Удаленка в ивентах: как делать 130 проектов в год по всей стране из Екатеринбурга?
Заказчик не готов работать с ивент-агентством не из своего региона. Знакомо? Казалось бы, в организации мероприятий удаленка невозможна. От ивентщика требуется не просто присутствовать на площадке, а быть максимально погруженным в проект. Мы научились делать корпоративные проекты по всей стране из Екатеринбурга. Делимся, как устроена кухня событий на аутсорсе. Рассказываем реальные истории и факапы.
1. Удаленка — не про диван, а про доверие и контроль
Когда агентство еще не вышло на федеральный рынок, мы уже стали обрастать партнерскими связями по всей стране, потому что знали — Брайт точно вырастет за рамки региона, ведь здоровые амбиции неплохо стимулировали еще начинающую команду.
С 2013 по 2019 год агентство наращивало собственные технологии дистанционной работы с подрядчиками в других регионах. Поэтому, когда все вынужденно и дружно ушли на удаленку, для нас мало что изменилось. Мы уже наработали базу партнеров и поняли, как выстроить управление и коммуникацию.
Как контролировать качество на расстоянии:
Жесткий дедлайн и ТЗ. У подрядчика есть сутки на ответ по сотрудничеству, еще более жесткие сроки, чтобы решить проблему, которая возникла прямо перед ивентом, и ZERO шанс провалить дедлайн
Чек-пойнты раз в 3 — 4 дня. Созвоны короткие, по делу, в стиле питча: статус задачи, сложности, предложения
Единая дорожка задач. Экселька на 300 строк выглядит пугающе, но в ней видно, кто тормозит поставку техники в Заполярье (да-да, было и такое). Почему все еще экселька? Это самый понятный и привычный инструмент для любого подрядчика — от ведущего до водителя. Ему не нужно обучать с нуля и терять время на адаптацию.
2. Локальные эксперты — проводники в культуру региона
Можно привезти столичные активности в Хабаровск и удивляться — почему гостям не заходит активность. А можно поработать с местным креатором, который много лет работает с культурным кодом местных жителей и их интересами. Мы выбираем второе.
Из практики. Для крупной нефтяной компании мы делали корпоратив в Нефтеюганске. Центральная идея — вдохновляющая энергия региона. Сначала предложили провести гала-вечер с шоу-программой. Но местный креатор на этапе брифинга сказал: «Вы понимаете, что для них костюм и банкет — не про отдых? Они работают вахтами по 30 дней. Им нужен воздух, живой драйв, и чтобы не было официантов в белом.»
3. 130 ивентов в год — это отлаженная система, а не лошадь-герой
У нас нет секретной таблички, где законсервированы все подрядчики раз и навсегда. База живет по принципу: «косякнул — вылетел».
Ротация — до 15 % в год. Берем новичков на несрочные и не масштабные задачи. Выполнил задачу без факапа — работаем дальше. Если подрядчик подвел — берем на карандаш или сразу блокируем.
Фидбэк после проекта. Форму обратной связи заполняем мы, клиент и сам подрядчик. В обратной связи важно отметить как общее впечатление от сотрудничества, так и частные моменты — что получилось, а что нужно доработать.
Случай из жизни. Подрядчик сорвал ночной демонтаж сцены: техники решили «отметить». В 06:00 объект стоял как памятник. Штраф по договору — и навсегда минус из базы.
4. Аутсорсинг ≠ экономия
Самая дорогая строка сметы — «дешевый подрядчик».
Потому что:
Поставил экран вверх тормашками — заплати за экстренную бригаду.
Опоздал со сценой — заплати за перенос генеральной репетиции.
Сломал реквизит — купи новый за три часа.
Мы сразу работаем с профи и честно проговариваем цену ошибки.
5. Главный миф: удаленно можно сделать что угодно
Стратегию, креатив, медиаплан — да, можно. Но шатер на 500 человек в Zoom не развернешь.
Стратеги — онлайн, монтажники — офлайн. Пока мы обсуждаем с клиентом тайминг в Екатеринбурге, бригада в Новосибирске меряет нивелиром грунт.
Руководитель площадки всегда на земле. Без оваций, но с каской и рацией. В Калининград, за Полярный круг или в соседний Нижний Тагил — проектная команда всегда на месте.
История. Вся концепция фестиваля уже готова: стратегия утверждена, визуал одобрен, партнеры согласованы — все онлайн. Но когда перед запуском выясняется, что сцена не влезает между деревьями, а подъезд для грузовика перекрыт местными дачниками — Zoom не помогает.
Тут нужен не куратор в чате, а руководитель на площадке — с чертежами, рулеткой и умением договориться. Потому что хороший интернет еще не означает готовность поля к 10 тоннам оборудования.
Вместо заключения
18 лет в ивентах научили нас простому: гибридные процессы работают, если ими кто-то управляет.
Удаленка — это дисциплина. Локальные подрядчики — это инсайт. База партнеров — это капитал. Профессионал стоит дорого, но любитель — дороже. И да, некоторые вещи делают только руками на месте.
Берите тезисы, адаптируйте под свои задачи и не бойтесь расширять карту проектов за пределы офиса — мы уже проверили, это возможно.
Хотите попробовать, как это работает?
Мы открыт к сотрудничеству. Пишите, покажем, что умеем, а вы расскажете, какой у вас запрос.
How to
Неделя рекламы 
Новости 
Кейсы 
Интервью и дискуссии 
Маркетинговые исследования 
Просто о сложном 
Энциклопедия обмана 
Проверено ADPASS 
Рекламные кампании