дешевая или не самая актуальная, устройство придется докупать отдельно.

При выборе фискального накопителя необходимо проверить его срок службы, а также убедиться, что информации о нем содержится в специальном реестре. Заявленный срок использования ФН может составлять 13, 15 или 36 месяцев, но это не значит, что устройство будет работать все время. Фактическая продолжительность зависит от вида деятельности организации и используемой системы налогообложения.

Дополнительные инструменты

Подключение дополнительных инструментов опционально и не требуется для базовой работы кассового аппарата. Однако их использование может существенно расширить возможности оборудования. В зависимости от специфики бизнеса и особенностей осуществляемой деятельности, можно присмотреться к модулю эквайринга, сканеру штрих-кодов, торговым весам и так далее.

Договор с оператором фискальных данных

Оператор фискальных данных — это посредник между бизнесом и налоговой инспекцией. Как было отмечено ранее, сначала чеки попадают к ОФД, а затем он передает их в налоговую инспекцию.

По общему правилу без договора с оператором инспекция не зарегистрирует кассу. Выбирать ОФД следует из реестра ФНС России. Цена практически у всех одинаковая — в районе 3 тысяч рублей в год за одну кассу.

Как регистрировать кассу в ФНС для интернет-магазина

Подать заявление на регистрацию кассы можно на официальном сайте ФНС России. Для этого понадобится электронная подпись (КЭП) — ее также можно получить в налоговой. Если КЭП была оформлена ранее, получать новую нет необходимости.

В заявлении указываются все сведения о кассе, в частности, модель и номер самого устройства и фискального накопителя. После завершения процедуры выдается карточка регистрации ККТ.

Чем грозит неправильное применение контрольно-кассового аппарата

За соблюдением порядка применения кассовой техники ведется государственный контроль со стороны налоговых органов. При выявлении нарушений они вправе привлечь предпринимателя к административной ответственности. Санкция зависит от характера совершенного нарушения и обстоятельств конкретного случая, но, как правило, это штраф или вынесение предупреждения.

Распространенные нарушения и ответственность за них:

• работа без аппарата — штраф от 25% до 50% суммы расчета без использования ККТ (минимум 10 тыс. рублей) для ИП и от 75% до 100% (минимум 30 тысяч рублей) для юридических лиц;

• работа с аппаратом, который не соответствует установленным требованиям, равно как и использование ККТ с нарушением порядка регистрации или условий применения — предупреждение или штраф до 3 тысяч рублей для ИП и до 10 тысяч рублей для организаций;

• несвоевременное представление в налоговые органы документов, связанных с ККТ — предупреждение или штраф до 3 тысяч рублей для ИП и до 10 тысяч рублей для юридических лиц;

• невыдача клиенту кассового чека — предупреждение или штраф до 2 тысяч рублей для ИП и до 10 тысяч рублей для организаций.

В отдельных случаях при соблюдении определенных условий наказания можно избежать. Обычно для этого нужно добровольно сообщить в налоговый орган о допущенном нарушении или сформировать кассовый чек коррекции.

Коротко о главном

1. Онлайн-касса нужна практически всем индивидуальным предпринимателям и компаниям, работающим с покупателями, включая интернет-торговлю.

2. Выбирать онлайн-кассу нужно исходя из специфики бизнеса и используемой схемы приема платежей.

3. Любая касса подлежит обязательной регистрации в налоговой инспекции. Для этого нужно предварительно заключить договор с ОФД и при необходимости приобрести фискальный накопитель.

4. За несоблюдение правил использования кассового аппарата предусмотрена административная ответственность.

Ольга Варава

Руководитель контент-портала ADPASS

Проще простого
еще 193 публикации

Лучшее в блогах

27.11.2025

Новости НРФ’9: официальный журнал доступен в цифровом формате

21 час назад

Итоги конференции Group4Media «Этот год — следующий год. Искусство эффективности»

21 час назад

Кейс UM, Points Lab, АДВ+Эндемика и «Самолет»: как с математической точностью измерить эффективность маркетинга в недвижимости

21 час назад

«Сбер, где всё возможно»: банк создал музыкальный HR-манифест